Jika Anda sedang merencanakan acara besar seperti konser, pertandingan, atau pameran, pasti membutuhkan biaya yang cukup besar. Tidak jarang, biaya itu memang terlalu besar sehingga pengeluaran pribadi atau dari pihak penyelenggara tidak cukup untuk membiayai acara tersebut. Nah, salah satu opsi yang bisa dicoba adalah dengan mengajukan permohonan sponsor event. Lalu, bagaimana cara membuat surat permohonan sponsor event yang baik dan benar? Berikut penjelasannya.

Pengertian Surat Permohonan Sponsor Event

Surat permohonan sponsor event adalah surat resmi yang dikirimkan oleh pihak penyelenggara acara ke pihak sponsor sebagai permintaan bantuan dana untuk membiayai acara tersebut. Surat ini berisi penjelasan mengenai acara yang akan diselenggarakan, tujuan acara, target peserta, serta manfaat yang didapatkan oleh pihak sponsor jika memberikan bantuan dana. Biasanya, surat permohonan sponsor event dikirim kepada perusahaan atau instansi yang dianggap memiliki kesesuaian dengan tema acara atau target peserta.

Fungsi dan Tujuan Surat Permohonan Sponsor Event

Fungsi utama dari surat permohonan sponsor event adalah untuk mencari bantuan dana dari pihak sponsor. Dalam hal ini, surat ini menjadi media untuk memperkenalkan acara yang akan diselenggarakan dan mempromosikan manfaat yang akan didapatkan oleh pihak sponsor jika memberikan bantuan dana.

Tujuan utama dari surat permohonan sponsor event adalah untuk mendapatkan bantuan dana yang cukup untuk membiayai acara tersebut. Selain itu, surat ini juga memiliki beberapa tujuan lain, yaitu:

  • Memperkenalkan acara yang akan diselenggarakan kepada pihak sponsor
  • Menjelaskan tujuan dan manfaat dari acara yang akan diselenggarakan
  • Membuat pihak sponsor tertarik untuk memberikan bantuan dana
  • Menjalin hubungan baik antara pihak penyelenggara acara dan pihak sponsor

Format Surat Permohonan Sponsor Event

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat permohonan sponsor event. Berikut adalah format yang bisa diikuti:

  1. Nama pengirim dan alamat
  2. Tanggal surat dibuat
  3. Nama dan jabatan penerima surat
  4. Nama perusahaan atau instansi penerima surat
  5. Alamat perusahaan atau instansi penerima surat
  6. Perihal: Permohonan Sponsor
  7. Isi surat, yang terdiri dari:
  • Pengenalan diri dan perusahaan penyelenggara acara
  • Penjelasan mengenai acara yang akan diselenggarakan
  • Tujuan dan manfaat dari acara yang akan diselenggarakan
  • Jumlah dana yang dibutuhkan
  • Penutup dan ucapan terima kasih
  1. Nama pengirim dan tanda tangan

Contoh Surat Permohonan Sponsor Event

Berikut adalah dua contoh surat permohonan sponsor event yang bisa dijadikan referensi:

Contoh 1:

Kepada Yth.,

Bapak/Ibu Direktur Marketing

PT. ABCD

Alamat: Jl. Sudirman No. 123

Jakarta Pusat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ahmad

Alamat: Jl. Surya Kencana No. 3

Perusahaan: XYZ Event Organizer

Alamat: Jl. Merdeka No. 45

Telepon: 081234567890

Email: [email protected]

Merupakan penyelenggara acara Youth Fest 2021 yang akan diselenggarakan pada tanggal 1-3 Agustus 2021 di Jakarta Convention Center. Acara ini diperuntukkan bagi kaum muda yang ingin belajar dan mengembangkan diri dalam berbagai bidang, seperti teknologi, kewirausahaan, seni, dan lain sebagainya.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang teknologi dan kewirausahaan, kami berharap PT. ABCD dapat menjadi sponsor kami dan membantu membiayai acara ini. Jumlah dana yang dibutuhkan untuk acara ini sebesar Rp 100.000.000,-. Dalam hal ini, PT. ABCD akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:

  • Menjadi sponsor utama yang akan disebutkan dalam seluruh promosi dan publikasi acara
  • Menempatkan banner perusahaan di seluruh area acara
  • Mengadakan sesi presentasi dan workshop di acara
  • Mendapatkan tiket VIP untuk semua acara

Kami berharap PT. ABCD dapat mempertimbangkan permohonan kami dan segera memberikan jawaban. Terima kasih atas perhatian dan bantuannya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Ahmad

XYZ Event Organizer

Contoh 2:

Kepada Yth.,

Bapak/Ibu Direktur Utama

PT. EFGH

Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 789

Jakarta Selatan

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dalam rangka memperingati Hari Kesehatan Nasional yang jatuh pada tanggal 12 November, kami akan menyelenggarakan acara senam bersama di Lapangan Banteng, Jakarta Pusat pada hari Sabtu, 13 November 2021. Acara ini diperuntukkan bagi masyarakat umum, khususnya yang peduli dengan kesehatan dan ingin berolahraga bersama.

Kami membutuhkan bantuan dana sebesar Rp 50.000.000,- untuk membiayai acara ini. Dalam hal ini, PT. EFGH akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:

  • Menjadi sponsor utama yang akan disebutkan dalam seluruh promosi dan publikasi acara
  • Menempatkan banner perusahaan di seluruh area acara
  • Mengadakan sesi talkshow dan pemeriksaan kesehatan gratis bagi peserta acara
  • Mendapatkan tiket VIP untuk semua acara

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan, PT. EFGH dianggap memiliki kesesuaian dengan tema acara ini. Oleh karena itu, kami berharap PT. EFGH dapat mempertimbangkan permohonan kami dan segera memberikan jawaban. Terima kasih atas perhatian dan bantuannya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Yulia

Organizing Committee

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat permohonan sponsor event:

  • Siapa yang bisa menjadi sponsor event?

Sponsor event bisa berasal dari perusahaan, instansi pemerintah, atau individu yang memiliki kesesuaian dengan tema acara atau target peserta.

  • Bagaimana cara menentukan jumlah dana yang dibutuhkan?

Jumlah dana yang dibutuhkan harus dises