Surat pernyataan dinas instansi merupakan surat yang dibuat oleh pegawai atau karyawan instansi yang berisi pernyataan resmi dari instansi tersebut. Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengurusan administrasi, pengajuan izin, hingga sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat pernyataan dinas instansi.

Pengertian Surat Pernyataan Dinas Instansi

Surat pernyataan dinas instansi merupakan surat resmi yang dibuat oleh pegawai atau karyawan instansi yang berisi pernyataan resmi dari instansi tersebut. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi atau pengurusan administrasi, seperti pengajuan izin atau pengurusan sertifikat. Surat pernyataan dinas instansi juga digunakan untuk memberikan informasi resmi mengenai suatu hal yang berkaitan dengan instansi tersebut.

Fungsi Surat Pernyataan Dinas Instansi

Surat pernyataan dinas instansi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi atau pengurusan administrasi
  • Sebagai sarana untuk memberikan informasi resmi mengenai suatu hal yang berkaitan dengan instansi tersebut
  • Sebagai alat untuk mempertanggungjawabkan tindakan atau keputusan yang diambil oleh instansi tersebut
  • Sebagai alat untuk menunjukkan komitmen dan keseriusan instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya

Tujuan Surat Pernyataan Dinas Instansi

Tujuan dari surat pernyataan dinas instansi adalah untuk memberikan informasi resmi mengenai suatu hal yang berkaitan dengan instansi tersebut. Selain itu, surat pernyataan dinas instansi juga bertujuan untuk mempertanggungjawabkan tindakan atau keputusan yang diambil oleh instansi tersebut. Surat ini juga bertujuan untuk menunjukkan komitmen dan keseriusan instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Format Surat Pernyataan Dinas Instansi

Format surat pernyataan dinas instansi biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya, dengan beberapa penyesuaian sesuai dengan kebutuhan dan tujuan surat tersebut. Adapun format surat pernyataan dinas instansi yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut:

  1. Judul surat: Surat Pernyataan Dinas Instansi
  2. Nama instansi
  3. Alamat instansi
  4. Nomor surat
  5. Tanggal surat
  6. Perihal: isi perihal
  7. Isi surat: uraian mengenai pernyataan dari instansi
  8. Tanda tangan dan nama pejabat yang bertanggung jawab
  9. Lampiran: jika ada

Contoh Surat Pernyataan Dinas Instansi

Berikut adalah contoh surat pernyataan dinas instansi yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

Kepada Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pengajuan izin kegiatan belajar mengajar, kami dari SMP Negeri 1 Surabaya menyatakan bahwa seluruh siswa dan guru yang terlibat dalam kegiatan tersebut telah dites kesehatannya dan dinyatakan sehat oleh dokter yang berkompeten.

Demikian surat pernyataan ini kami buat sebagai bukti resmi dalam pengajuan izin kegiatan belajar mengajar. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala SMP Negeri 1 Surabaya

Ttd

Dr. Siti Nurhaliza, S.Pd., M.Pd.

Contoh 2

Kepada Yth. Direktur PT. XYZ

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pengajuan sertifikat ISO 9001:2015, kami dari PT. ABC menyatakan bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan kami telah sesuai dengan standar ISO 9001:2015 dan telah dinyatakan lulus audit eksternal yang dilaksanakan pada tanggal 1 Agustus 2021.

Demikian surat pernyataan ini kami buat sebagai bukti resmi dalam pengajuan sertifikat ISO 9001:2015. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur PT. ABC

Ttd

Ir. Ahmad Yani, M.T.

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat pernyataan dinas instansi:

  1. Apa bedanya surat pernyataan dinas instansi dengan surat pernyataan biasa?

Surat pernyataan dinas instansi merupakan surat resmi yang dibuat oleh pegawai atau karyawan instansi yang berisi pernyataan resmi dari instansi tersebut, sedangkan surat pernyataan biasa dapat dibuat oleh individu atau badan usaha lainnya.

  1. Apakah surat pernyataan dinas instansi harus menggunakan materai?

Tidak selalu. Penggunaan materai tergantung pada kebutuhan dan aturan yang berlaku di instansi tersebut.

  1. Apakah surat pernyataan dinas instansi harus ditandatangani oleh pimpinan instansi?

Tidak selalu. Pada umumnya, surat pernyataan dinas instansi ditandatangani oleh pejabat atau karyawan yang bertanggung jawab atas pernyataan tersebut.

Kesimpulan

Surat pernyataan dinas instansi merupakan surat resmi yang berisi pernyataan resmi dari instansi tersebut. Surat ini digunakan sebagai bukti resmi dalam suatu transaksi atau pengurusan administrasi, serta sebagai sarana untuk memberikan informasi resmi mengenai suatu hal yang berkaitan dengan instansi tersebut. Format surat pernyataan dinas instansi mengikuti format surat resmi pada umumnya, dengan beberapa penyesuaian sesuai dengan kebutuhan dan tujuan surat tersebut. Contoh surat pernyataan dinas instansi dapat dijadikan referensi untuk membuat surat pernyataan dinas instansi yang baik dan benar.