Surat permohonan docking kapal merupakan surat resmi yang diajukan oleh pemilik kapal atau agen kapal kepada pihak pelabuhan untuk memohon izin untuk melakukan docking atau sandar kapal di pelabuhan. Surat ini berisi informasi tentang kapal, jadwal kedatangan, dan keperluan docking kapal.

Fungsi Surat Permohonan Docking Kapal

Surat permohonan docking kapal memiliki fungsi yang sangat penting dalam operasional kapal di pelabuhan. Beberapa fungsi dari surat ini antara lain:

  1. Sebagai bukti resmi permohonan izin docking kapal di pelabuhan
  2. Sebagai informasi bagi pihak pelabuhan tentang kapal yang akan melakukan docking
  3. Sebagai alat koordinasi antara pemilik kapal atau agen kapal dengan pihak pelabuhan

Tujuan Surat Permohonan Docking Kapal

Tujuan utama dari surat permohonan docking kapal adalah untuk memohon izin docking kapal di pelabuhan. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain seperti:

  1. Memastikan keselamatan kapal dan awak kapal selama melakukan docking di pelabuhan
  2. Memudahkan proses koordinasi antara pemilik kapal atau agen kapal dengan pihak pelabuhan
  3. Memastikan tersedianya fasilitas yang diperlukan untuk kapal selama melakukan docking di pelabuhan

Format Surat Permohonan Docking Kapal

Format surat permohonan docking kapal harus memenuhi standar formal dalam penulisan surat resmi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat ini antara lain:

  1. Gunakan kop surat resmi yang mencantumkan nama perusahaan atau agen kapal
  2. Tuliskan tanggal penulisan surat
  3. Sertakan nama dan jabatan penerima surat
  4. Tulis salam pembuka dengan sopan dan jelas
  5. Sertakan informasi tentang kapal seperti nama kapal, jenis kapal, ukuran kapal, dan jumlah awak kapal
  6. Sebutkan alasan dan keperluan docking kapal di pelabuhan
  7. Tuliskan jadwal kedatangan kapal dan estimasi waktu docking
  8. Sertakan permintaan fasilitas yang diperlukan selama kapal melakukan docking di pelabuhan
  9. Tulis salam penutup dengan sopan dan jelas
  10. Tandatangani surat dan cantumkan nama dan jabatan penandatangan

Contoh Surat Permohonan Docking Kapal

Berikut adalah contoh surat permohonan docking kapal:

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan Pelabuhan

di Tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. Kapal Maju Jaya selaku pemilik kapal KM. Maju Jaya ingin memohon izin untuk melakukan docking kapal di Pelabuhan Tanjung Priok. Kapal kami akan tiba di pelabuhan pada tanggal 20 Januari 2022 dan membutuhkan waktu sekitar 3 hari untuk melakukan perbaikan mesin dan perawatan lainnya.

Kami memohon agar Bapak/Ibu Pimpinan Pelabuhan dapat memberikan izin docking kapal kami di Pelabuhan Tanjung Priok serta fasilitas yang diperlukan selama kapal melakukan docking. Adapun fasilitas yang kami butuhkan antara lain:

  • Pelampung
  • Tugboat
  • Alat angkut barang berat

Kami berharap agar permohonan ini dapat segera diproses dan kami siap memenuhi semua persyaratan yang diperlukan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu Pimpinan Pelabuhan dan kami tunggu kabar selanjutnya.

Hormat kami,

PT. Kapal Maju Jaya

Agus Susanto

Direktur Utama

FAQs

1. Apa yang dimaksud dengan surat permohonan docking kapal?

Surat permohonan docking kapal merupakan surat resmi yang diajukan oleh pemilik kapal atau agen kapal kepada pihak pelabuhan untuk memohon izin untuk melakukan docking atau sandar kapal di pelabuhan.

2. Apa fungsi dari surat permohonan docking kapal?

Surat permohonan docking kapal memiliki fungsi yang sangat penting dalam operasional kapal di pelabuhan. Beberapa fungsi dari surat ini antara lain sebagai bukti resmi permohonan izin docking kapal di pelabuhan, sebagai informasi bagi pihak pelabuhan tentang kapal yang akan melakukan docking, dan sebagai alat koordinasi antara pemilik kapal atau agen kapal dengan pihak pelabuhan.

3. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan docking kapal?

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan docking kapal antara lain memenuhi standar formal dalam penulisan surat resmi, sertakan informasi tentang kapal seperti nama kapal, jenis kapal, ukuran kapal, dan jumlah awak kapal, sebutkan alasan dan keperluan docking kapal di pelabuhan, tuliskan jadwal kedatangan kapal dan estimasi waktu docking, serta sertakan permintaan fasilitas yang diperlukan selama kapal melakukan docking di pelabuhan.

Kesimpulan

Surat permohonan docking kapal sangat penting dalam operasional kapal di pelabuhan. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi permohonan izin docking kapal di pelabuhan, informasi bagi pihak pelabuhan tentang kapal yang akan melakukan docking, dan alat koordinasi antara pemilik kapal atau agen kapal dengan pihak pelabuhan. Dalam penulisan surat ini, perlu diperhatikan format yang benar agar surat dapat diproses dengan cepat dan mudah.