Surat permohonan kenderaan adalah dokumen yang diperlukan oleh banyak orang untuk meminta izin menggunakan kendaraan. Surat ini diperlukan untuk berbagai keperluan, seperti perjalanan dinas, liburan, atau keperluan pribadi lainnya. Surat permohonan kenderaan tidak hanya dibutuhkan oleh perorangan, tetapi juga oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui apa itu surat permohonan kenderaan, fungsi, tujuan, format, dan contohnya.
Pengertian Surat Permohonan Kenderaan
Surat permohonan kenderaan adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta izin menggunakan kendaraan. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berwenang, seperti atasan atau kepala sekolah. Surat permohonan kenderaan berisi informasi tentang kendaraan yang akan digunakan, tujuan penggunaan kendaraan, dan masa penggunaan kendaraan.
Fungsi Surat Permohonan Kenderaan
Surat permohonan kenderaan memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Meminta izin menggunakan kendaraan
- Menjelaskan tujuan penggunaan kendaraan
- Memberikan informasi tentang kendaraan yang akan digunakan
- Menjamin keselamatan penggunaan kendaraan
- Menghindari terjadinya kesalahpahaman antara pihak yang meminjam dan peminjam kendaraan
Tujuan Surat Permohonan Kenderaan
Tujuan utama dari surat permohonan kenderaan adalah untuk meminta izin menggunakan kendaraan. Namun, selain itu, surat permohonan kenderaan juga memiliki tujuan lain, yaitu:
- Menjelaskan tujuan penggunaan kendaraan
- Menginformasikan pihak yang berwenang tentang jenis kendaraan yang akan digunakan
- Menjamin keselamatan penggunaan kendaraan
- Menghindari terjadinya kesalahpahaman antara pihak yang meminjam dan peminjam kendaraan
Format Surat Permohonan Kenderaan
Format surat permohonan kenderaan harus memenuhi standar formal surat yang baik dan benar. Berikut adalah format yang harus dipenuhi dalam surat permohonan kenderaan:
- Header surat, berisi nama dan alamat pengirim, tanggal pembuatan surat, dan nama dan jabatan penerima surat.
- Pembuka surat, berisi salam pembuka, seperti ‘Kepada Yth.’ atau ‘Saudara’.
- Isi surat, berisi permintaan izin menggunakan kendaraan, tujuan penggunaan kendaraan, masa penggunaan kendaraan, jenis kendaraan yang akan digunakan, dan alasan penggunaan kendaraan.
- Penutup surat, berisi salam penutup, seperti ‘Hormat saya’ atau ‘Terima kasih’.
- Tanda tangan pengirim surat, ditandatangani oleh pengirim surat di bawah salam penutup.
- Lampiran, berisi dokumen pendukung, seperti surat izin dari atasan atau surat ijin mengemudi.
Contoh Surat Permohonan Kenderaan
Berikut adalah contoh surat permohonan kenderaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Permohonan Kenderaan 1
Kepada Yth.,
Saudara/Ibu Kepala Sekolah,
Dalam rangka menghadiri acara seminar pendidikan yang akan diadakan di kota Bandung pada tanggal 10 Januari 2022, saya memohon izin untuk menggunakan kendaraan dinas sekolah yang telah disediakan.
Kendaraan tersebut akan digunakan selama 2 hari, yaitu tanggal 9-11 Januari 2022. Saya akan berangkat pada tanggal 9 Januari 2022 pukul 07.00 pagi dan kembali pada tanggal 11 Januari 2022 pukul 17.00 sore.
Saya menjamin akan menjaga kendaraan dan tidak akan merusak atau menimbulkan kerusakan selama penggunaan kendaraan. Saya juga menyerahkan semua dokumen yang diperlukan untuk meminjam kendaraan ini.
Demikian surat permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat]
Contoh Surat Permohonan Kenderaan 2
Kepada Yth.,
Saudara/Ibu Direktur,
Dalam rangka kunjungan kerja ke kantor cabang di kota Surabaya pada tanggal 15-19 Februari 2022, kami memohon izin untuk menggunakan kendaraan perusahaan yang telah disediakan.
Kami akan menggunakan kendaraan tersebut selama 5 hari, yaitu tanggal 15-19 Februari 2022. Kami akan berangkat pada tanggal 15 Februari 2022 pukul 07.00 pagi dan kembali pada tanggal 19 Februari 2022 pukul 17.00 sore.
Kami menjamin akan menjaga kendaraan dan tidak akan merusak atau menimbulkan kerusakan selama penggunaan kendaraan. Kami juga menyerahkan semua dokumen yang diperlukan untuk meminjam kendaraan ini.
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat]
FAQs tentang Surat Permohonan Kenderaan
1. Siapa yang harus membuat surat permohonan kenderaan?
Surat permohonan kenderaan harus dibuat oleh orang yang membutuhkan izin untuk menggunakan kendaraan, baik itu perorangan atau perusahaan.
2. Apa saja yang harus dijelaskan dalam surat permohonan kenderaan?
Dalam surat permohonan kenderaan, harus dijelaskan tujuan penggunaan kendaraan, masa penggunaan kendaraan, jenis kendaraan yang akan digunakan, dan alasan penggunaan kendaraan.
3. Apakah surat permohonan kenderaan harus disertai dokumen pendukung?
Ya, surat permohonan kenderaan harus disertai dokumen pendukung, seperti surat izin dari atasan atau surat ijin mengemudi.
4. Apakah surat permohonan kenderaan harus dibuat dengan format formal surat?
Ya, surat permohonan kenderaan harus dibuat dengan format formal surat yang baik dan benar.
5. Apakah surat permohonan kenderaan harus ditandatangani?
Ya, surat permohonan kenderaan harus ditandatangani oleh pengirim surat di bawah salam penutup.
6. Apakah surat permohonan kenderaan hanya dibutuhkan untuk keperluan dinas?
Tidak, surat permohonan kenderaan tidak hanya dibutuhkan untuk keperluan dinas, tetapi juga untuk keperluan pribadi atau liburan.
7. Apa saja fungsi dari surat permohonan kenderaan?
Surat permohonan kenderaan memiliki beberapa fungsi, yaitu meminta izin menggunakan kendaraan, menjelaskan tujuan penggunaan kendaraan, memberikan informasi tentang kendaraan yang akan digunakan, menjamin keselamatan penggunaan kendaraan, dan menghindari terjadinya kesalahpahaman