Apakah kamu sedang merencanakan suatu acara yang membutuhkan sponsor? Jika iya, maka kamu harus menyiapkan sebuah surat permohonan sponsor acara. Surat ini sangat penting untuk menarik minat sponsor dan mendapatkan dukungan finansial atau materi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara. Namun, apakah kamu tahu bagaimana cara membuat surat tersebut?
Pengertian Surat Permohonan Sponsor Acara
Surat permohonan sponsor acara adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta dukungan dari perusahaan atau institusi dalam bentuk sponsor untuk acara yang akan diselenggarakan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh dana atau bantuan dari sponsor guna menyelenggarakan acara tersebut.
Fungsi Surat Permohonan Sponsor Acara
Surat permohonan sponsor acara memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Menjelaskan tujuan dari acara yang akan diselenggarakan
- Menarik minat sponsor agar tertarik untuk memberikan dukungan finansial atau materi
- Memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai acara yang akan diselenggarakan
- Menjalin hubungan baik antara penyelenggara acara dan sponsor
Tujuan Surat Permohonan Sponsor Acara
Tujuan utama dari surat permohonan sponsor acara adalah untuk mendapatkan sponsor agar acara yang diselenggarakan dapat berjalan dengan sukses. Selain itu, tujuan lain dari surat ini adalah untuk:
- Meningkatkan citra dan branding acara
- Menambah nilai tambah acara dengan dukungan sponsor
- Menumbuhkan hubungan baik antara penyelenggara acara dan sponsor
Format Surat Permohonan Sponsor Acara
Untuk membuat surat permohonan sponsor acara, kamu harus mengikuti beberapa format dasar sebagai berikut:
- Tanggal pembuatan surat
- Nama lengkap dan jabatan dari pihak yang membuat surat
- Nama perusahaan atau institusi yang dituju
- Alamat perusahaan atau institusi yang dituju
- Subjek atau judul surat
- Isi surat yang menjelaskan tentang acara yang akan diselenggarakan
- Penutup yang berisi permohonan untuk menjadi sponsor dalam acara tersebut
- Tanda tangan dan nama lengkap dari pihak yang membuat surat
Contoh Surat Permohonan Sponsor Acara
Berikut ini adalah contoh surat permohonan sponsor acara yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Jakarta, 12 Oktober 2021
Kepada Yth,
PT ABC
Jl. ABC No. 123
Jakarta Selatan
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun kami yang ke-10, kami akan menyelenggarakan acara pesta rakyat yang akan dilakukan pada tanggal 10 November 2021 di lapangan ABC. Acara ini akan diisi dengan berbagai kegiatan seperti bazar kuliner, senam pagi, lomba, dan lain-lain. Oleh karena itu, kami membutuhkan dukungan dari perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi sponsor dalam acara tersebut.
Kami yakin bahwa perusahaan Bapak/Ibu mempunyai citra yang baik dan kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam acara pesta rakyat kami. Kami juga berharap bahwa acara ini dapat menjadi ajang promosi yang baik bagi perusahaan Bapak/Ibu. Oleh karena itu, kami mengajukan permohonan untuk menjadi sponsor acara kami dengan donasi sebesar Rp. 10.000.000,-
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan dan respon positif dalam waktu yang tidak terlalu lama. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Hormat Kami,
Penyelenggara Acara
Contoh 2
Jakarta, 12 Oktober 2021
Kepada Yth,
PT XYZ
Jl. XYZ No. 123
Jakarta Selatan
Halo Bapak/Ibu,
Kami dari komunitas pecinta alam di Jakarta akan mengadakan acara camping dan hiking di Gunung Gede pada tanggal 20-21 November 2021. Acara ini bertujuan untuk mempererat kebersamaan antar anggota komunitas serta mempromosikan keindahan alam Indonesia. Oleh karena itu, kami ingin mengajukan permohonan sponsor kepada perusahaan Bapak/Ibu untuk membantu kelancaran acara tersebut.
Sebagai perusahaan yang peduli lingkungan dan kelestarian alam, kami yakin bahwa perusahaan Bapak/Ibu akan tertarik untuk turut serta dalam acara ini. Donasi dari perusahaan Bapak/Ibu akan digunakan untuk keperluan transportasi, akomodasi, dan perlengkapan selama acara berlangsung. Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam acara camping dan hiking ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami menunggu kabar baik dari perusahaan Bapak/Ibu.
Salam hangat,
Ketua Komunitas Pecinta Alam
FAQs
- Apakah surat permohonan sponsor acara harus dibuat resmi?
Ya, surat permohonan sponsor acara harus dibuat resmi dengan format yang sesuai agar terlihat profesional dan dapat menarik minat sponsor.
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menunggu respon dari sponsor?
Waktu yang dibutuhkan untuk menunggu respon dari sponsor bervariasi tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, biasanya sponsor akan memberikan respon dalam waktu 1-2 minggu setelah menerima surat permohonan.
- Apakah harus mencantumkan daftar sponsor dalam surat permohonan sponsor acara?
Tidak harus, namun jika sudah ada sponsor yang memberikan dukungan, kamu bisa mencantumkannya sebagai referensi dalam surat permohonan sponsor acara untuk menunjukkan bahwa acara tersebut mendapat dukungan dari perusahaan atau institusi lain.
- Apakah bisa mengirimkan surat permohonan sponsor acara melalui email?
Bisa, namun pastikan kamu sudah mendapatkan alamat email yang tepat dan mencantumkan subjek yang jelas agar suratmu tidak terlewatkan oleh pihak sponsor.
Kesimpulan
Surat permohonan sponsor acara sangat penting untuk menarik minat sponsor dan mendapatkan dukungan finansial atau materi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara. Surat ini harus dibuat dengan format yang sesuai dan mengikuti beberapa dasar seperti tanggal pembuatan surat, nama lengkap dan jabatan pihak yang membuat surat, nama perusahaan atau institusi yang dituju, alamat perusahaan atau institusi yang dituju, subjek atau judul surat, isi surat yang menjelaskan tentang acara yang akan diselenggarakan, penutup yang berisi permohonan untuk menjadi sponsor dalam acara tersebut, dan tanda tangan dan nama lengkap dari pihak yang membuat surat. Jangan lupa, kamu juga bisa menggunakan contoh surat permohonan sponsor acara yang sudah disediakan sebagai referensi.