Apakah kamu pernah mengalami kejadian dimana jadwal rapat yang telah disepakati bersama tiba-tiba berubah? Hal tersebut tentu bisa membuat kebingungan dan ketidaknyamanan bagi semua pihak yang terlibat. Oleh karena itu, surat perubahan jadwal rapat menjadi sangat penting untuk memberitahukan perubahan jadwal rapat kepada semua peserta.
Pengertian Surat Perubahan Jadwal Rapat
Surat perubahan jadwal rapat adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan perubahan jadwal rapat kepada semua peserta rapat. Surat ini berisi informasi tentang jadwal rapat yang baru, alasan perubahan jadwal, dan hal-hal lain yang perlu diketahui oleh peserta rapat.
Fungsi Surat Perubahan Jadwal Rapat
Surat perubahan jadwal rapat memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Memberitahukan perubahan jadwal rapat kepada semua peserta rapat
- Menghindari ketidaknyamanan dan kebingungan yang disebabkan oleh perubahan jadwal yang tiba-tiba
- Menjaga profesionalitas dan etika dalam pelaksanaan rapat
Tujuan Surat Perubahan Jadwal Rapat
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan mengirimkan surat perubahan jadwal rapat, di antaranya:
- Memberitahukan perubahan jadwal rapat secara resmi dan tertulis
- Menghindari kesalahan informasi tentang jadwal rapat
- Memberikan waktu yang cukup untuk persiapan sebelum rapat dilaksanakan
- Menjaga komunikasi yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam rapat
Format Surat Perubahan Jadwal Rapat
Surat perubahan jadwal rapat umumnya memiliki format yang sama dengan surat resmi pada umumnya. Berikut adalah format yang biasa digunakan:
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Kota, Tanggal
Kepada Yth.
Nama Peserta Rapat
Divisi/Departemen
Perusahaan
Perihal : Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Isi surat perubahan jadwal rapat di sini.
Demikian surat perubahan jadwal rapat ini kami sampaikan. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
Nama Penandatangan
Jabatan Penandatangan
Contoh Surat Perubahan Jadwal Rapat
Berikut adalah contoh surat perubahan jadwal rapat:
Contoh 1
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Kota, Tanggal
Kepada Yth.
Semua Peserta Rapat
Divisi/Departemen
Perusahaan
Perihal : Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang sebelumnya dijadwalkan pada tanggal 20 Juni 2021 pukul 10.00 WIB di ruang rapat utama, akan diundur menjadi tanggal 22 Juni 2021 pukul 14.00 WIB di ruang rapat utama yang sama.
Perubahan jadwal ini dilakukan karena ada beberapa kendala yang tidak bisa dihindari. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan berharap semua peserta rapat dapat mengikutinya sesuai jadwal yang baru.
Demikian surat perubahan jadwal rapat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Nama Penandatangan
Jabatan Penandatangan
Contoh 2
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Kota, Tanggal
Kepada Yth.
Semua Peserta Rapat
Divisi/Departemen
Perusahaan
Perihal : Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang sebelumnya dijadwalkan pada tanggal 25 Juni 2021 pukul 09.00 WIB di ruang rapat kecil, akan diundur menjadi tanggal 28 Juni 2021 pukul 13.00 WIB di ruang rapat kecil yang sama.
Perubahan jadwal ini dilakukan karena ada beberapa hal yang memerlukan perhatian lebih dan kami berharap semua peserta rapat dapat mengikutinya sesuai jadwal yang baru.
Demikian surat perubahan jadwal rapat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Nama Penandatangan
Jabatan Penandatangan
FAQs
- Apakah surat perubahan jadwal rapat harus dikirimkan secara tertulis?
Iya, surat perubahan jadwal rapat harus dikirimkan secara tertulis agar semua peserta rapat mendapatkan informasi yang sama dan resmi.
- Bagaimana jika ada peserta rapat yang tidak bisa mengikuti jadwal yang baru?
Sebaiknya segera menghubungi peserta rapat yang bersangkutan untuk mencari solusi bersama.
- Apakah surat perubahan jadwal rapat harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan?
Tidak selalu harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan, tetapi sebaiknya ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab atas rapat tersebut.
Kesimpulan
Surat perubahan jadwal rapat sangat penting untuk memberitahukan perubahan jadwal rapat secara resmi dan tertulis. Surat ini memiliki fungsi untuk menghindari ketidaknyamanan dan kebingungan yang disebabkan oleh perubahan jadwal yang tiba-tiba serta menjaga profesionalitas dan etika dalam pelaksanaan rapat. Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan mengirimkan surat perubahan jadwal rapat, di antaranya memberikan waktu yang cukup untuk persiapan sebelum rapat dilaksanakan dan menjaga komunikasi yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam rapat. Format surat perubahan jadwal rapat umumnya sama dengan surat resmi pada umumnya, yaitu memuat nama perusahaan, alamat perusahaan, kota, tanggal, perihal, isi surat, dan tanda tangan. Surat perubahan jadwal rapat harus dikirimkan secara tertulis agar semua peserta rapat mendapatkan informasi yang sama dan resmi.