Acara atau kegiatan apa pun yang Anda lakukan, baik itu seminar, workshop, diskusi panel, atau kegiatan sejenisnya, pasti membutuhkan narasumber yang berkualitas. Narasumber ini bisa menjadi kunci keberhasilan acara Anda, karena ia dapat memberikan penjelasan yang jelas dan mendalam mengenai topik yang dibahas, serta memberikan wawasan baru dan sudut pandang yang berbeda.

Namun, bagaimana cara mengundang narasumber yang tepat dan bagaimana membuat surat permohonan narasumber kegiatan yang baik? Simak ulasan di bawah ini untuk mengetahui jawabannya.

Pengertian Surat Permohonan Narasumber Kegiatan

Surat permohonan narasumber kegiatan adalah surat formal yang digunakan untuk mengundang seseorang yang ahli di bidangnya untuk menjadi narasumber dalam suatu kegiatan atau acara. Surat ini berisi informasi tentang acara yang akan dilaksanakan, tanggal dan waktu pelaksanaan, serta informasi tentang narasumber yang diundang.

Fungsi dan Tujuan Surat Permohonan Narasumber Kegiatan

Fungsi dari surat permohonan narasumber kegiatan adalah sebagai media untuk menghubungi narasumber dan memperkenalkan acara yang akan dilaksanakan. Surat ini juga dapat digunakan sebagai bukti keseriusan penyelenggara acara dalam mengundang narasumber yang berkualitas.

Tujuan dari surat permohonan narasumber kegiatan adalah untuk memastikan kehadiran narasumber dalam acara yang akan dilaksanakan. Dengan mengirimkan surat ini, penyelenggara acara akan mendapatkan konfirmasi dari narasumber mengenai kehadiran dan topik yang akan dibahas dalam acara tersebut.

Format Surat Permohonan Narasumber Kegiatan

Format surat permohonan narasumber kegiatan biasanya terdiri dari:

  1. Header surat, berisi nama, alamat, dan kontak penyelenggara acara
  2. Tanggal surat
  3. Alamat tujuan surat, berisi nama dan alamat narasumber yang diundang
  4. Salutation, berisi ucapan salam pembuka
  5. Isi surat, berisi informasi mengenai acara yang akan dilaksanakan, tanggal dan waktu pelaksanaan, serta informasi mengenai narasumber yang diundang
  6. Penutup surat, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kehadiran narasumber dalam acara tersebut
  7. Tanda tangan dan nama penyelenggara acara

Contoh Surat Permohonan Narasumber Kegiatan

Berikut adalah contoh surat permohonan narasumber kegiatan:

Contoh 1

Dear Bapak/Ibu [Nama Narasumber],

Kami dari [Nama Penyelenggara Acara] ingin mengundang Bapak/Ibu sebagai narasumber dalam acara [Nama Acara] yang akan kami selenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Tanggal Pelaksanaan]

Waktu: [Waktu Pelaksanaan]

Tempat: [Lokasi Pelaksanaan]

Tema acara ini adalah [Tema Acara], yang akan membahas mengenai [Topik Pembahasan]. Kami yakin bahwa Bapak/Ibu memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga dalam topik ini dan akan menjadi narasumber yang sangat bermanfaat bagi peserta acara.

Jika Bapak/Ibu bersedia menjadi narasumber dalam acara ini, kami akan sangat berterima kasih dan menunggu konfirmasi dari Bapak/Ibu mengenai kehadiran dan topik yang akan dibahas dalam acara tersebut.

Sekian permohonan dari kami, terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat kami,

[Nama Penyelenggara Acara]

Contoh 2

Halo [Nama Narasumber],

Saya dari [Nama Penyelenggara Acara] ingin mengundang Anda sebagai narasumber dalam acara [Nama Acara] yang akan kami selenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Tanggal Pelaksanaan]

Waktu: [Waktu Pelaksanaan]

Tempat: [Lokasi Pelaksanaan]

Acara ini akan membahas tentang [Topik Pembahasan] yang sangat penting dan relevan untuk [Target Peserta Acara]. Kami yakin bahwa Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga dalam topik ini dan akan menjadi narasumber yang sangat bermanfaat bagi peserta acara.

Jika Anda bersedia menjadi narasumber dalam acara ini, saya akan sangat berterima kasih dan menunggu konfirmasi dari Anda mengenai kehadiran dan topik yang akan dibahas dalam acara tersebut.

Salam hangat,

[Nama Penyelenggara Acara]

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat permohonan narasumber kegiatan:

1. Apakah surat permohonan narasumber kegiatan harus formal?

Ya, surat ini harus formal karena berfungsi sebagai undangan resmi untuk narasumber. Oleh karena itu, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan mengikuti format surat yang benar.

2. Kapan sebaiknya surat permohonan narasumber kegiatan dikirimkan?

Surat ini sebaiknya dikirimkan jauh-jauh hari sebelum acara dilaksanakan, biasanya 1-2 bulan sebelum acara dilaksanakan. Hal ini dilakukan agar narasumber memiliki waktu yang cukup untuk menyiapkan materi dan jadwalnya.

3. Apakah harus memberikan honorarium kepada narasumber?

Hal ini tergantung pada kesepakatan antara penyelenggara acara dan narasumber. Jika narasumber adalah orang yang sangat ahli di bidangnya dan membutuhkan waktu dan usaha ekstra untuk mempersiapkan materi, maka memberikan honorarium adalah hal yang wajar.

4. Apa yang harus dilakukan jika narasumber tidak bisa hadir pada acara?

Jika narasumber tidak bisa hadir pada acara, sebaiknya segera mencari pengganti atau mengubah jadwal acara. Pastikan untuk memberitahu narasumber mengenai perubahan tersebut dengan sopan dan menghargai waktu dan usahanya yang sudah diberikan sebelumnya.

5. Apakah surat ini bisa dikirimkan secara elektronik?

Ya, surat ini bisa dikirimkan secara elektronik seperti melalui email atau pesan singkat. Namun, pastikan untuk mendapatkan konfirmasi dari narasumber mengenai kehadiran dan topik yang akan dibahas dalam acara tersebut.

6. Apa yang harus dilakukan setelah narasumber konfirmasi hadir pada acara?

Setelah narasumber konfirmasi hadir pada acara, pastikan untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai acara tersebut, seperti jadwal, tempat, dan topik yang akan dibahas. Jangan lupa untuk memberikan tanda terima kasih dan mengonfirmasi kembali bahwa narasumber akan hadir pada acara tersebut.

7. Apakah harus memberikan akomodasi dan transportasi kepada narasumber?

Hal ini tergantung pada kesepakatan antara penyelenggara acara dan narasumber. Jika narasumber berasal dari luar kota atau luar negeri, maka memberikan akomodasi dan transportasi adalah hal yang wajar.

8. Apakah surat ini bisa digunakan untuk mengundang lebih dari satu narasumber?

Ya, surat ini bisa