Banyak orang mungkin belum terlalu familiar dengan istilah “surat pribadi resmi dinas”. Namun, sebenarnya jenis surat ini cukup penting dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Pada dasarnya, surat pribadi resmi dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau dinas yang bersifat pribadi atau tidak resmi, namun tetap memenuhi unsur-unsur resmi seperti surat dinas pada umumnya. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai surat pribadi resmi dinas.
Pengertian Surat Pribadi Resmi Dinas
Surat pribadi resmi dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau dinas yang bersifat pribadi atau tidak resmi, namun tetap memenuhi unsur-unsur resmi seperti surat dinas pada umumnya. Dalam hal ini, surat pribadi resmi dinas lebih bersifat informal jika dibandingkan dengan surat dinas resmi biasa, namun tetap memiliki format dan etika yang harus dipatuhi.
Fungsi dan Tujuan Surat Pribadi Resmi Dinas
Fungsi utama dari surat pribadi resmi dinas adalah untuk memfasilitasi komunikasi bisnis atau dinas yang bersifat pribadi atau tidak resmi. Dalam hal ini, surat pribadi resmi dinas sering digunakan untuk mengirimkan pesan-pesan yang lebih santai atau informal antara rekan bisnis atau kolega kerja. Tujuan utama dari surat pribadi resmi dinas adalah untuk mempererat hubungan antar rekan bisnis atau kolega kerja, sehingga dapat memudahkan dalam menjalin kerjasama yang lebih baik di masa mendatang.
Format Surat Pribadi Resmi Dinas
Sama seperti surat dinas pada umumnya, surat pribadi resmi dinas juga memiliki format yang harus dipatuhi. Berikut ini adalah contoh format surat pribadi resmi dinas:
- Header surat, berisi logo perusahaan atau instansi, alamat surat, tanggal surat, nomor surat, dan kepada siapa surat tersebut ditujukan.
- Salutasi, berisi ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
- Tutup surat, berisi ucapan penutup seperti “Sekian dan terima kasih.”
- Tanda tangan, berisi tanda tangan pengirim surat.
- Lampiran, jika ada.
Contoh Surat Pribadi Resmi Dinas
Berikut ini adalah dua contoh surat pribadi resmi dinas yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Pribadi Resmi Dinas 1
PT. ABC Jalan Raya No. 123 Jakarta Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur XYZ Jalan Sudirman No. 456 Jakarta Assalamu’alaikum Wr. Wb. Dalam rangka memperkuat hubungan bisnis antara PT. ABC dan perusahaan Bapak/Ibu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara gathering yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal: Jumat, 10 Desember 2021 Waktu: 18.00 - 21.00 WIB Tempat: Hotel Grand Hyatt Jakarta Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir dan bersama-sama memperkuat hubungan bisnis yang sudah terjalin antara perusahaan kami. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Hormat kami, [ Tanda tangan ] Dewi Sari
Contoh Surat Pribadi Resmi Dinas 2
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jalan Jenderal Sudirman No. 1 Jakarta Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala SMA Negeri 1 Jalan Merdeka No. 2 Bandung Dengan hormat, Sehubungan dengan penerbitan buku pelajaran baru untuk tingkat SMA, kami ingin mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara peluncuran buku tersebut yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal: Sabtu, 11 Desember 2021 Waktu: 10.00 - 12.00 WIB Tempat: Aula SMA Negeri 1 Bandung Acara ini akan dihadiri oleh para pakar pendidikan dan juga penulis buku pelajaran yang akan memberikan presentasi mengenai isi dan manfaat buku tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir dan memberikan dukungan agar program penerbitan buku pelajaran baru ini dapat berjalan dengan baik. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Hormat kami, [ Tanda tangan ] Budi Santoso
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat pribadi resmi dinas:
- Apa bedanya surat pribadi resmi dinas dengan surat dinas pada umumnya?
Surat pribadi resmi dinas lebih bersifat informal jika dibandingkan dengan surat dinas resmi biasa, namun tetap memiliki format dan etika yang harus dipatuhi.
- Untuk apa surat pribadi resmi dinas digunakan?
Surat pribadi resmi dinas digunakan untuk keperluan bisnis atau dinas yang bersifat pribadi atau tidak resmi.
- Apa saja unsur-unsur yang harus ada dalam surat pribadi resmi dinas?
Unsur-unsur yang harus ada dalam surat pribadi resmi dinas antara lain header surat, salutasi, isi surat, tutup surat, tanda tangan, dan lampiran (jika ada).
- Apakah surat pribadi resmi dinas harus menggunakan bahasa formal?
Meskipun bersifat pribadi atau tidak resmi, namun surat pribadi resmi dinas tetap harus menggunakan bahasa formal.
- Bagaimana cara menulis surat pribadi resmi dinas yang baik dan benar?
Untuk menulis surat pribadi resmi dinas yang baik dan benar, perhatikan format dan etika yang harus dipatuhi, gunakan bahasa formal, dan sampaikan pesan dengan jelas dan singkat.
Kesimpulan
Surat pribadi resmi dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau dinas yang bersifat pribadi atau tidak resmi, namun tetap memenuhi unsur-unsur resmi seperti surat dinas pada umumnya. Meskipun bersifat informal, surat pribadi resmi dinas tetap harus menggunakan format dan etika yang harus dipatuhi. Dengan mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat pribadi resmi dinas, diharapkan dapat memudahkan dalam menyusun surat pribadi resmi dinas yang baik dan benar.