Sekarang ini, dengan segala aktivitas yang kita jalani, seringkali kita merasa kewalahan dengan tugas-tugas yang menumpuk. Kita merasa tidak sanggup menyelesaikannya dalam waktu yang ditentukan. Nah, untuk mengatasi masalah ini, kita bisa menggunakan surat postpone.
Pengertian Surat Postpone
Surat postpone adalah surat yang dibuat untuk menunda suatu tugas atau pekerjaan. Surat ini biasanya digunakan untuk memberi tahu pihak yang meminta atau pemberi tugas bahwa kita tidak bisa menyelesaikannya dalam waktu yang ditentukan.
Fungsi dan Tujuan Surat Postpone
Fungsi dari surat postpone adalah untuk menginformasikan pihak yang meminta atau pemberi tugas bahwa kita tidak bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Dengan surat ini, kita bisa meminta waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Sementara tujuan dari surat postpone adalah untuk menghindari konsekuensi yang mungkin akan terjadi jika kita tidak menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Dengan menunda tugas tersebut, kita bisa mempersiapkan diri dengan lebih baik dan menyelesaikan tugas tersebut dengan hasil yang lebih baik pula.
Format Surat Postpone
Untuk format surat postpone, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Header: Pada bagian header, kita harus mencantumkan nama, alamat, dan nomor telepon kita. Selain itu, kita juga harus mencantumkan tanggal dan nomor surat.
- Pembukaan: Pada bagian pembukaan, kita harus menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan dan tujuan dari surat tersebut.
- Isi Surat: Pada bagian isi surat, kita harus menjelaskan alasan mengapa kita tidak bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Kita juga harus meminta waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas tersebut dan menawarkan alternatif solusi jika memungkinkan.
- Penutup: Pada bagian penutup, kita harus mengucapkan terima kasih dan menegaskan bahwa kita siap untuk menyelesaikan tugas tersebut sesegera mungkin.
- Tanda Tangan: Pada bagian akhir, kita harus menandatangani surat tersebut.
Contoh Surat Postpone
Berikut adalah contoh surat postpone yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT ABCD
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Saya, John Doe, selaku karyawan PT XYZ, dengan ini mengajukan permohonan untuk menunda tugas yang telah diberikan kepada saya dalam proyek pengembangan aplikasi seluler.
Saya sangat menyadari bahwa tenggat waktu penyelesaian proyek ini adalah tanggal 31 Juli 2021. Namun, karena beberapa kendala teknis dan keadaan yang tidak bisa diprediksi, saya memohon waktu tambahan selama satu minggu untuk menyelesaikan proyek ini.
Saya akan terus bekerja dengan sekuat tenaga dan berkomitmen untuk menyelesaikan proyek ini dalam waktu yang telah ditentukan. Saya berharap permohonan ini bisa dipertimbangkan dengan baik dan bisa diberikan persetujuan.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu Pimpinan.
Hormat saya,
John Doe
Contoh 2:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dosen Wali
Universitas ABCD
Jakarta
Dengan hormat,
Saya, Jane Doe, selaku mahasiswa semester 5 Program Studi Teknik Informatika Universitas ABCD, dengan ini mengajukan permohonan untuk menunda pengumpulan tugas akhir yang telah diberikan kepada saya dalam mata kuliah Pemrograman Web.
Saya sangat menyadari bahwa tenggat waktu pengumpulan tugas akhir ini adalah tanggal 31 Juli 2021. Namun, karena beberapa alasan pribadi dan kesibukan lainnya, saya memohon waktu tambahan selama satu minggu untuk menyelesaikan tugas ini.
Saya akan terus bekerja dengan sekuat tenaga dan berkomitmen untuk menyelesaikan tugas akhir ini dalam waktu yang telah ditentukan. Saya berharap permohonan ini bisa dipertimbangkan dengan baik dan bisa diberikan persetujuan.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu Dosen Wali.
Hormat saya,
Jane Doe
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan tentang surat postpone:
- Apa bedanya surat postpone dengan surat permohonan?
Surat postpone adalah surat yang digunakan untuk menunda tugas atau pekerjaan yang telah diberikan kepada kita. Sedangkan surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk memohon sesuatu, seperti permohonan beasiswa atau permohonan cuti.
- Kapan sebaiknya saya menggunakan surat postpone?
Anda sebaiknya menggunakan surat postpone ketika Anda merasa tidak bisa menyelesaikan tugas atau pekerjaan yang telah diberikan kepada Anda dalam waktu yang ditentukan. Dengan surat postpone, Anda bisa meminta waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
- Bagaimana cara membuat surat postpone yang baik dan benar?
Untuk membuat surat postpone yang baik dan benar, Anda harus memperhatikan format surat tersebut. Selain itu, Anda juga harus menjelaskan alasan mengapa Anda tidak bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan dan menawarkan alternatif solusi jika memungkinkan.
Kesimpulan
Surat postpone adalah cara mudah untuk menunda tugas atau pekerjaan yang menumpuk. Dengan surat ini, kita bisa meminta waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas tersebut dan menghindari konsekuensi yang mungkin akan terjadi jika kita tidak menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan. Untuk membuat surat postpone yang baik dan benar, kita harus memperhatikan format surat tersebut dan menjelaskan alasan mengapa kita tidak bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu yang ditentukan.