Surat permohonan sambutan seringkali digunakan dalam kegiatan acara formal maupun nonformal, seperti seminar, peresmian gedung, atau bahkan acara keluarga seperti pernikahan. Sebagai sebuah surat resmi, surat permohonan sambutan memiliki beberapa format yang harus dipenuhi dan juga beberapa tujuan yang harus dicapai. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat permohonan sambutan.

Pengertian Surat Permohonan Sambutan

Secara sederhana, surat permohonan sambutan adalah surat resmi yang berisi permohonan kepada pihak yang diundang untuk memberikan sambutan dalam suatu acara. Surat ini berfungsi sebagai bentuk penghormatan dan penghargaan kepada pihak yang diundang serta dapat membantu menjalin hubungan baik antara kedua belah pihak. Dalam surat tersebut harus dijelaskan mengenai jenis acara, waktu, tempat, serta alasan mengapa pihak tersebut diundang untuk memberikan sambutan.

Fungsi Surat Permohonan Sambutan

Surat permohonan sambutan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

  • Sebagai bentuk penghormatan dan penghargaan kepada pihak yang diundang.
  • Membantu menjalin hubungan baik antara kedua belah pihak.
  • Memberikan informasi yang jelas mengenai acara yang akan diselenggarakan.
  • Menjaga keseragaman dan keprofesionalan acara yang akan diselenggarakan.

Tujuan Surat Permohonan Sambutan

Tujuan utama dari surat permohonan sambutan adalah untuk meminta pihak yang diundang untuk memberikan sambutan dalam acara yang akan diselenggarakan. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki beberapa tujuan lain, seperti:

  • Menjalin hubungan baik dan mempererat tali persaudaraan antara kedua belah pihak.
  • Menjaga keseragaman dan keprofesionalan acara yang akan diselenggarakan.
  • Memberikan informasi yang jelas mengenai acara yang akan diselenggarakan.
  • Menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada pihak yang diundang.

Format Surat Permohonan Sambutan

Ada beberapa format yang harus dipenuhi dalam surat permohonan sambutan, antara lain:

  1. Header surat, berisi nama dan alamat pihak yang mengirim surat, tanggal pengiriman surat, serta nomor surat.
  2. Perihal, berisi tentang maksud dan tujuan surat.
  3. Isi surat, berisi penjelasan mengenai jenis acara, waktu, tempat, serta alasan mengapa pihak tersebut diundang untuk memberikan sambutan.
  4. Pernyataan penutup, berisi tentang harapan dan ucapan terima kasih kepada pihak yang diundang.
  5. Tanda tangan dan nama pengirim surat.

Contoh Surat Permohonan Sambutan

Berikut adalah contoh surat permohonan sambutan yang bisa dijadikan referensi:

Contoh 1: Surat Permohonan Sambutan untuk Seminar

Hal: Permohonan Sambutan untuk Seminar

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Nama Pihak yang Diundang
Jabatan
Nama Instansi
Alamat

Dengan hormat,

Kami dari panitia pelaksana seminar dengan tema “Inovasi Teknologi dalam Meningkatkan Daya Saing Perusahaan” yang akan diselenggarakan pada:

Tanggal : 15 November 2021
Waktu : 08.00 - 16.00 WIB
Tempat : Hotel Grand Ballroom, Jakarta

Untuk itu, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu untuk memberikan sambutan dalam seminar tersebut. Kami yakin bahwa kehadiran Bapak/Ibu sangat berharga dalam memberikan motivasi dan inspirasi kepada peserta seminar.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Panitia Pelaksana Seminar
Nama Ketua Panitia

Contoh 2: Surat Permohonan Sambutan untuk Acara Keluarga

Hal: Permohonan Sambutan untuk Acara Keluarga

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Nama Pihak yang Diundang
Alamat

Dengan hormat,

Kami dari keluarga besar Nama Keluarga akan mengadakan acara reuni keluarga pada:

Tanggal : 20 Desember 2021
Waktu : 10.00 - selesai
Tempat : Gedung Serbaguna, Jl. Raya Merdeka, Bandung

Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu untuk memberikan sambutan dalam acara reuni keluarga tersebut. Kehadiran Bapak/Ibu akan menjadi moment yang sangat berharga bagi kami semua, terutama bagi generasi muda keluarga kami yang akan merasa lebih mengenal dan menghargai leluhur mereka.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Keluarga Besar Nama Keluarga
Nama Ketua Panitia Acara

FAQs (Frequently Asked Questions)

1. Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat permohonan sambutan?

Dalam surat permohonan sambutan harus dicantumkan jenis acara, waktu, tempat, serta alasan mengapa pihak tersebut diundang untuk memberikan sambutan.

2. Apa tujuan utama dari surat permohonan sambutan?

Tujuan utama dari surat permohonan sambutan adalah untuk meminta pihak yang diundang untuk memberikan sambutan dalam acara yang akan diselenggarakan.

3. Apa saja fungsi dari surat permohonan sambutan?

Surat permohonan sambutan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain sebagai bentuk penghormatan dan penghargaan kepada pihak yang diundang, membantu menjalin hubungan baik antara kedua belah pihak, memberikan informasi yang jelas mengenai acara, serta menjaga keseragaman dan keprofesionalan acara yang akan diselenggarakan.

Kesimpulan

Surat permohonan sambutan adalah surat resmi yang berisi permohonan kepada pihak yang diundang untuk memberikan sambutan dalam suatu acara. Surat ini memiliki beberapa format yang harus dipenuhi serta beberapa tujuan dan fungsi yang harus dicapai. Dengan mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat permohonan sambutan, diharapkan pembaca dapat membuat surat permohonan sambutan yang baik dan benar.