Pernahkah Anda mendengar tentang surat permohonan sponsorship kegiatan? Bagi Anda yang sedang merencanakan sebuah acara atau kegiatan, hal ini mungkin bisa menjadi solusi bagi Anda untuk mendapatkan dukungan dari sponsor. Namun, sebelum itu, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu apa itu surat permohonan sponsorship kegiatan.

Pengertian Surat Permohonan Sponsorship Kegiatan

Surat permohonan sponsorship kegiatan adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk meminta dukungan finansial atau materi dari perusahaan atau organisasi tertentu untuk sebuah acara atau kegiatan yang akan dilangsungkan. Surat ini bertujuan untuk menjelaskan dengan jelas mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, dan apa yang akan didapatkan oleh perusahaan atau organisasi yang memberikan dukungan.

Dalam surat permohonan sponsorship kegiatan, biasanya terdapat penjelasan mengenai tujuan acara, siapa saja yang akan mengikuti acara, serta manfaat yang akan didapatkan oleh sponsor jika memberikan dukungan. Selain itu, surat permohonan sponsorship kegiatan juga bisa berisi penjelasan mengenai jenis dukungan yang dibutuhkan, seperti dukungan finansial, dukungan materi, atau dukungan promosi.

Fungsi Surat Permohonan Sponsorship Kegiatan

Surat permohonan sponsorship kegiatan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Sebagai alat untuk meminta dukungan finansial atau materi dari sponsor
  2. Sebagai alat untuk menjelaskan kepada sponsor mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan
  3. Sebagai alat untuk mempromosikan acara atau kegiatan kepada sponsor
  4. Sebagai alat untuk menunjukkan keseriusan penyelenggara acara atau kegiatan dalam mengadakan acara tersebut

Tujuan Surat Permohonan Sponsorship Kegiatan

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan mengirimkan surat permohonan sponsorship kegiatan, di antaranya:

  1. Mendapatkan dukungan finansial atau materi dari sponsor
  2. Membangun hubungan baik dengan sponsor
  3. Mendapatkan promosi yang lebih luas untuk acara atau kegiatan
  4. Meningkatkan kesadaran masyarakat mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan

Format Surat Permohonan Sponsorship Kegiatan

Sebelum mengirimkan surat permohonan sponsorship kegiatan, ada baiknya untuk memperhatikan format dari surat tersebut. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat permohonan sponsorship kegiatan:

  1. Header surat, berisi tanggal, alamat pengirim, dan alamat penerima
  2. Salutasi, berisi ucapan salam dan nama penerima surat
  3. Paragraf pembuka, berisi penjelasan mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan
  4. Paragraf inti, berisi penjelasan mengenai tujuan surat dan jenis dukungan yang dibutuhkan
  5. Paragraf penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan dukungan dari sponsor
  6. Tanda tangan dan nama pengirim surat

Contoh Surat Permohonan Sponsorship Kegiatan

Berikut adalah contoh surat permohonan sponsorship kegiatan yang bisa dijadikan referensi:

Contoh 1

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.

Manajer Marketing

PT. ABC

Jl. Raya Jemursari No. 123

Surabaya

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Dengan hormat,

Kami dari Panitia Pelaksana Acara Tahun Baru 2022 yang diselenggarakan oleh Komunitas Pemuda Peduli Lingkungan mengajukan permohonan sponsorship kegiatan kepada PT. ABC.

Acara yang kami selenggarakan bertujuan untuk mengajak masyarakat untuk lebih peduli terhadap lingkungan sekitar. Acara ini akan dilaksanakan pada tanggal 31 Desember 2021 di Lapangan Bola Jemursari, Surabaya.

Dalam rangka mendukung acara tersebut, kami membutuhkan dukungan dari PT. ABC berupa:

  1. Dukungan finansial sebesar Rp 10.000.000,- untuk kebutuhan operasional acara
  2. Dukungan materi berupa bendera dan spanduk untuk kegiatan promosi
  3. Dukungan promosi melalui media sosial dan website PT. ABC

Kami berharap PT. ABC dapat memberikan dukungan kepada acara kami, dan bersedia untuk menjalin kerjasama yang baik dengan Komunitas Pemuda Peduli Lingkungan di masa yang akan datang.

Demikian permohonan sponsorship kegiatan ini kami ajukan. Atas perhatian dan dukungan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Panitia Pelaksana Acara Tahun Baru 2022

Komunitas Pemuda Peduli Lingkungan

Contoh 2

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.

Manajer Keuangan

PT. XYZ

Jl. Raya Darmo No. 321

Surabaya

Halo,

Kami dari Panitia Pelaksana Pameran Seni Rupa 2022 yang diselenggarakan oleh Komunitas Seni Rupa Surabaya mengajukan permohonan sponsorship kegiatan kepada PT. XYZ.

Acara yang kami selenggarakan bertujuan untuk memperkenalkan seni rupa kepada masyarakat, dan juga sebagai ajang untuk para seniman lokal untuk menampilkan karya-karya mereka. Acara ini akan dilaksanakan pada tanggal 1-3 Maret 2022 di Gedung Pameran Surabaya.

Dalam rangka mendukung acara tersebut, kami membutuhkan dukungan dari PT. XYZ berupa:

  1. Dukungan finansial sebesar Rp 20.000.000,- untuk kebutuhan operasional acara
  2. Dukungan materi berupa banner dan brosur untuk kegiatan promosi
  3. Dukungan promosi melalui media sosial dan website PT. XYZ

Kami berharap PT. XYZ dapat memberikan dukungan kepada acara kami, dan bersedia untuk menjalin kerjasama yang baik dengan Komunitas Seni Rupa Surabaya di masa yang akan datang.

Demikian permohonan sponsorship kegiatan ini kami ajukan. Atas perhatian dan dukungan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Salam hangat,

Panitia Pelaksana Pameran Seni Rupa 2022

Komunitas Seni Rupa Surabaya

FAQs

  1. Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat surat permohonan sponsorship kegiatan?

    Dalam membuat surat permohonan sponsorship kegiatan, perlu diperhatikan penjelasan mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, tujuan surat, dan jenis dukungan yang dibutuhkan. Selain itu, format surat dan bahasa yang digunakan juga perlu diperhatikan.

  2. Bagaimana cara mencari sponsor untuk acara atau kegiatan?

    Anda bisa mencari sponsor untuk acara atau kegiatan dengan mencari perusahaan atau organis