Surat permohonan kerjasama event adalah salah satu bentuk surat resmi yang dibuat untuk meminta kerjasama dari pihak lain dalam pelaksanaan suatu event. Surat ini memiliki fungsi penting untuk membangun kemitraan yang baik antara event organizer dengan pihak sponsor atau mitra lainnya.

Pengertian Surat Permohonan Kerjasama Event

Surat permohonan kerjasama event adalah sebuah surat resmi yang ditulis oleh event organizer untuk meminta kerjasama dari pihak sponsor, vendor, atau mitra lainnya dalam pelaksanaan suatu event. Surat ini berisi penjelasan mengenai event yang akan diadakan, tujuan dari event tersebut, serta manfaat yang akan didapatkan oleh pihak yang diajak kerjasama.

Fungsi Surat Permohonan Kerjasama Event

Surat permohonan kerjasama event memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya adalah:

  1. Memperkenalkan event yang akan diadakan.
  2. Menjelaskan tujuan dari event tersebut.
  3. Memperkenalkan event organizer kepada pihak yang diajak kerjasama.
  4. Menawarkan manfaat yang akan didapatkan oleh pihak yang diajak kerjasama.
  5. Meminta dukungan dan kerjasama dari pihak sponsor atau mitra lainnya dalam pelaksanaan event.

Tujuan Surat Permohonan Kerjasama Event

Tujuan utama dari surat permohonan kerjasama event adalah untuk mendapatkan kerjasama dari pihak sponsor atau mitra lainnya dalam pelaksanaan event. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk membangun hubungan yang baik antara event organizer dengan pihak sponsor atau mitra lainnya.

Format Surat Permohonan Kerjasama Event

Surat permohonan kerjasama event memiliki format yang sama seperti surat resmi pada umumnya. Adapun format yang harus disertakan dalam surat ini antara lain:

  1. Header surat, berisi identitas event organizer seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal pembuatan surat.
  3. Alamat tujuan surat, yaitu alamat pihak yang diajak kerjasama.
  4. Salutation, yaitu pembukaan surat yang berisi ucapan salam dan nama pihak yang dituju.
  5. Introduksi, yaitu penjelasan singkat mengenai event yang akan diadakan.
  6. Tujuan surat, yaitu penjelasan mengenai tujuan dari event tersebut.
  7. Penawaran kerjasama, yaitu penjelasan mengenai manfaat yang akan didapatkan oleh pihak yang diajak kerjasama.
  8. Penutup, yaitu ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan dukungan dan kerjasama dari pihak yang dituju.
  9. Tanda tangan dan nama event organizer.

Contoh Surat Permohonan Kerjasama Event

Berikut adalah contoh surat permohonan kerjasama event yang dapat menjadi acuan untuk membuat surat serupa:

Contoh 1

Perusahaan XYZ

Jl. Raya Jombang No. 10

Tangerang, 15478

Telp. (021) 123456

www.perusahaanxyz.com

Tangerang, 12 Juli 2022

PT. ABC

Jl. Gatot Subroto No. 25

Jakarta Selatan, 12950

Dear Bapak/Ibu,

Kami dari Perusahaan XYZ akan segera mengadakan event besar-besaran yang bertajuk “Indonesia International Festival”. Event ini akan diadakan pada tanggal 5-8 Agustus 2022 di Jakarta Convention Center.

Kami mengundang PT. ABC untuk bergabung menjadi salah satu sponsor dalam event ini. Dalam hal ini, kami akan menawarkan beberapa manfaat yang akan didapatkan oleh PT. ABC sebagai sponsor, antara lain:

  • Logo PT. ABC akan ditampilkan di berbagai media promosi event, seperti spanduk, poster, dan brosur.
  • PT. ABC akan mendapatkan kesempatan untuk memasang booth di area event.
  • PT. ABC akan mendapatkan tiket VIP untuk menghadiri acara opening ceremony dan closing ceremony.

Kami berharap mendapatkan dukungan dan kerjasama dari PT. ABC dalam pelaksanaan event ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Perusahaan XYZ

Contoh 2

PT. LMN

Jl. Asia Afrika No. 8

Bandung, 40112

Telp. (022) 987654

www.ptlmn.com

Bandung, 12 Juli 2022

CV. DEF

Jl. Ahmad Yani No. 15

Surabaya, 60231

Halo teman-teman di CV. DEF!

Kami dari PT. LMN akan segera mengadakan event khusus untuk para pelajar SMA dan mahasiswa yang bertajuk “Youth Empowerment Seminar”. Event ini akan diadakan pada tanggal 20-22 Agustus 2022 di Bandung.

Kami ingin mengundang CV. DEF untuk bergabung menjadi vendor dalam event ini. Dalam hal ini, kami akan menawarkan beberapa manfaat yang akan didapatkan oleh CV. DEF sebagai vendor, antara lain:

  • CV. DEF akan mendapatkan kesempatan untuk memasang booth di area event.
  • CV. DEF akan mendapatkan akses untuk mempromosikan produk dan jasa kepada target pasar yang tepat.
  • CV. DEF akan mendapatkan kesempatan untuk berinteraksi langsung dengan para pelajar SMA dan mahasiswa yang hadir dalam event.

Kami berharap dapat bekerja sama dengan CV. DEF dalam pelaksanaan event ini. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai kerjasama ini.

Terima kasih dan salam hangat!

PT. LMN

FAQs

  1. Apa yang harus disertakan dalam surat permohonan kerjasama event?

    Surat permohonan kerjasama event harus memuat identitas event organizer, tanggal pembuatan surat, alamat tujuan surat, salutation, introduksi, tujuan surat, penawaran kerjasama, penutup, dan tanda tangan.

  2. Siapa yang dapat dituju dalam surat permohonan kerjasama event?

    Surat permohonan kerjasama event dapat dituju kepada pihak sponsor, vendor, atau mitra lainnya yang dianggap dapat memberikan dukungan atau kerjasama dalam pelaksanaan event.

  3. Apa tujuan dari surat permohonan kerjasama event?

    Tujuan utama dari surat permohonan kerjasama event adalah untuk mendapatkan kerjasama dari pihak sponsor atau mitra lainnya dalam pelaksanaan event, serta membangun hubungan yang baik antara event organizer dengan pihak sponsor atau mitra lainnya.

Kesimpulan

Surat permohonan kerjasama event adalah sebuah surat resmi yang dibuat untuk meminta dukungan dan kerjasama dari pihak sponsor atau mitra lainnya dalam pelaksanaan suatu event. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting untuk membangun hubungan kemitraan yang baik antara event organizer dengan pihak sponsor atau mitra lainnya. Dalam membuat surat ini, pastikan untuk mengikuti format yang sudah ditentukan dan menawarkan