Surat permohonan kunjungan kerja adalah surat resmi yang dibuat oleh perusahaan atau lembaga untuk mengajukan permohonan kunjungan ke suatu instansi atau perusahaan lainnya. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab dalam menerima atau menolak permohonan kunjungan kerja tersebut.

Fungsi Surat Permohonan Kunjungan Kerja

Surat permohonan kunjungan kerja memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

  • Sebagai sarana komunikasi resmi antara perusahaan atau lembaga yang mengajukan permohonan dengan pihak yang dituju.
  • Sebagai bukti tertulis bahwa perusahaan atau lembaga telah mengajukan permohonan kunjungan kerja ke pihak yang dituju.
  • Sebagai alat untuk memperkenalkan perusahaan atau lembaga yang mengajukan permohonan kepada pihak yang dituju.
  • Sebagai alat untuk menjalin hubungan dan kerjasama antara perusahaan atau lembaga dengan pihak yang dituju.

Tujuan Surat Permohonan Kunjungan Kerja

Tujuan dari surat permohonan kunjungan kerja adalah untuk meminta izin kepada pihak yang dituju agar perusahaan atau lembaga dapat melakukan kunjungan kerja ke instansi atau perusahaan tersebut. Selain itu, tujuan dari surat ini juga dapat beragam, antara lain:

  • Untuk melakukan studi banding terhadap sistem dan proses kerja di instansi atau perusahaan tersebut.
  • Untuk melakukan presentasi produk atau jasa dari perusahaan atau lembaga yang mengajukan permohonan.
  • Untuk menjalin relasi dan membuat kerjasama dengan instansi atau perusahaan tersebut.
  • Untuk melakukan observasi terhadap situasi dan kondisi di lapangan.
  • Untuk melakukan riset pasar atau riset lainnya di wilayah yang dituju.

Format Surat Permohonan Kunjungan Kerja

Format surat permohonan kunjungan kerja harus memenuhi standar format surat resmi yang telah ditentukan. Berikut adalah format umum yang harus ada dalam surat permohonan kunjungan kerja:

  • Heading
    Pada bagian ini, tuliskan nama perusahaan atau lembaga yang mengajukan permohonan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email.
  • Tanggal
    Tuliskan tanggal dibuatnya surat.
  • Kepada Yth.
    Tuliskan nama dan jabatan pihak yang dituju.
  • Perihal
    Tuliskan perihal surat permohonan kunjungan kerja.
  • Isi Surat
    Pada bagian ini, tuliskan secara rinci maksud dan tujuan kunjungan kerja yang akan dilakukan, serta waktu dan tempat kunjungan kerja tersebut dilaksanakan.
  • Pengakhiran Surat
    Pada bagian ini, tuliskan salam penutup, tanda tangan, dan nama perusahaan atau lembaga yang mengajukan permohonan, serta jabatan penulis surat.

Contoh Surat Permohonan Kunjungan Kerja

Berikut adalah contoh surat permohonan kunjungan kerja yang dapat Anda jadikan referensi:

Contoh 1

PT. XYZ
Jl. Ahmad Yani No. 10, Surabaya
Telp. (031) 123456, Fax. (031) 654321
Email: [email protected]

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Direktur Utama PT. ABC
Jl. Sudirman No. 20, Jakarta

Perihal: Permohonan Kunjungan Kerja

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ mengajukan permohonan kunjungan kerja ke PT. ABC pada hari Senin, 10 Januari 2022. Kunjungan kerja ini bertujuan untuk melakukan studi banding terhadap sistem dan proses kerja di PT. ABC, serta untuk menjalin hubungan dan kerjasama antara kedua perusahaan.

Adapun jadwal dan rangkaian kegiatan yang akan dilakukan pada saat kunjungan kerja adalah sebagai berikut:

  • Hari/Tanggal: Senin, 10 Januari 2022
  • Pukul: 08.00 - 10.00 WIB
    Kegiatan: Presentasi produk dan jasa PT. XYZ
  • Pukul: 10.00 - 12.00 WIB
    Kegiatan: Studi banding terhadap sistem dan proses kerja di PT. ABC
  • Pukul: 12.00 - 13.00 WIB
    Kegiatan: Makan siang
  • Pukul: 13.00 - 15.00 WIB
    Kegiatan: Diskusi dan penandatanganan kerjasama antara PT. XYZ dan PT. ABC

Demikian permohonan kunjungan kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. XYZ
Joko Susilo
Manager Operasional

Contoh 2

Yayasan Peduli Lingkungan
Jl. Raya Cipinang No. 5, Jakarta
Telp. (021) 7890123, Fax. (021) 012345
Email: [email protected]

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Bandung
Jl. Merdeka No. 10, Bandung

Perihal: Permohonan Kunjungan Kerja

Dengan hormat,

Kami dari Yayasan Peduli Lingkungan (YPL) mengajukan permohonan kunjungan kerja ke Dinas Lingkungan Hidup Kota Bandung pada hari Kamis, 20 Januari 2022. Kunjungan kerja ini bertujuan untuk melakukan observasi terhadap situasi dan kondisi lingkungan hidup di Kota Bandung, serta untuk bertukar informasi dan pengalaman dalam upaya menjaga kelestarian lingkungan hidup.

Adapun jadwal dan rangkaian kegiatan yang akan dilakukan pada saat kunjungan kerja adalah sebagai berikut:

  • Hari/Tanggal: Kamis, 20 Januari 2022
  • Pukul: 08.00 - 10.00 WIB
    Kegiatan: Kunjungan ke TPA (Tempat Pembuangan Akhir) Bantar Gebang
  • Pukul: 10.00 - 12.