Saat bekerja, tentunya kita ingin mencapai hasil yang maksimal. Salah satu cara untuk mencapai itu adalah dengan membuat rencana kerja yang terstruktur dan terorganisir. Rencana kerja ini biasa disebut dengan surat promes. Apa itu surat promes? Bagaimana cara membuatnya? Dan apa manfaatnya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Pengertian Surat Promes
Surat promes atau promosi dalam bahasa Inggris adalah sebuah dokumen yang berisi rencana kerja dan target yang ingin dicapai. Biasanya surat promes dibuat oleh karyawan pada awal tahun atau awal periode kerja. Surat promes ini berisi rencana kerja yang dibuat oleh karyawan, serta target yang ingin dicapai dalam periode kerja tersebut.
Fungsi Surat Promes
Surat promes memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:
- Sebagai pedoman kerja
- Sebagai alat evaluasi kinerja
- Sebagai sarana komunikasi antara karyawan dan atasan
Dengan adanya surat promes, karyawan memiliki pedoman untuk bekerja. Selain itu, surat promes juga digunakan sebagai alat evaluasi kinerja. Atasan bisa melihat sejauh mana karyawan berhasil mencapai target yang telah ditentukan dalam surat promes. Surat promes juga menjadi sarana komunikasi antara karyawan dan atasan. Karyawan bisa menyampaikan rencana kerjanya, serta target yang ingin dicapai dalam periode kerja tersebut.
Tujuan Surat Promes
Tujuan dari surat promes adalah agar karyawan memiliki rencana kerja yang terstruktur dan terorganisir. Selain itu, surat promes juga bertujuan untuk:
- Memudahkan karyawan dalam mencapai target yang telah ditentukan
- Memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik
- Menjadikan karyawan lebih fokus dan produktif
Dengan adanya surat promes, karyawan akan lebih mudah dalam mencapai target yang telah ditentukan. Selain itu, surat promes juga bisa memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik. Karyawan akan merasa diuji dan tertantang untuk mencapai target yang telah ditetapkan dalam surat promes. Selain itu, surat promes juga bisa membuat karyawan lebih fokus dan produktif dalam bekerja.
Format Surat Promes
Format surat promes biasanya terdiri dari beberapa bagian, di antaranya adalah:
- Identitas karyawan
- Visi dan misi perusahaan
- Rencana kerja
- Target yang ingin dicapai
- Jadwal kerja
Identitas karyawan mencakup nama karyawan, posisi, dan departemen. Visi dan misi perusahaan menjelaskan tentang tujuan perusahaan dalam jangka panjang. Rencana kerja mencakup aktivitas yang akan dilakukan oleh karyawan dalam periode kerja tersebut. Target yang ingin dicapai bisa berupa target kuantitatif maupun kualitatif. Jadwal kerja mencakup waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Contoh Surat Promes
Berikut adalah contoh surat promes yang bisa dijadikan referensi:
Contoh 1
Identitas karyawan:
Nama: Sarah
Posisi: Marketing
Departemen: Sales
Visi dan misi perusahaan:
Menjadi perusahaan terkemuka dalam bidang teknologi dan informasi.
Rencana kerja:
1. Meningkatkan penjualan produk baru sebanyak 30%
2. Meningkatkan brand awareness melalui media sosial
3. Menjalin kerjasama dengan 5 perusahaan besar dalam bidang teknologi
Target yang ingin dicapai:
1. Meningkatkan penjualan produk baru sebanyak 30% dalam 3 bulan
2. Meningkatkan jumlah follower di media sosial sebanyak 50% dalam 6 bulan
3. Menjalin kerjasama dengan 5 perusahaan besar dalam bidang teknologi dalam 1 tahun
Jadwal kerja:
1. Meningkatkan penjualan produk baru sebanyak 10% setiap bulan selama 3 bulan
2. Meningkatkan jumlah follower di media sosial sebanyak 10% setiap bulan selama 6 bulan
3. Melakukan presentasi produk kepada 10 perusahaan besar setiap bulan selama 1 tahun
Contoh 2
Identitas karyawan:
Nama: Budi
Posisi: Programmer
Departemen: IT
Visi dan misi perusahaan:
Menjadi perusahaan terdepan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi.
Rencana kerja:
1. Memperbaiki sistem keamanan aplikasi
2. Meningkatkan performa aplikasi
3. Menambah fitur baru pada aplikasi
Target yang ingin dicapai:
1. Meningkatkan keamanan aplikasi sebanyak 30% dalam 3 bulan
2. Meningkatkan performa aplikasi sebanyak 50% dalam 6 bulan
3. Menambah fitur baru pada aplikasi dalam 1 tahun
Jadwal kerja:
1. Memperbaiki sistem keamanan aplikasi setiap bulan selama 3 bulan
2. Memperbaiki performa aplikasi setiap bulan selama 6 bulan
3. Membuat fitur baru pada aplikasi setiap bulan selama 1 tahun
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat promes:
1. Apa bedanya surat promes dengan rencana kerja?
Surat promes lebih terstruktur dan terorganisir daripada rencana kerja. Surat promes mencakup identitas karyawan, visi dan misi perusahaan, rencana kerja, target yang ingin dicapai, dan jadwal kerja. Sedangkan rencana kerja hanya mencakup aktivitas yang akan dilakukan oleh karyawan dalam periode kerja tersebut.
2. Apakah surat promes harus dibuat oleh semua karyawan?
Tidak harus. Biasanya surat promes dibuat oleh karyawan yang memiliki target yang jelas dan dapat diukur. Misalnya karyawan di departemen sales atau marketing.
3. Apa manfaat dari surat promes?
Surat promes memiliki beberapa manfaat, di antaranya adalah sebagai pedoman kerja, alat evaluasi kinerja, dan sarana komunikasi antara karyawan dan atasan. Selain itu, surat promes juga bisa memudahkan karyawan dalam mencapai target yang telah ditentukan, memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik, dan menjadikan karyawan lebih fokus dan produktif.
4. Apakah surat promes harus diikuti?
Iya, surat promes harus diikuti oleh karyawan. Surat promes merupakan salah satu tolak ukur kinerja karyawan. Jika karyawan tidak mencapai target yang telah ditentukan dalam surat promes, maka karyawan tersebut bisa dikenakan sanksi atau bahkan dipecat.
5. Bagaimana cara mengevaluasi surat promes?
Surat promes bisa dievaluasi dengan melihat sejauh mana karyawan berhasil mencapai target yang telah ditentukan dalam surat promes. Evaluasi bisa dilakukan secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap 3 bulan. Selain itu, atasan juga bisa memberikan feedback kepada karyawan mengenai kinerjanya.
Kesimpulan
Surat promes adalah sebuah dok