Jika Anda ingin mengunjungi suatu tempat atau acara, Anda mungkin memerlukan surat permohonan pas lawatan. Surat ini digunakan untuk memperoleh akses ke tempat atau acara tertentu, seperti kunjungan ke kantor pemerintah, perusahaan swasta, atau acara resmi.

Pengertian Surat Permohonan Pas Lawatan

Surat permohonan pas lawatan adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta akses ke suatu tempat atau acara tertentu. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang bertanggung jawab atas tempat atau acara yang akan dikunjungi. Tujuan dari surat ini adalah untuk meminta izin dan memastikan bahwa pengunjung memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

Fungsi Surat Permohonan Pas Lawatan

Surat permohonan pas lawatan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Meminta izin untuk mengunjungi suatu tempat atau acara.
  2. Menjelaskan alasan mengapa pengunjung ingin mengunjungi tempat atau acara tersebut.
  3. Memastikan bahwa pengunjung memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku.
  4. Menjaga keamanan dan ketertiban di tempat atau acara yang akan dikunjungi.

Tujuan Surat Permohonan Pas Lawatan

Surat permohonan pas lawatan memiliki beberapa tujuan, di antaranya:

  1. Memastikan bahwa pengunjung memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku.
  2. Menjaga keamanan dan ketertiban di tempat atau acara yang akan dikunjungi.
  3. Memudahkan proses akses ke tempat atau acara yang akan dikunjungi.
  4. Menjelaskan alasan mengapa pengunjung ingin mengunjungi tempat atau acara tersebut.

Format Surat Permohonan Pas Lawatan

Surat permohonan pas lawatan harus memiliki format yang jelas dan terstruktur agar mudah dipahami oleh pihak yang menerimanya. Berikut adalah format yang umum digunakan untuk surat permohonan pas lawatan:

  • Header: Berisi nama dan alamat pengirim surat serta tanggal pengiriman surat.
  • Perihal: Berisi judul atau perihal surat yang menggambarkan maksud dari surat tersebut.
  • Tujuan: Berisi alamat dan nama institusi yang dituju.
  • Isi surat: Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan kunjungan, serta identitas pengunjung dan jumlah orang yang akan mengunjungi tempat atau acara tersebut.
  • Pernyataan: Berisi pernyataan bahwa pengunjung akan mematuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku.
  • Tanda tangan: Berisi tanda tangan pengirim surat dan tanggal tanda tangan.

Contoh Surat Permohonan Pas Lawatan

Berikut adalah contoh surat permohonan pas lawatan:

Contoh 1

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.

Kepala Badan Keamanan Laut

Di Jakarta

Dengan hormat,

Kami dari PT XYZ, perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan internasional, bermaksud untuk melakukan kunjungan ke kantor Badan Keamanan Laut di Jakarta pada tanggal 15 Januari 2022. Kunjungan ini bertujuan untuk membahas kerjasama dalam bidang pencegahan tindak kejahatan di laut.

Kami akan mengirimkan 5 orang perwakilan perusahaan yang telah kami identifikasi sebagai berikut:

  • Nama: Budi

  • Jabatan: Direktur Utama

  • No. Identitas: 123456789

  • Nama: Ani

  • Jabatan: Manager Keuangan

  • No. Identitas: 123456790

  • Nama: Cinta

  • Jabatan: Manager HRD

  • No. Identitas: 123456791

  • Nama: Dodi

  • Jabatan: Manager Operasional

  • No. Identitas: 123456792

  • Nama: Eka

  • Jabatan: Staff Keamanan

  • No. Identitas: 123456793

Kami telah mempelajari persyaratan dan ketentuan yang berlaku untuk kunjungan ke kantor Badan Keamanan Laut dan kami akan mematuhi semua ketentuan tersebut. Kami mohon agar permohonan ini dapat diberikan persetujuan dan kami siap mengikuti prosedur yang berlaku.

Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenarnya dan atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT XYZ

Budi

Contoh 2

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.

Manajer Acara Jakarta Fashion Week

Di Jakarta

Dengan hormat,

Kami dari komunitas desainer muda Indonesia yang tergabung dalam Indonesian Young Designer (IYD) bermaksud untuk menghadiri acara Jakarta Fashion Week pada tanggal 15 Januari 2022. Kami ingin memperkenalkan karya-karya kami dan berharap dapat menjadi bagian dari acara tersebut.

Kami akan mengirimkan 10 orang perwakilan dari IYD yang telah kami identifikasi sebagai berikut:

  • Nama: Andi

  • Jabatan: Ketua IYD

  • No. Identitas: 123456789

  • Nama: Bunga

  • Jabatan: Wakil Ketua IYD

  • No. Identitas: 123456790

  • Nama: Cinta

  • Jabatan: Bendahara IYD

  • No. Identitas: 123456791

  • Nama: Dina

  • Jabatan: Sekretaris IYD

  • No. Identitas: 123456792

  • Nama: Eka

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456793

  • Nama: Fajar

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456794

  • Nama: Gita

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456795

  • Nama: Hana

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456796

  • Nama: Ika

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456797

  • Nama: Joko

  • Jabatan: Anggota IYD

  • No. Identitas: 123456798

Kami telah mempelajari persyaratan dan ketentuan yang berlaku untuk menghadiri acara Jakarta Fashion Week dan kami