Surat pinjam pakai gedung adalah surat yang digunakan untuk meminjam gedung atau fasilitas umum milik pemerintah atau swasta untuk kegiatan tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak yang membutuhkan gedung, seperti organisasi atau lembaga, dan ditujukan kepada pihak yang memiliki gedung atau fasilitas tersebut. Dalam surat ini, terdapat beberapa hal penting yang harus dicantumkan, seperti tujuan, tanggal, waktu, dan durasi penggunaan.
Fungsi Surat Pinjam Pakai Gedung
Surat pinjam pakai gedung memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
- Memudahkan pihak yang ingin meminjam gedung untuk melakukan pemesanan dan mendapatkan konfirmasi resmi dari pemilik gedung
- Menjaga keamanan dan kenyamanan para pengguna gedung, karena adanya aturan dan persyaratan yang harus dipenuhi
- Menjalin kerjasama dan hubungan yang baik antara pihak peminjam dan pemilik gedung
Tujuan Surat Pinjam Pakai Gedung
Tujuan utama dari surat pinjam pakai gedung adalah untuk meminta izin atau persetujuan dari pemilik gedung untuk menggunakan fasilitas yang dimilikinya. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk:
- Menjelaskan secara rinci tentang kegiatan yang akan dilakukan di gedung tersebut
- Menyampaikan informasi mengenai jumlah peserta dan durasi penggunaan gedung
- Menyampaikan permintaan untuk mendapatkan izin penggunaan fasilitas tambahan, seperti sound system atau proyektor
Format Surat Pinjam Pakai Gedung
Surat pinjam pakai gedung harus disusun dengan format yang jelas dan sistematis. Berikut ini adalah format yang umum digunakan:
- Header, mencantumkan nama dan alamat organisasi peminjam
- Tanggal surat
- Alamat pemilik gedung atau fasilitas
- Perihal, yaitu “Permohonan Pinjam Pakai Gedung”
- Isi surat, mencantumkan informasi mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal, waktu, dan durasi penggunaan, serta jumlah peserta dan fasilitas tambahan yang dibutuhkan
- Pernyataan kesediaan dari pihak pemilik gedung
- Tanda tangan dan cap dari pihak peminjam dan pemilik gedung
Contoh Surat Pinjam Pakai Gedung
Berikut ini adalah contoh surat pinjam pakai gedung yang bisa dijadikan referensi:
Contoh Surat Pinjam Pakai Gedung 1
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Gedung
Di Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dalam rangka peringatan hari ulang tahun organisasi kami, kami bermaksud untuk mengadakan acara syukuran pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 10 Agustus 2021
Waktu : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Gedung Serbaguna Graha Indah
Adapun jumlah peserta yang hadir sekitar 300 orang. Kami juga membutuhkan fasilitas tambahan berupa sound system dan proyektor untuk keperluan presentasi. Oleh karena itu, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk dapat meminjamkan gedung tersebut pada tanggal dan waktu tersebut di atas.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Organisasi XYZ
Contoh Surat Pinjam Pakai Gedung 2
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pemilik Gedung
Di Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Kami dari komunitas seni “Mawar Saron” bermaksud untuk menyelenggarakan acara pameran seni rupa pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 23 Oktober 2021
Waktu : 10.00 - 18.00 WIB
Tempat : Gedung Pusat Kebudayaan Indonesia
Adapun acara pameran ini akan diikuti oleh 50 seniman dari berbagai daerah di Indonesia dan akan dihadiri oleh sekitar 500 pengunjung. Kami juga membutuhkan fasilitas tambahan berupa kursi, meja, dan sound system untuk keperluan acara.
Kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk dapat meminjamkan gedung tersebut pada tanggal dan waktu tersebut di atas. Kami bersedia untuk membayar biaya sewa gedung sesuai dengan tarif yang berlaku.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Komunitas Seni Mawar Saron
FAQs
Apa yang harus dicantumkan dalam surat pinjam pakai gedung?
Dalam surat pinjam pakai gedung, harus dicantumkan informasi mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal, waktu, dan durasi penggunaan, serta jumlah peserta dan fasilitas tambahan yang dibutuhkan.
Siapa yang dapat meminjam gedung atau fasilitas umum?
Siapa pun dapat meminjam gedung atau fasilitas umum, asalkan memenuhi syarat dan persyaratan yang berlaku dari pihak pemilik gedung atau fasilitas tersebut.
Bagaimana cara membuat surat pinjam pakai gedung yang baik dan benar?
Untuk membuat surat pinjam pakai gedung yang baik dan benar, harus disusun dengan format yang jelas dan sistematis. Selain itu, pastikan mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal, waktu, dan durasi penggunaan, serta jumlah peserta dan fasilitas tambahan yang dibutuhkan.
Apakah ada biaya sewa untuk meminjam gedung atau fasilitas umum?
Ya, ada biaya sewa yang harus dibayar untuk meminjam gedung atau fasilitas umum. Besarnya biaya sewa tergantung dari tarif yang berlaku dari pihak pemilik gedung atau fasilitas tersebut.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik gedung?
Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik gedung bervariasi, tergantung dari kebijakan dan prosedur yang berlaku di masing-masing gedung atau fasilitas umum. Namun, sebaiknya permohonan diajukan beberapa minggu sebelum kegiatan dilakukan untuk memastikan ketersediaan gedung atau fasilitas tersebut.
Bagaimana jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama menggunakan gedung atau fasilitas umum?
Pihak peminjam bertanggung jawab penuh atas kerusakan atau kehilangan barang selama menggunakan gedung atau fasilitas umum. Oleh karena itu, sebaiknya pihak peminjam mengikuti aturan dan persyaratan yang berlaku, serta menjaga keamanan dan kenyamanan selama menggunakan gedung atau fasilitas tersebut.
Apakah surat pinjam pakai gedung dapat digunakan untuk kegiatan yang bersifat komersial?
Ya,