Surat perusahaan adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan. Surat ini biasanya digunakan untuk mengirim pesan atau informasi yang penting antara perusahaan dengan pihak lain seperti klien, mitra bisnis, atau bahkan karyawan.
Pengertian Surat Perusahaan
Surat perusahaan adalah surat resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk kepentingan bisnis. Surat ini dapat berupa surat pemberitahuan, surat penawaran, surat permintaan, surat pengajuan, surat konfirmasi, dan lain-lain. Dalam surat perusahaan, biasanya terdapat informasi mengenai perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Selain itu, surat perusahaan juga mengandung informasi mengenai isi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
Fungsi Surat Perusahaan
Surat perusahaan memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi resmi antara perusahaan dengan pihak lain.
- Sebagai bukti tertulis mengenai transaksi bisnis yang terjadi.
- Sebagai alat untuk memperkenalkan perusahaan kepada pihak lain.
- Sebagai alat untuk menjalin hubungan baik dengan klien, mitra bisnis, atau pihak lain.
Tujuan Surat Perusahaan
Tujuan utama dari surat perusahaan adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi yang penting dan relevan untuk kepentingan bisnis. Pesan atau informasi yang disampaikan dapat berupa, tetapi tidak terbatas pada:
- Permintaan informasi
- Permintaan barang atau jasa
- Penawaran produk atau jasa
- Penjelasan mengenai produk atau jasa
- Permintaan kerjasama
- Pemberitahuan mengenai perubahan atau pengumuman penting
Format Surat Perusahaan
Format surat perusahaan terdiri dari :
- Header: Bagian atas surat yang berisi informasi mengenai perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
- Tanggal: Tanggal dibuatnya surat
- Alamat penerima: Alamat lengkap penerima surat
- Salutation: Salam pembuka seperti “Kepada Yth.”
- Isi pesan atau informasi: Bagian utama surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan
- Penutup: Bagian penutup surat yang berisi salam penutup seperti “Hormat kami”
- Tanda tangan: Tanda tangan dan nama pengirim surat
Contoh Surat Perusahaan
Berikut adalah contoh surat perusahaan yang sering digunakan:
Contoh Surat Penawaran
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Telp: 021-123456
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Selatan
Assalamualaikum Wr. Wb.
Kami dari PT. ABC ingin menawarkan produk kami yang terbaru, yaitu AC dengan teknologi terkini yang dapat menghemat energi listrik dengan harga yang sangat terjangkau. Kami yakin produk kami akan memenuhi kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk kami, silahkan menghubungi nomor telepon kami di atas atau melalui email yang tertera. Kami sangat senang bisa bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
John Doe
Contoh Surat Pemberitahuan
PT. DEF
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Pusat
Telp: 021-654321
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. DEF
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa akan ada perubahan jadwal kerja mulai tanggal 5 Januari 2022. Jadwal kerja akan diubah menjadi 5 hari kerja dengan 2 hari libur. Kami berharap karyawan dapat mempersiapkan diri dengan baik mengenai perubahan ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT. DEF
Jane Doe
FAQs
Apakah surat perusahaan harus menggunakan bahasa formal?
Iya, surat perusahaan harus menggunakan bahasa formal untuk memberikan kesan profesional pada perusahaan.
Apakah surat perusahaan harus menggunakan tanda tangan?
Iya, surat perusahaan harus menggunakan tanda tangan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut sah dan diakui oleh perusahaan.
Apakah surat perusahaan harus menggunakan logo perusahaan?
Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menggunakan logo perusahaan untuk memperkuat identitas perusahaan.
Apakah surat perusahaan harus dikirim dalam bentuk fisik?
Tidak selalu, surat perusahaan juga dapat dikirim melalui email atau surat elektronik.
Apakah surat perusahaan harus memiliki nomor surat?
Tidak wajib, tetapi disarankan untuk memberikan nomor surat pada surat perusahaan untuk memudahkan pencarian arsip surat di kemudian hari.
Apakah surat perusahaan harus menggunakan amplop khusus?
Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menggunakan amplop khusus dengan logo perusahaan untuk memberikan kesan profesional pada surat perusahaan.
Apakah surat perusahaan selalu membutuhkan tanda terima?
Tidak selalu, namun jika surat perusahaan dikirim melalui pos atau kurir, sebaiknya meminta tanda terima untuk memastikan bahwa surat tersebut telah diterima oleh pihak yang dituju.
Apakah surat perusahaan harus menggunakan stempel perusahaan?
Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menggunakan stempel perusahaan untuk memberikan kesan resmi pada surat perusahaan.
Apakah surat perusahaan bisa ditulis tangan?
Tidak disarankan, surat perusahaan sebaiknya ditulis menggunakan komputer atau mesin ketik untuk memastikan keseragaman format dan kualitas tulisan.
Apakah surat perusahaan harus ditandatangani oleh direktur perusahaan?
Tidak wajib, tetapi surat perusahaan sebaiknya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang seperti direktur atau manajer perusahaan.
Apakah surat perusahaan bisa ditulis dalam bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya?
Iya, surat perusahaan dapat ditulis dalam bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya jika surat tersebut ditujukan untuk pihak yang menggunakan bahasa tersebut.
Apakah surat perusahaan harus menggunakan tinta hitam?
Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menggunakan tinta hitam agar tulisan lebih mudah dibaca dan tidak mud