Hai teman-teman! Kali ini, kita akan membahas tentang surat persetujuan. Apa itu surat persetujuan? Bagaimana fungsi dan tujuannya? Bagaimana formatnya? Dan, tentunya, contoh-contoh surat persetujuan yang bisa membantu kita dalam membuat surat persetujuan yang baik dan benar.
Pengertian Surat Persetujuan
Surat persetujuan adalah surat resmi yang digunakan untuk menyetujui atau menyetujui permohonan atau proposal tertentu. Surat persetujuan biasanya dikeluarkan oleh pihak yang memiliki otoritas atau keputusan, seperti atasan atau manajer.
Surat persetujuan juga dapat digunakan untuk memberikan persetujuan atau izin untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan tertentu. Misalnya, surat persetujuan dari orang tua untuk anaknya yang ingin mengikuti kegiatan ekstrakurikuler di sekolah.
Fungsi dan Tujuan Surat Persetujuan
Fungsi utama dari surat persetujuan adalah untuk memberikan izin atau persetujuan resmi atas suatu permintaan atau proposal tertentu. Surat ini juga dapat digunakan untuk menunjukkan dukungan atau persetujuan atas suatu rencana atau kegiatan tertentu.
Tujuan dari surat persetujuan adalah untuk memastikan bahwa tindakan atau kegiatan yang diminta telah dipertimbangkan dengan matang dan telah disetujui oleh pihak yang berwenang.
Format Surat Persetujuan
Format surat persetujuan harus memenuhi standar surat resmi, yaitu:
- Header: mencantumkan nama dan alamat pengirim, tanggal, nama dan alamat penerima.
- Salutasi: memulai surat dengan kalimat pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat: menjelaskan permintaan atau proposal yang disetujui, alasan mengapa disetujui, dan persyaratan atau kondisi yang harus dipenuhi.
- Tutup surat: menutup surat dengan kalimat yang sopan, seperti “Hormat saya.”
- Tanda tangan: mencantumkan tanda tangan pengirim dan cap perusahaan atau lembaga.
Contoh Surat Persetujuan
Berikut ini adalah contoh-contoh surat persetujuan:
Contoh 1: Surat Persetujuan Penawaran Kerja
Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD PT. XYZ
Dengan hormat,
Dalam rangka memperluas jaringan kerja PT. XYZ, kami ingin menawarkan kerja sama dalam bidang pemasaran produk. Berikut ini adalah rincian penawaran kerja yang kami ajukan:
- Sebagai agen pemasaran produk PT. XYZ di daerah tertentu.
- Mendapatkan komisi sebesar 10% dari setiap produk yang terjual.
- Mengikuti pelatihan dan orientasi mengenai produk PT. XYZ.
Dalam hal ini, kami membutuhkan persetujuan dari pihak PT. XYZ untuk dapat menjalin kerja sama ini. Kami akan menerapkan sistem kerja yang teratur dan melaporkan perkembangan penjualan secara berkala.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
CV. ABC
Contoh 2: Surat Persetujuan Pinjam Pakai Ruangan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMK XYZ
Dengan hormat,
Kami dari kelompok study club SMK ABC bermaksud untuk mengadakan acara seminar yang akan diadakan pada tanggal 23 Agustus 2021 di ruang serbaguna SMK XYZ. Oleh karena itu, kami memohon ijin kepada Bapak/Ibu untuk menggunakan ruangan tersebut.
Kegiatan yang akan kami adakan adalah seminar “Pengembangan teknologi di era digital”. Peserta seminar adalah siswa SMK ABC dan SMK XYZ. Acara dimulai pada pukul 09.00-12.00 WIB.
Sebagai tanda persetujuan, kami telah mencantumkan lampiran berupa surat permohonan dan daftar peserta kegiatan.
Demikian surat persetujuan ini kami buat. Atas perhatian dan persetujuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua kelompok study club SMK ABC
FAQs
Apa bedanya surat persetujuan dengan surat izin?
Surat persetujuan dan surat izin memiliki perbedaan dalam konteks penerbitannya. Surat persetujuan dikeluarkan oleh pihak yang memiliki otoritas atau keputusan, seperti atasan atau manajer, untuk menyetujui suatu permohonan atau proposal tertentu. Sedangkan, surat izin dikeluarkan oleh pihak yang berwenang, seperti lembaga pemerintah, untuk memberikan ijin resmi atas suatu tindakan atau kegiatan tertentu.
Apakah surat persetujuan harus menggunakan bahasa resmi?
Ya, surat persetujuan harus menggunakan bahasa resmi karena termasuk dalam kategori surat resmi. Bahasa resmi memiliki tata bahasa yang baku dan sopan sehingga dapat memperlihatkan keseriusan dari surat yang ditulis.
Bagaimana cara membuat surat persetujuan yang baik dan benar?
Untuk membuat surat persetujuan yang baik dan benar, pastikan surat tersebut memenuhi format surat resmi dan menggunakan bahasa resmi yang sopan dan jelas. Selain itu, pastikan isi surat juga terstruktur dengan jelas dan memberikan rincian yang lengkap mengenai permohonan atau proposal yang disetujui.
Apakah surat persetujuan bisa dicetak atau dikirim secara elektronik?
Ya, surat persetujuan bisa dicetak atau dikirim secara elektronik. Namun, pastikan surat tersebut sudah mencantumkan tanda tangan pengirim dan cap perusahaan atau lembaga agar sah secara hukum.
Apakah surat persetujuan harus mencantumkan alasan disetujuinya permohonan atau proposal?
Ya, surat persetujuan harus mencantumkan alasan disetujuinya permohonan atau proposal agar pihak yang menerima surat dapat memahami alasan di balik persetujuan tersebut.
Apakah surat persetujuan hanya digunakan untuk keperluan bisnis?
Tidak, surat persetujuan tidak hanya digunakan untuk keperluan bisnis. Surat ini dapat digunakan untuk keperluan pribadi, seperti memberikan persetujuan untuk anak yang ingin mengikuti kegiatan ekstrakurikuler di sekolah.
Apakah surat persetujuan dapat digunakan sebagai bukti resmi?
Ya, surat persetujuan dapat digunakan sebagai bukti resmi yang sah secara hukum jika sudah mencantumkan tanda tangan pengirim dan cap perusahaan atau lembaga.
Apakah surat persetujuan harus dicetak di atas kertas surat resmi?
Ya, surat persetujuan harus dicetak di atas kertas surat resmi yang memiliki kop surat, alamat, dan nomor telepon perusahaan atau lembaga.
Apakah surat persetujuan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang?
Ya, surat persetujuan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti atasan atau manajer, agar sah secara hukum.