Surat permohonan dispensasi pengajuan SPM sering kali diperlukan oleh para pegawai negeri sipil yang mengalami kesulitan dalam memenuhi jadwal pengajuan SPM. Bagi yang belum mengetahui, SPM atau Surat Pertanggungjawaban Mutlak adalah dokumen yang digunakan untuk melaporkan penggunaan anggaran kepada atasan atau pimpinan instansi. SPM harus diajukan tepat waktu agar tidak menimbulkan masalah dan kerugian bagi instansi. Namun, jika terjadi kendala yang mengakibatkan keterlambatan dalam pengajuan SPM, maka surat permohonan dispensasi perlu dibuat untuk meminta izin agar SPM dapat diajukan di kemudian hari.

Fungsi Surat Permohonan Dispensasi Pengajuan SPM

Surat permohonan dispensasi pengajuan SPM memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Meminta izin kepada atasan atau pimpinan instansi untuk mengajukan SPM di kemudian hari.
  • Menjelaskan alasan keterlambatan dalam pengajuan SPM.
  • Menjelaskan langkah-langkah yang telah dilakukan untuk mengatasi kendala yang menyebabkan keterlambatan.
  • Menunjukkan keseriusan dan tanggung jawab pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.

Tujuan Surat Permohonan Dispensasi Pengajuan SPM

Adapun tujuan dari surat permohonan dispensasi pengajuan SPM adalah:

  • Meminta izin kepada atasan atau pimpinan instansi agar SPM dapat diajukan di kemudian hari.
  • Menjelaskan alasan keterlambatan dalam pengajuan SPM sehingga atasan atau pimpinan instansi dapat memahami situasi yang terjadi.
  • Menjaga hubungan baik antara pegawai dan atasan atau pimpinan instansi.
  • Menunjukkan keseriusan dan tanggung jawab pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.

Format Surat Permohonan Dispensasi Pengajuan SPM

Format surat permohonan dispensasi pengajuan SPM terdiri dari:

  1. Header surat: mencantumkan nama, jabatan, dan alamat instansi.
  2. Isi surat:
    1. Paragraf pembuka: menyatakan maksud dan tujuan surat.
    2. Paragraf pertama: menjelaskan alasan keterlambatan dalam pengajuan SPM.
    3. Paragraf kedua: menjelaskan langkah-langkah yang telah dilakukan untuk mengatasi kendala yang menyebabkan keterlambatan.
    4. Paragraf ketiga: memohon izin kepada atasan atau pimpinan instansi agar SPM dapat diajukan di kemudian hari.
    5. Paragraf penutup: menyatakan terima kasih dan memberikan informasi kontak untuk dapat dihubungi jika ada pertanyaan.
  3. Tanda tangan: ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan.
  4. Lampiran: melampirkan bukti pendukung seperti surat keterangan dari dokter atau surat keterangan dari instansi yang berhubungan.

Contoh Surat Permohonan Dispensasi Pengajuan SPM

Berikut ini adalah contoh surat permohonan dispensasi pengajuan SPM:

Contoh 1:

Header surat

Kepada Yth.

Nama Pimpinan Instansi

Alamat Instansi

Isi surat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : (Nama Lengkap)

Jabatan : (Jabatan)

Unit Kerja : (Unit Kerja)

NIP : (NIP)

Dalam hal ini, saya bermaksud untuk memohon izin kepada Bapak/Ibu pimpinan instansi agar saya dapat mengajukan SPM di kemudian hari.

Saya mengalami kendala dalam pengajuan SPM karena terkena musibah banjir di rumah saya sehingga saya harus fokus untuk membersihkan rumah dan barang-barang yang terkena banjir. Saya telah berusaha untuk menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan saya di kantor, namun karena situasi yang tidak memungkinkan maka saya terpaksa mengajukan permohonan dispensasi ini.

Untuk mengatasi kendala tersebut, saya telah menghubungi rekan kerja untuk membantu menyelesaikan beberapa tugas yang belum terselesaikan. Selain itu, saya juga telah mengajukan permohonan cuti beberapa hari untuk dapat fokus membersihkan rumah saya. Namun, karena situasi yang belum memungkinkan, saya memohon izin kepada Bapak/Ibu pimpinan instansi agar SPM dapat saya ajukan di kemudian hari.

Demikianlah surat permohonan dispensasi ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Hormat saya,

(Nama Lengkap)

Jabatan

Tanda tangan

Contoh 2:

Header surat

Kepada Yth.

Nama Pimpinan Instansi

Alamat Instansi

Isi surat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : (Nama Lengkap)

Jabatan : (Jabatan)

Unit Kerja : (Unit Kerja)

NIP : (NIP)

Dalam hal ini, saya bermaksud untuk memohon izin kepada Bapak/Ibu pimpinan instansi agar saya dapat mengajukan SPM di kemudian hari.

Saya mengalami kendala dalam pengajuan SPM karena terkena sakit dan harus dirawat di rumah sakit selama beberapa hari. Saya telah berusaha untuk menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan saya di kantor sebelum sakit, namun karena kondisi kesehatan yang memburuk maka saya terpaksa mengajukan permohonan dispensasi ini.

Untuk mengatasi kendala tersebut, saya telah menghubungi rekan kerja untuk membantu menyelesaikan beberapa tugas yang belum terselesaikan. Selain itu, saya juga telah mengajukan permohonan cuti sakit untuk dapat pulih sepenuhnya. Namun, karena situasi yang belum memungkinkan, saya memohon izin kepada Bapak/Ibu pimpinan instansi agar SPM dapat saya ajukan di kemudian hari.

Demikianlah surat permohonan dispensasi ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Hormat saya,

(Nama Lengkap)

Jabatan

Tanda tangan

FAQs

1. Apa itu SPM?

SPM atau Surat Pertanggungjawaban Mutlak adalah dokumen yang digunakan untuk melaporkan penggunaan anggaran kepada atasan atau pimpinan instansi.

2. Kapan