Bagi mahasiswa yang ingin mengadakan kegiatan di kampus, seperti seminar, workshop, atau acara lainnya, tentunya harus mengajukan surat permohonan izin kegiatan kampus terlebih dahulu. Meskipun terkesan formal, namun sebenarnya surat izin kegiatan kampus ini cukup mudah untuk dibuat. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQs mengenai surat permohonan izin kegiatan kampus.
Pengertian Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Surat permohonan izin kegiatan kampus adalah surat resmi yang diajukan oleh mahasiswa atau kelompok mahasiswa kepada pihak kampus untuk mengadakan kegiatan di dalam lingkungan kampus. Kegiatan yang dimaksud bisa berupa kegiatan akademik maupun non-akademik, seperti seminar, workshop, pameran, dan lain sebagainya.
Fungsi dan Tujuan Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Surat permohonan izin kegiatan kampus mempunyai beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi bahwa mahasiswa atau kelompok mahasiswa telah mengajukan permohonan untuk mengadakan kegiatan di dalam lingkungan kampus
- Sebagai surat persetujuan dari pihak kampus untuk mengadakan kegiatan tersebut
- Sebagai acuan dalam menentukan tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan
- Sebagai acuan dalam menentukan jumlah peserta dan biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan kegiatan tersebut
- Sebagai acuan dalam menentukan bentuk dan jenis kegiatan yang akan diadakan
Format Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Format surat permohonan izin kegiatan kampus harus memenuhi beberapa unsur yang harus ada dalam surat resmi, di antaranya:
- Header surat, terdiri dari nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan nomor fax
- Tanggal pembuatan surat
- Alamat pihak yang dituju
- Perihal surat, yaitu “Permohonan Izin Kegiatan Kampus”
- Isi surat, meliputi:
- Paragraf pembuka, yaitu pengenalan diri dan tujuan dari surat
- Paragraf kedua, yaitu deskripsi singkat mengenai kegiatan yang akan diadakan
- Paragraf ketiga, yaitu tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan
- Paragraf keempat, yaitu jumlah peserta dan biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan kegiatan tersebut
- Paragraf penutup, yaitu ucapan terima kasih dan harapan agar surat ini dapat dipertimbangkan dengan baik oleh pihak kampus
- Tanda tangan dan nama pengirim surat
Contoh Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Berikut ini adalah contoh surat permohonan izin kegiatan kampus:
Contoh 1
Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Rektor Universitas XYZ
di tempat
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: John Doe
NIM: 123456789
Program Studi: Informatika
Memohon izin kepada Bapak/Ibu Rektor untuk mengadakan kegiatan seminar bertema “Pemanfaatan Teknologi Informasi di Era Digital” pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 15 Januari 2022
Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Seminar A, Gedung Fakultas Teknik Universitas XYZ
Jumlah peserta: 50 orang
Biaya: Rp 5.000.000,-
Dalam kegiatan seminar ini, kami akan menghadirkan tiga narasumber dari luar kampus yang berkompeten dalam bidang teknologi informasi. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan wawasan baru dan pengetahuan yang bermanfaat bagi peserta.
Demikian surat permohonan izin kegiatan kampus ini kami buat dengan sebenarnya dan mohon agar dapat dipertimbangkan dengan baik oleh Bapak/Ibu Rektor.
Hormat kami,
John Doe
NIM 123456789
Contoh 2
Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Dekan Fakultas Ekonomi Universitas ABC
di tempat
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Jane Smith
NIM: 987654321
Program Studi: Manajemen
Memohon izin kepada Bapak/Ibu Dekan untuk mengadakan kegiatan pameran bisnis yang bertujuan untuk memperkenalkan produk-produk kreatif mahasiswa di Fakultas Ekonomi pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 20 Februari 2022
Waktu: 10.00 - 16.00 WIB
Tempat: Lapangan Fakultas Ekonomi Universitas ABC
Jumlah peserta: 30 stand
Biaya: Rp 3.000.000,-
Dalam kegiatan pameran bisnis ini, kami akan mengundang beberapa perusahaan yang bergerak di bidang yang sama dengan produk-produk yang akan dipamerkan. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk memperkenalkan produknya dan memperluas jaringan bisnisnya.
Demikian surat permohonan izin kegiatan kampus ini kami buat dengan sebenarnya dan mohon agar dapat dipertimbangkan dengan baik oleh Bapak/Ibu Dekan.
Hormat kami,
Jane Smith
NIM 987654321
FAQs Mengenai Surat Permohonan Izin Kegiatan Kampus
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat permohonan izin kegiatan kampus:
1. Apa saja kegiatan yang memerlukan izin dari pihak kampus?
Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan di dalam lingkungan kampus, baik itu kegiatan akademik maupun non-akademik, harus mengajukan izin terlebih dahulu kepada pihak kampus.
2. Bagaimana cara mengajukan izin kegiatan kampus?
Cara mengajukan izin kegiatan kampus adalah dengan membuat surat permohonan izin kegiatan kampus yang ditujukan kepada pihak kampus.
3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengajukan izin kegiatan kampus?
Waktu yang dibutuhkan untuk mengajukan izin kegiatan kampus tergantung dari kebijakan masing-masing kampus. Namun, sebaiknya permohonan diajukan jauh-jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan.
4. Apa yang harus dilakukan jika izin kegiatan kampus ditolak?
Jika izin kegiatan kampus ditolak, mahasiswa atau kelompok mahasiswa dapat mengajukan