Surat permohonan dukungan material adalah salah satu dokumen penting yang harus disiapkan oleh setiap organisasi atau lembaga yang ingin mengadakan acara atau kegiatan tertentu. Meskipun terlihat sederhana, surat ini memiliki peran yang sangat penting dalam menjamin kelancaran acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

Pengertian Surat Permohonan Dukungan Material

Surat permohonan dukungan material adalah surat yang dibuat oleh pihak penyelenggara acara atau kegiatan untuk meminta bantuan berupa dukungan materi atau barang dari pihak lain. Dukungan material yang dimaksud bisa berupa apa saja, seperti peralatan, bahan makanan, atau bahkan dana.

Dalam surat permohonan dukungan material, pihak penyelenggara acara atau kegiatan harus menjelaskan secara detail jenis dukungan material yang dibutuhkan serta alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan. Selain itu, surat ini juga harus mencantumkan informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, seperti tanggal, tempat, dan tema acara.

Fungsi Surat Permohonan Dukungan Material

Surat permohonan dukungan material memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Memudahkan pihak penyelenggara acara atau kegiatan dalam meminta dukungan material dari pihak lain secara resmi.
  2. Menjelaskan secara detail jenis dukungan material yang dibutuhkan serta alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan.
  3. Menjelaskan informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, seperti tanggal, tempat, dan tema acara.
  4. Memberikan kesan profesional dan serius kepada pihak yang diminta dukungan material.

Tujuan Surat Permohonan Dukungan Material

Surat permohonan dukungan material memiliki tujuan yang jelas, yaitu:

  1. Memudahkan pihak penyelenggara acara atau kegiatan dalam meminta dukungan material dari pihak lain secara resmi dan terstruktur.
  2. Menjelaskan secara detail jenis dukungan material yang dibutuhkan serta alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan agar pihak yang diminta dukungan memahami kebutuhan yang sebenarnya.
  3. Memberikan informasi yang jelas mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, sehingga pihak yang diminta dukungan dapat mengetahui tujuan dan manfaat dari acara atau kegiatan tersebut.
  4. Menjalin hubungan kerja sama yang baik antara pihak penyelenggara acara atau kegiatan dengan pihak yang diminta dukungan.

Format Surat Permohonan Dukungan Material

Berikut adalah format umum surat permohonan dukungan material:

  • Header: diisi dengan nama dan alamat lengkap pihak penyelenggara acara atau kegiatan
  • Tanggal: diisi dengan tanggal pembuatan surat
  • Perihal: diisi dengan perihal surat, yaitu permohonan dukungan material
  • Kepada: diisi dengan nama dan alamat lengkap pihak yang diminta dukungan material
  • Isi surat: diisi dengan penjelasan mengenai jenis dukungan material yang dibutuhkan, alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan, serta informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan
  • Pengakhiran: diisi dengan ucapan terima kasih dan salam penutup
  • Tanda tangan: diisi dengan tanda tangan pihak penyelenggara acara atau kegiatan

Contoh Surat Permohonan Dukungan Material

Berikut adalah contoh surat permohonan dukungan material:

Contoh 1

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara yang terhormat

Di tempat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka menyelenggarakan acara penting di sekolah kami, kami memohon dukungan dari Bapak/Ibu/Saudara berupa dukungan material berupa sound system dan meja kursi untuk kepentingan acara tersebut. Acara ini akan dilaksanakan pada:

  • Hari/tanggal: Sabtu, 15 Agustus 2021
  • Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
  • Tempat: Aula Sekolah XYZ
  • Tema acara: Merajut Kebersamaan di Masa Pandemi

Kami sangat mengharapkan dukungan dari Bapak/Ibu/Saudara, sehingga acara yang kami selenggarakan dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu/Saudara.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hormat kami,

Panitia Acara

Contoh 2

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Saudara yang terhormat

Di tempat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka mengadakan kegiatan sosial di desa kami, kami memohon dukungan dari Bapak/Ibu/Saudara berupa dukungan material berupa bahan makanan dan perlengkapan sekolah untuk anak-anak desa. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:

  • Hari/tanggal: Sabtu, 21 Agustus 2021
  • Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
  • Tempat: Lapangan Desa XYZ
  • Tema kegiatan: Peduli Sesama di Masa Pandemi

Kami sangat mengharapkan dukungan dari Bapak/Ibu/Saudara, sehingga kegiatan yang kami selenggarakan dapat memberikan manfaat yang besar bagi masyarakat desa kami. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu/Saudara.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hormat kami,

Panitia Kegiatan

FAQs

  1. Apa saja informasi yang harus dicantumkan dalam surat permohonan dukungan material?

    Informasi yang harus dicantumkan dalam surat permohonan dukungan material antara lain jenis dukungan material yang dibutuhkan, alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan, serta informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

  2. Bagaimana cara membuat surat permohonan dukungan material yang baik dan benar?

    Untuk membuat surat permohonan dukungan material yang baik dan benar, pastikan format surat sesuai dengan standar, jelaskan secara detail jenis dukungan material yang dibutuhkan serta alasan mengapa dukungan tersebut dibutuhkan, dan cantumkan informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

  3. Apakah surat permohonan dukungan material harus dicetak atau bisa dikirim mel