Jika kamu adalah seorang pengusaha atau pebisnis, pasti kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah surat proforma invoice. Surat ini adalah alat yang sangat berguna untuk mengirimkan tagihan dengan jelas dan terperinci. Namun, tidak semua orang tahu apa itu surat proforma invoice, apa fungsi dan tujuannya, bagaimana formatnya, dan bagaimana contoh surat proforma invoice yang baik. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas semua hal yang perlu kamu ketahui tentang surat proforma invoice.

Pengertian Surat Proforma Invoice

Surat proforma invoice adalah dokumen tagihan yang digunakan untuk memberikan informasi kepada pembeli tentang harga, jumlah, dan jenis barang atau jasa yang akan dibeli. Surat ini biasanya digunakan sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan, dan berfungsi sebagai kontrak sementara antara penjual dan pembeli.

Fungsi dan Tujuan Surat Proforma Invoice

Surat proforma invoice memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang penting, di antaranya:

  • Memberikan informasi yang jelas dan terperinci tentang barang atau jasa yang akan dibeli oleh pembeli.
  • Memberikan informasi tentang jumlah dan harga barang atau jasa.
  • Memberikan informasi tentang metode pembayaran dan syarat-syarat pembayaran.
  • Sebagai kontrak sementara antara penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan.
  • Memudahkan proses pengiriman barang atau jasa karena informasi yang jelas dan terperinci.

Format Surat Proforma Invoice

Format surat proforma invoice sebenarnya cukup fleksibel, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan penjual dan pembeli. Namun, ada beberapa informasi yang harus ada dalam surat proforma invoice, di antaranya:

  • Nama dan alamat penjual dan pembeli
  • Tanggal surat proforma invoice
  • Nomor surat proforma invoice
  • Deskripsi barang atau jasa yang dibeli
  • Jumlah barang atau jasa yang dibeli
  • Harga satuan barang atau jasa
  • Total harga barang atau jasa
  • Metode pembayaran
  • Syarat-syarat pembayaran
  • Tanda tangan penjual dan pembeli

Contoh Surat Proforma Invoice

Berikut ini adalah contoh surat proforma invoice yang baik:

Contoh Surat Proforma Invoice #1

Penjual:

Nama: PT. ABC

Alamat: Jl. Sudirman No. 123, Jakarta

Telp: (021) 1234567

Pembeli:

Nama: PT. XYZ

Alamat: Jl. Thamrin No. 456, Jakarta

Telp: (021) 7654321

Surat Proforma Invoice #123

Tanggal: 1 Januari 2022

Deskripsi Barang:

1. Laptop ASUS ROG Strix G15

Jumlah: 5 unit

Harga Satuan: Rp 25.000.000

Total Harga: Rp 125.000.000

Metode Pembayaran:

Transfer Bank

Syarat-syarat Pembayaran:

Pembayaran harus dilakukan dalam waktu 7 hari setelah barang diterima.

Tanda Tangan:

PT. ABC

Tanda Tangan: ___________________________

PT. XYZ

Tanda Tangan: ___________________________

Contoh Surat Proforma Invoice #2

Penjual:

Nama: CV. Hijau

Alamat: Jl. Merdeka No. 789, Surabaya

Telp: (031) 9876543

Pembeli:

Nama: PT. Biru

Alamat: Jl. Asia Afrika No. 321, Bandung

Telp: (022) 1234567

Surat Proforma Invoice #456

Tanggal: 1 Februari 2022

Deskripsi Barang:

1. Baju Wanita

Jumlah: 50 pcs

Harga Satuan: Rp 100.000

Total Harga: Rp 5.000.000

2. Baju Pria

Jumlah: 50 pcs

Harga Satuan: Rp 100.000

Total Harga: Rp 5.000.000

Metode Pembayaran:

Cash On Delivery

Syarat-syarat Pembayaran:

Pembayaran dilakukan saat barang diterima.

Tanda Tangan:

CV. Hijau

Tanda Tangan: ___________________________

PT. Biru

Tanda Tangan: ___________________________

FAQs

1. Apa bedanya antara surat proforma invoice dan faktur pajak?

Surat proforma invoice berfungsi sebagai kontrak sementara antara penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan, sedangkan faktur pajak berfungsi sebagai bukti pembayaran pajak atas transaksi tersebut.

2. Apa yang harus saya lakukan jika ada kesalahan dalam surat proforma invoice?

Anda harus segera menghubungi penjual dan meminta perbaikan surat proforma invoice. Jangan mengirimkan barang atau membayar tagihan sebelum surat proforma invoice diperbaiki.

3. Apakah surat proforma invoice diperlukan untuk transaksi internasional?

Ya, surat proforma invoice sangat penting untuk transaksi internasional karena memudahkan proses pengiriman barang atau jasa dan meminimalkan risiko pembayaran yang salah.

Kesimpulan

Dengan memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat proforma invoice yang baik, kamu dapat mengirimkan tagihan dengan jelas dan terperinci kepada pembeli. Surat proforma invoice sangat penting untuk meminimalkan risiko pembayaran yang salah dan memudahkan proses pengiriman barang atau jasa. Oleh karena itu, pastikan kamu membuat surat proforma invoice yang baik dan benar sebelum melakukan transaksi dengan pembeli.