Setiap bisnis pasti memiliki alur transaksi yang harus dijalankan. Salah satu transaksi yang sering terjadi dalam bisnis adalah pembelian barang atau jasa. Saat melakukan pembelian, terdapat satu dokumen yang penting untuk dibuat, yaitu surat purchase order. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, serta contoh surat purchase order yang dapat membantu Anda dalam membuatnya.

Pengertian Surat Purchase Order

Surat purchase order (PO) adalah surat pesanan pembelian barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli untuk supplier. Surat ini berisi informasi mengenai jenis barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, serta waktu pengiriman. Surat PO biasanya digunakan untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa, serta membantu dalam pengaturan keuangan dan persediaan barang.

Fungsi dan Tujuan Surat Purchase Order

Surat PO memiliki beberapa fungsi dan tujuan dalam bisnis, antara lain:

  1. Memberikan informasi yang jelas mengenai barang atau jasa yang dibeli.
  2. Menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa.
  3. Memudahkan dalam pengaturan keuangan dan persediaan barang.
  4. Memastikan bahwa supplier mengetahui persyaratan yang harus dipenuhi.
  5. Memudahkan dalam proses audit dan pengendalian persediaan barang.

Format Surat Purchase Order

Surat PO harus memuat informasi yang jelas dan lengkap mengenai barang atau jasa yang dibeli. Berikut ini format surat PO yang umum digunakan:

  1. Nomor PO: nomor identifikasi surat PO.
  2. Tanggal: tanggal pembuatan surat PO.
  3. Nama dan alamat supplier: informasi mengenai supplier yang akan menerima surat PO.
  4. Nama dan alamat pembeli: informasi mengenai pembeli yang membuat surat PO.
  5. Deskripsi barang atau jasa: informasi mengenai jenis barang atau jasa yang dibeli.
  6. Jumlah: jumlah barang atau jasa yang dibeli.
  7. Harga: harga per unit barang atau jasa.
  8. Total harga: jumlah keseluruhan yang harus dibayarkan.
  9. Waktu pengiriman: waktu pengiriman barang atau jasa.
  10. Syarat dan ketentuan: informasi mengenai syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh supplier.

Contoh Surat Purchase Order

Berikut ini adalah contoh surat PO untuk pembelian barang:

Contoh 1

Nomor PO: 001
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada: PT ABC
Alamat: Jl. Sudirman No. 123
Dari: PT XYZ
Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 456
Deskripsi barang: 100 unit laptop ASUS
Jumlah: 100
Harga: Rp 10.000.000 per unit
Total harga: Rp 1.000.000.000
Waktu pengiriman: 7 hari kerja
Syarat dan ketentuan: Pembayaran dilakukan setelah barang diterima dan dinyatakan sesuai dengan pesanan.

Berikut ini adalah contoh surat PO untuk pembelian jasa:

Contoh 2

Nomor PO: 002
Tanggal: 1 Februari 2022
Kepada: PT ABC
Alamat: Jl. Sudirman No. 123
Dari: PT XYZ
Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 456
Deskripsi jasa: Jasa pemasangan 100 unit CCTV
Jumlah: 100
Harga: Rp 5.000.000 per unit
Total harga: Rp 500.000.000
Waktu pengiriman: 14 hari kerja
Syarat dan ketentuan: Pembayaran dilakukan setelah jasa selesai dikerjakan dan dinyatakan sesuai dengan pesanan.

FAQs Mengenai Surat Purchase Order

1. Apa bedanya surat PO dengan faktur?

Surat PO adalah surat pesanan pembelian barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli kepada supplier. Sedangkan faktur adalah surat pernyataan dari supplier yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang telah dikirimkan, jumlah, harga, serta waktu pembayaran.

2. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan dalam surat PO?

Jika terjadi kesalahan dalam surat PO, segera hubungi supplier dan minta perubahan atau pembatalan surat PO. Pastikan juga untuk membuat surat PO yang baru dengan informasi yang benar.

3. Apa yang harus dilakukan jika supplier tidak memenuhi persyaratan dalam surat PO?

Jika supplier tidak memenuhi persyaratan dalam surat PO, segera hubungi supplier dan minta penyelesaian masalah. Jika tidak ada penyelesaian yang memuaskan, Anda dapat mengambil tindakan hukum atau mencari supplier lain yang lebih dapat dipercaya.

4. Apa yang harus dilakukan jika barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan surat PO?

Jika barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan surat PO, segera hubungi supplier dan minta penggantian atau pengembalian barang. Jangan lupa untuk membuat laporan mengenai masalah tersebut.

5. Apakah surat PO harus dibuat dalam bentuk tertulis?

Idealnya, surat PO harus dibuat dalam bentuk tertulis untuk menghindari kesalahan dalam informasi barang atau jasa yang dibeli. Namun, terdapat juga surat PO elektronik yang sah dan diakui secara hukum.

Kesimpulan

Surat purchase order adalah surat pesanan pembelian barang atau jasa yang penting dalam bisnis. Surat PO membantu dalam menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa, serta membantu dalam pengaturan keuangan dan persediaan barang. Dalam membuat surat PO, pastikan untuk memuat informasi yang jelas dan lengkap mengenai barang atau jasa yang dibeli, serta syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh supplier.