Surat Quotation Letter: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Dan Contoh

Ketika menjalankan bisnis, seringkali kita harus membuat surat penawaran harga atau quotation letter. Surat ini digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai harga dan persyaratan lainnya kepada klien atau pihak yang meminta penawaran harga. Surat penawaran harga sangat penting karena bisa memengaruhi keputusan klien untuk memilih produk atau jasa yang ditawarkan.

Pengertian Surat Quotation Letter

Surat Quotation Letter atau surat penawaran harga adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau individu untuk memberikan penjelasan mengenai harga suatu produk atau jasa. Surat ini biasanya dibuat sebagai tindak lanjut dari permintaan penawaran harga dari klien atau pihak yang membutuhkan produk atau jasa yang ditawarkan.

Fungsi Surat Quotation Letter

Surat penawaran harga memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Memberikan informasi mengenai harga suatu produk atau jasa
• Memberikan penjelasan mengenai persyaratan pembelian atau penggunaan produk atau jasa
• Menjelaskan keuntungan dan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan
• Menjalin hubungan baik antara perusahaan dan klien
• Memperkuat citra perusahaan di mata klien

Tujuan Surat Quotation Letter

Tujuan dari surat penawaran harga adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk meyakinkan klien bahwa produk atau jasa yang ditawarkan adalah yang terbaik dan layak untuk dibeli atau digunakan.

Format Surat Quotation Letter

Surat penawaran harga umumnya memiliki format yang sama dengan surat bisnis pada umumnya. Format tersebut meliputi:

• Header, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
• Tanggal pembuatan surat
• Nama dan alamat klien
• Salutation, berisi ucapan salam dan nama klien
• Inti surat, berisi penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, harga, persyaratan pembelian, dan keuntungan yang didapatkan jika membeli produk atau jasa tersebut
• Penutup, berisi ucapan terima kasih atas kepercayaan klien dan harapan untuk dapat bekerja sama di masa depan
• Tanda tangan dan nama perusahaan

Contoh Surat Quotation Letter

Berikut adalah contoh surat penawaran harga yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

PT. ABC
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]
Tanggal: 5 Juni 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 20
Jakarta 67890

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Dengan hormat,

Kami dari PT. ABC ingin menawarkan produk-produk terbaru kami kepada Bapak/Ibu. Produk-produk kami terdiri dari berbagai jenis elektronik seperti laptop, smartphone, dan kamera. Produk-produk kami memiliki kualitas yang baik dan harga yang kompetitif.

Berikut adalah daftar harga produk-produk kami:

Kami juga memberikan diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar. Selain itu, kami memberikan garansi untuk produk-produk kami.

Jika Bapak/Ibu berminat untuk membeli produk-produk kami, silakan hubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di atas. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat bekerja sama di masa depan.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Hormat kami,
PT. ABC

Contoh 2:

CV. DEF
Jl. Ahmad Yani No. 15
Surabaya 54321
Telp. (031) 987654
Email: [email protected]
Tanggal: 8 Juni 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
PT. GHI
Jl. Gatot Subroto No. 25
Surabaya 67890

Dear Bapak/Ibu,
We would like to offer our products to your company. Our products consist of various types of office equipment such as printers, scanners, and copiers. Our products have good quality and competitive prices.

Here is the price list of our products:

We also provide special discounts for bulk purchases. In addition, we provide a warranty for our products.

If you are interested in buying our products, please contact us via the phone number or email listed above. Thank you for your attention and we hope to work together in the future.

Best regards,
CV. DEF

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat penawaran harga:

Apa bedanya surat penawaran harga dengan invoice?

Surat penawaran harga adalah surat yang digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai harga suatu produk atau jasa sebelum adanya transaksi pembelian. Sementara itu, invoice adalah surat yang dibuat setelah terjadi transaksi pembelian, berisi rincian harga dan jumlah barang yang telah dibeli serta instruksi pembayaran.

Apakah surat penawaran harga selalu dibuat dalam bentuk tertulis?

Surat penawaran harga tidak selalu harus dibuat dalam bentuk tertulis. Surat penawaran harga dapat dibuat secara lisan atau melalui media elektronik seperti email atau pesan singkat. Namun, untuk keperluan bisnis, sebaiknya surat penawaran harga dibuat dalam bentuk tertulis untuk memudahkan proses dokumentasi dan verifikasi.

Bagaimana cara menentukan harga yang tepat dalam surat penawaran harga?

Untuk menentukan harga yang tepat dalam surat penawaran harga, perusahaan harus melakukan riset pasar dan mengetahui harga-harga yang ditawarkan oleh pesaing. Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya produksi, biaya operasional, dan keuntungan yang diinginkan. Harga yang ditawarkan harus sesuai dengan kualitas dan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan.