Siapa yang tidak suka mendapat penawaran harga yang menarik? Apalagi jika Anda sedang mencari barang atau jasa untuk keperluan bisnis. Salah satu cara untuk mendapatkan penawaran harga yang terbaik adalah dengan meminta surat quotation dari penyedia barang atau jasa. Apa itu surat quotation? Berikut penjelasannya.

Pengertian Surat Quotation

Surat quotation adalah surat penawaran harga dari suatu perusahaan atau individu yang menawarkan barang atau jasa. Isi surat ini berisi rincian harga, jumlah barang atau jasa yang ditawarkan, dan ketentuan lainnya yang perlu diketahui oleh calon pembeli. Surat quotation biasanya digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan atau instansi pemerintah.

Fungsi Surat Quotation

Fungsi surat quotation sangat penting dalam proses bisnis. Beberapa di antaranya adalah:

  • Sebagai alat untuk membandingkan harga dan kualitas barang atau jasa yang ditawarkan oleh beberapa penyedia.
  • Sebagai alat untuk melakukan negosiasi harga dengan penyedia barang atau jasa.
  • Sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antara pembeli dan penyedia barang atau jasa.

Tujuan Surat Quotation

Tujuan utama dari surat quotation adalah untuk memberikan informasi harga dan rincian produk atau jasa yang ditawarkan. Selain itu, surat quotation juga bertujuan untuk:

  • Membuat calon pembeli tertarik dengan penawaran yang diberikan.
  • Memberikan gambaran tentang kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.
  • Mendorong calon pembeli untuk melakukan pembelian atau kerjasama dengan penyedia barang atau jasa.

Format Surat Quotation

Format surat quotation dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan atau individu yang membuatnya. Namun, umumnya format surat quotation terdiri dari:

  1. Header, berisi logo dan nama perusahaan atau individu yang membuat surat.
  2. Alamat dan kontak perusahaan atau individu.
  3. Alamat dan kontak calon pembeli.
  4. Tanggal pembuatan surat.
  5. Nomor surat.
  6. Perihal, yaitu penawaran harga barang atau jasa.
  7. Isi surat, berisi rincian harga, jumlah barang atau jasa yang ditawarkan, dan ketentuan lainnya.
  8. Tanda tangan dan nama dari penyedia barang atau jasa.

Contoh Surat Quotation

Berikut adalah contoh surat quotation yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Surabaya, 23 Agustus 2021

No. Surat: 001/SP/2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan

PT. ABC

Jalan Raya Jakarta No. 123

Jakarta

Dengan Hormat,

Dalam rangka pengadaan komputer untuk keperluan kantor, kami dari PT. XYZ ingin menawarkan harga sebagai berikut:

  • Komputer desktop Acer Aspire 3 seharga Rp 8.500.000,-/unit
  • Komputer laptop Asus VivoBook seharga Rp 10.000.000,-/unit

Untuk jumlah dan spesifikasi produk dapat disesuaikan dengan kebutuhan Bapak/Ibu. Harga di atas belum termasuk PPN 10% dan biaya pengiriman.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami siap melakukan negosiasi harga jika dianggap perlu.

Hormat kami,

PT. XYZ

Ttd

Nama dan jabatan

Contoh 2

Jakarta, 25 Agustus 2021

No. Surat: 002/SP/2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan

PT. DEF

Jalan Raya Surabaya No. 456

Surabaya

Dengan Hormat,

Terima kasih atas permintaan penawaran dari Bapak/Ibu. Kami dari PT. GHI siap menawarkan harga produk kami sebagai berikut:

  • Printer HP Deskjet seharga Rp 750.000,-/unit
  • Scanner Canon CanoScan seharga Rp 1.500.000,-/unit

Untuk jumlah dan spesifikasi produk dapat disesuaikan dengan kebutuhan Bapak/Ibu. Harga di atas belum termasuk PPN 10% dan biaya pengiriman.

Harap diperhatikan bahwa harga tersebut berlaku selama 30 hari dan kami siap melakukan negosiasi harga jika dianggap perlu.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat bekerja sama dengan PT. DEF.

Hormat kami,

PT. GHI

Ttd

Nama dan jabatan

FAQs

  • Apakah surat quotation harus berisi rincian harga?

Ya, surat quotation harus berisi rincian harga agar calon pembeli dapat membandingkan dengan penyedia lainnya.

  • Berapa lama masa berlaku surat quotation?

Masa berlaku surat quotation dapat bervariasi tergantung pada kesepakatan antara penyedia dan calon pembeli. Namun, umumnya masa berlaku surat quotation adalah 30 hari.

  • Apakah surat quotation harus ditandatangani?

Ya, surat quotation harus ditandatangani oleh penyedia barang atau jasa agar memiliki kekuatan hukum jika terjadi perselisihan nantinya.

Kesimpulan

Surat quotation adalah alat yang penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan atau instansi pemerintah. Dengan adanya surat quotation, calon pembeli dapat membandingkan harga dan kualitas barang atau jasa yang ditawarkan oleh beberapa penyedia. Format surat quotation dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan atau individu yang membuatnya. Namun, umumnya format surat quotation terdiri dari header, alamat dan kontak perusahaan atau individu, alamat dan kontak calon pembeli, tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, isi surat, dan tanda tangan dan nama dari penyedia barang atau jasa.