Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan surat rapat perusahaan. Surat tersebut adalah salah satu dokumen penting dalam sebuah perusahaan. Namun, apa sebenarnya pengertian surat rapat perusahaan? Bagaimana fungsi dan tujuannya? Bagaimana formatnya? Dan apa saja contoh surat rapat perusahaan yang bisa Anda gunakan sebagai referensi? Simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Surat Rapat Perusahaan

Surat rapat perusahaan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan untuk mengundang para anggota rapat, baik itu rapat internal maupun eksternal. Dalam surat tersebut, terdapat informasi mengenai waktu, tempat, dan agenda rapat yang akan dilaksanakan. Surat rapat perusahaan juga bisa digunakan untuk mengumumkan hasil rapat yang telah dilaksanakan.

Fungsi dan Tujuan Surat Rapat Perusahaan

Surat rapat perusahaan memiliki berbagai fungsi dan tujuan yang sangat penting, di antaranya:

  • Sebagai ajakan atau undangan rapat
  • Sebagai pengumuman hasil rapat
  • Sebagai bukti bahwa rapat telah diadakan
  • Sebagai informasi tentang keputusan yang diambil dalam rapat
  • Sebagai sarana komunikasi antara perusahaan dengan anggota rapat

Dengan fungsi dan tujuan tersebut, maka surat rapat perusahaan menjadi salah satu dokumen yang sangat penting dalam menjalankan roda perusahaan. Dari surat tersebut, anggota rapat bisa mengetahui agenda rapat yang akan dijalankan, serta hasil keputusan yang telah diambil dalam rapat tersebut.

Format Surat Rapat Perusahaan

Format surat rapat perusahaan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Namun, agar lebih mudah dipahami, berikut ini adalah contoh format surat rapat perusahaan yang bisa Anda gunakan:

Header:

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[No. Telp/Fax Perusahaan]
[Email Perusahaan]

Perihal: Undangan Rapat/Hasil Rapat

Kepada:
[Nama Anggota Rapat]
[Jabatan Anggota Rapat]
[Alamat Anggota Rapat]

Isi Surat:

[Tempat], [Tanggal Bulan Tahun]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya rapat [internal/eksternal] yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal:
Waktu:
Tempat:
Agenda:

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

Contoh Surat Rapat Perusahaan

Berikut ini adalah contoh surat rapat perusahaan yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Rapat Perusahaan 1

Perusahaan XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]

Perihal: Undangan Rapat

Kepada:
Bapak/Ibu Anggota Rapat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana rapat internal yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal: Senin, 10 Februari 2021
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Agenda: Evaluasi Kinerja Karyawan

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Perusahaan XYZ

Contoh Surat Rapat Perusahaan 2

Perusahaan ABC
Jl. Gatot Subroto No. 456
Bandung
Telp. (022) 789012
Email: [email protected]

Perihal: Hasil Rapat

Kepada:
Bapak/Ibu Anggota Rapat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan rapat yang telah dilaksanakan pada:

Hari/tanggal: Kamis, 20 Januari 2021
Waktu: 13.00 - 15.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Besar
Agenda: Penentuan Rencana Kerja Tahunan

Berikut ini adalah hasil rapat yang telah kami sepakati:

  • Menetapkan rencana kerja tahunan
  • Melakukan evaluasi kinerja setiap 6 bulan sekali
  • Menjalin kerjasama dengan mitra strategis

Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat tersebut.

Hormat kami,
Perusahaan ABC

FAQs

1. Apa saja informasi yang harus ada di dalam surat rapat perusahaan?
Informasi yang harus ada di dalam surat rapat perusahaan antara lain adalah waktu, tempat, dan agenda rapat yang akan dilaksanakan.

2. Apa saja fungsi surat rapat perusahaan?
Fungsi surat rapat perusahaan antara lain sebagai ajakan atau undangan rapat, pengumuman hasil rapat, bukti bahwa rapat telah diadakan, informasi tentang keputusan yang diambil dalam rapat, dan sarana komunikasi antara perusahaan dengan anggota rapat.

3. Apa saja contoh format surat rapat perusahaan?
Contoh format surat rapat perusahaan antara lain adalah header, perihal, kepada, dan isi surat.

4. Apa saja contoh surat rapat perusahaan?
Contoh surat rapat perusahaan bisa berupa undangan rapat dan hasil rapat, seperti contoh yang telah dijelaskan di atas.

Kesimpulan

Surat rapat perusahaan adalah salah satu dokumen penting dalam sebuah perusahaan. Surat tersebut memiliki berbagai fungsi dan tujuan yang sangat penting, seperti sebagai ajakan atau undangan rapat, pengumuman hasil rapat, bukti bahwa rapat telah diadakan, informasi tentang keputusan yang diambil dalam rapat, dan sarana komunikasi antara perusahaan dengan anggota rapat. Dalam membuat surat rapat perusahaan, pastikan informasi yang disampaikan jelas dan lengkap, serta formatnya sesuai dengan standar yang berlaku.