Surat permohonan dinas resmi adalah salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam dunia kerja. Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi antara atasan dan bawahan dalam sebuah perusahaan atau institusi pemerintah. Biasanya, surat ini digunakan untuk mengajukan permohonan izin, cuti, atau keperluan dinas lainnya yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
Pengertian Surat Permohonan Dinas Resmi
Surat permohonan dinas resmi adalah surat yang dibuat oleh seorang karyawan atau pegawai untuk mengajukan permohonan izin atau keperluan dinas lainnya kepada atasan atau pihak yang berwenang. Surat ini harus dibuat dengan format yang benar dan menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami agar surat dapat diproses dengan cepat dan tepat.
Fungsi Surat Permohonan Dinas Resmi
Surat permohonan dinas resmi memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Sebagai bukti permohonan izin atau keperluan dinas yang diajukan oleh seorang karyawan atau pegawai.
- Sebagai alat komunikasi antara atasan dan bawahan dalam sebuah perusahaan atau institusi pemerintah.
- Memudahkan proses pengajuan dan pengolahan permohonan izin atau keperluan dinas yang dibutuhkan.
Tujuan Surat Permohonan Dinas Resmi
Surat permohonan dinas resmi memiliki beberapa tujuan, antara lain:
- Untuk mengajukan permohonan izin atau keperluan dinas kepada atasan atau pihak yang berwenang.
- Untuk meminta persetujuan atau izin dari atasan atau pihak yang berwenang.
- Untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai keperluan dinas yang akan dilaksanakan.
Format Surat Permohonan Dinas Resmi
Format surat permohonan dinas resmi harus memenuhi standar yang telah ditetapkan, antara lain:
- Header: Surat permohonan dinas resmi harus memiliki header yang terdiri dari logo perusahaan atau institusi pemerintah, alamat lengkap, nomor telepon, dan email.
- Alamat: Surat permohonan dinas resmi harus mencantumkan alamat tujuan surat dengan jelas, termasuk jabatan dan instansi yang dituju.
- Tanggal: Surat permohonan dinas resmi harus mencantumkan tanggal dibuatnya surat.
- Perihal: Surat permohonan dinas resmi harus mencantumkan perihal surat.
- Isi surat: Isi surat harus jelas, singkat, dan mudah dipahami. Sebaiknya gunakan bahasa yang sopan dan formal.
- Tutup surat: Tutup surat harus mencantumkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat.
Contoh Surat Permohonan Dinas Resmi (1)
Berikut adalah contoh surat permohonan dinas resmi yang baik dan benar:
Header
Logo Perusahaan atau Institusi Pemerintah
Alamat Lengkap
Nomor Telepon
Alamat
Kepada Yth.
Nama Atasan atau Pihak yang Berwenang
Jabatan di Instansi Pemerintah atau Perusahaan
Alamat Lengkap
Surat Permohonan Dinas Resmi
Surat permohonan dinas resmi ini saya ajukan untuk memohon izin ke luar kota selama 2 hari pada tanggal 1-2 Januari 2022. Izin ini saya perlukan untuk menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota.
Sebelumnya, saya telah meminta persetujuan dari atasan langsung saya dan telah menyelesaikan semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya. Saya akan kembali bekerja pada tanggal 3 Januari 2022.
Saya akan mengurus segala hal yang dibutuhkan selama izin ke luar kota dan akan siap kembali bekerja dengan semangat dan energi yang baru setelah kembali dari izin.
Demikian surat permohonan dinas resmi ini saya ajukan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Tutup Surat
Hormat Saya,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Contoh Surat Permohonan Dinas Resmi (2)
Berikut adalah contoh surat permohonan dinas resmi yang baik dan benar:
Header
Logo Perusahaan atau Institusi Pemerintah
Alamat Lengkap
Nomor Telepon
Alamat
Kepada Yth.
Nama Atasan atau Pihak yang Berwenang
Jabatan di Instansi Pemerintah atau Perusahaan
Alamat Lengkap
Surat Permohonan Dinas Resmi
Surat permohonan dinas resmi ini saya ajukan untuk memohon izin untuk tidak masuk kerja pada tanggal 10-12 Desember 2021. Izin ini saya perlukan karena saya harus mengikuti pelatihan di luar kota yang sangat penting untuk pengembangan karir saya di perusahaan ini.
Saya telah mengajukan permohonan ini sejak 2 minggu yang lalu kepada atasan langsung saya dan telah menyelesaikan semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya sebelum izin ini dimulai. Saya akan kembali bekerja pada tanggal 13 Desember 2021.
Saya akan mengurus segala hal yang dibutuhkan selama izin dan akan berusaha untuk tetap terhubung dengan tim kerja melalui telepon dan email selama pelatihan berlangsung.
Demikian surat permohonan dinas resmi ini saya ajukan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Tutup Surat
Hormat Saya,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
FAQs
1. Apa itu surat permohonan dinas resmi?
Surat permohonan dinas resmi adalah surat yang dibuat oleh seorang karyawan atau pegawai untuk mengajukan permohonan izin atau keperluan dinas lainnya kepada atasan atau pihak yang berwenang.
2. Apa fungsi surat permohonan dinas resmi?
Surat permohonan dinas resmi memiliki beberapa fungsi penting, yaitu sebagai bukti permohonan izin atau keperluan dinas yang diajukan oleh seorang karyawan atau pegawai, sebagai alat komunikasi antara atasan dan bawahan dalam sebuah perusahaan atau institusi pemerintah, dan memudahkan proses pengajuan dan pengolahan permohonan izin atau keperluan dinas yang dibutuhkan.
3. Apa tujuan surat permohonan dinas resmi?
Tujuan surat permohonan dinas resmi adalah untuk mengajukan permohonan izin atau keperluan dinas kepada atasan atau pihak yang berwenang, meminta persetujuan atau izin dari atasan atau pihak yang berwenang, dan memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai keperluan dinas yang akan dilaksanakan.