Surat pesanan barang ATK merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan atau instansi dalam melakukan pembelian barang kebutuhan kantor. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara pihak penjual dan pembeli, serta mempermudah proses pengurusan administrasi dalam pengadaan barang.
Pengertian Surat Pesanan Barang ATK
Surat pesanan barang ATK adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan atau instansi untuk memesan barang kebutuhan kantor seperti alat tulis, kertas, dan perlengkapan kantor lainnya. Dokumen ini berisi informasi mengenai jenis barang yang dipesan, jumlah, harga, dan keterangan lainnya yang diperlukan dalam proses pengadaan barang.
Fungsi dan Tujuan Surat Pesanan Barang ATK
Surat pesanan barang ATK memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang penting dalam proses pengadaan barang kebutuhan kantor, di antaranya:
- Sebagai bukti transaksi yang sah antara pihak penjual dan pembeli
- Memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan
- Mempermudah proses pengurusan administrasi dalam pengadaan barang
- Sebagai acuan dalam melakukan perbandingan harga dari beberapa penjual
- Menghindari adanya kesalahan dalam proses pengadaan barang
Format Surat Pesanan Barang ATK
Format surat pesanan barang ATK umumnya terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Header, berisi logo dan nama perusahaan atau instansi
- Alamat pengiriman, berisi alamat lengkap tempat barang akan dikirim
- Tanggal pemesanan, berisi tanggal pembuatan surat pesanan
- Nomor pesanan, berisi nomor urut dari surat pesanan
- Daftar barang, berisi jenis barang yang dipesan, jumlah, harga satuan, dan total harga
- Keterangan tambahan, berisi keterangan lain yang diperlukan dalam proses pengadaan barang
- Tanda tangan dan nama pengguna anggaran, berisi tanda tangan dan nama pengguna anggaran yang bertanggung jawab atas pengadaan barang
Contoh Surat Pesanan Barang ATK
Berikut adalah contoh surat pesanan barang ATK yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pesanan Barang ATK 1
Header
PT. XYZ
Jalan Raya ABC No. 123
Jakarta Selatan
Alamat Pengiriman
PT. XYZ
Jalan Raya ABC No. 123
Jakarta Selatan
Tanggal Pemesanan: 1 Juni 2021
Nomor Pesanan: 001/SPB-ATK/VI/2021
Daftar Barang
| No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ballpoint | 50 buah | Rp 2.500 | Rp 125.000 |
| 2 | Buku Tulis | 20 buah | Rp 10.000 | Rp 200.000 |
Keterangan Tambahan
Barang akan dikirimkan dalam waktu 3 hari kerja setelah pembayaran diterima.
Tanda Tangan dan Nama Pengguna Anggaran
……………………….
(Nama Pengguna Anggaran)
Contoh Surat Pesanan Barang ATK 2
Header
PT. ABC
Jalan Raya DEF No. 456
Surabaya
Alamat Pengiriman
PT. ABC
Jalan Raya DEF No. 456
Surabaya
Tanggal Pemesanan: 15 Juli 2021
Nomor Pesanan: 002/SPB-ATK/VII/2021
Daftar Barang
| No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pensil Warna | 30 buah | Rp 5.000 | Rp 150.000 |
| 2 | Amplop Surat | 100 buah | Rp 500 | Rp 50.000 |
| 3 | Stapler | 5 buah | Rp 25.000 | Rp 125.000 |
Keterangan Tambahan
Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ke rekening PT. ABC dengan nomor 1234567890 atas nama PT. ABC.
Tanda Tangan dan Nama Pengguna Anggaran
……………………….
(Nama Pengguna Anggaran)
FAQs
Beberapa pertanyaan umum seputar surat pesanan barang ATK adalah sebagai berikut:
Apa yang harus ada dalam surat pesanan barang ATK?
Dalam surat pesanan barang ATK harus terdapat informasi mengenai jenis barang yang dipesan, jumlah, harga satuan, dan total harga, serta keterangan tambahan yang diperlukan dalam proses pengadaan barang.
Apakah surat pesanan barang ATK harus ditandatangani?
Iya, surat pesanan barang ATK harus ditandatangani oleh pengguna anggaran yang bertanggung jawab atas pengadaan barang.
Berapa lama waktu pengiriman barang setelah pembayaran diterima?
Waktu pengiriman barang dapat bervariasi tergantung dari ketentuan yang disepakati antara pihak penjual dan pembeli. Namun, umumnya barang akan dikirimkan dalam waktu 1-3 hari kerja setelah pembayaran diterima.
Apakah surat pesanan barang ATK dapat digunakan sebagai bukti pembelian untuk keperluan perpajakan?
Iya, surat pesanan barang ATK dapat digunakan sebagai bukti pembelian untuk keperluan perpajakan.
Apakah surat pesanan barang ATK dapat digunakan untuk pengadaan barang selain ATK?
Tentu saja, surat pesanan barang dapat digunakan untuk pengadaan barang lain selain ATK, seperti komputer, peralatan kantor, dan sebagainya. Namun, format dan keterangan yang terdapat dalam surat pesanan dapat disesuaikan dengan jenis barang yang dipesan.
Apakah surat pesanan barang ATK harus dicetak atau dapat dibuat secara elektronik?
Surat pesanan barang ATK dapat dicetak atau dibuat secara elektronik, tergantung dari kebutuhan dan kebijakan perusahaan atau instansi.
Apakah surat pesanan barang ATK dapat digunakan untuk pengadaan barang dari luar negeri?
Tentu saja, surat pesanan barang dapat digunakan untuk pengadaan barang dari luar negeri. Namun, perlu diperhatikan bahwa terdapat per