Sekiranya anda merupakan seorang pekerja di sektor kerajaan, pastinya anda pernah menerima surat rasmi. Terdapat pelbagai jenis surat rasmi seperti surat tawaran, surat panggilan ke mesyuarat, surat makluman dan sebagainya. Namun, tahukah anda bagaimana cara yang betul untuk menulis surat rasmi kepada pegawai kerajaan? Di dalam artikel ini, kami akan membincangkan mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format dan contoh surat rasmi kepada pegawai kerajaan.
Pengertian Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
Surat rasmi kepada pegawai kerajaan adalah surat rasmi yang ditulis oleh seseorang atau organisasi kepada pegawai kerajaan mengenai sesuatu perkara yang berkaitan dengan urusan kerajaan. Surat rasmi ini biasanya dikirimkan untuk meminta bantuan atau menyampaikan maklumat yang berkaitan dengan urusan kerajaan.
Fungsi Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
Surat rasmi kepada pegawai kerajaan mempunyai beberapa fungsi seperti:
- Untuk memohon bantuan atau kerjasama dari pegawai kerajaan dalam urusan kerajaan.
- Untuk menyampaikan maklumat atau keterangan mengenai sesuatu perkara yang berkaitan dengan urusan kerajaan.
- Untuk menyampaikan aduan atau keluhan mengenai sesuatu perkara yang berkaitan dengan urusan kerajaan.
- Untuk meminta kelulusan atau persetujuan dari pegawai kerajaan dalam sesuatu perkara yang berkaitan dengan urusan kerajaan.
Tujuan Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
Tujuan utama surat rasmi kepada pegawai kerajaan adalah untuk menyampaikan maklumat atau memohon bantuan dari pegawai kerajaan dalam urusan kerajaan. Selain itu, surat rasmi ini juga bertujuan untuk memperkenalkan diri atau organisasi, meminta persetujuan atau kelulusan dalam sesuatu perkara atau mengucapkan terima kasih kepada pegawai kerajaan atas kerjasama yang diberikan.
Format Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
Format surat rasmi kepada pegawai kerajaan perlu mematuhi aturan format surat rasmi yang betul. Berikut adalah format surat rasmi yang betul:
- Tarikh: Tarikh penulisan surat rasmi.
- Penerima surat: Nama dan jawatan pegawai kerajaan yang dituju.
- Alamat: Alamat pejabat atau agensi kerajaan yang dituju.
- Tajuk: Tajuk surat rasmi yang ditulis.
- Perenggan pengenalan: Perenggan pertama yang menjelaskan tujuan surat rasmi.
- Perenggan isi: Perenggan yang menjelaskan maklumat atau permohonan yang ditulis.
- Perenggan penutup: Perenggan terakhir yang mengucapkan terima kasih atau mengharapkan kerjasama dari penerima surat.
- Tandatangan: Tandatangan penulis surat rasmi.
- Nama penuh: Nama penuh penulis surat rasmi.
- Jawatan: Jawatan penulis surat rasmi.
- Alamat: Alamat penulis surat rasmi.
Contoh Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
Berikut adalah contoh surat rasmi kepada pegawai kerajaan:
Contoh 1: Permohonan Bantuan untuk Program Sosial
Tarikh: 1 Januari 2022
Penerima surat: YB Dato’ Sri Ahmad Bin Abu Bakar
Alamat: Kementerian Pembangunan Sosial dan Kebajikan Malaysia, Aras 6, Blok E7, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya
Tajuk: Permohonan Bantuan untuk Program Sosial
Perenggan pengenalan:
Yang Berbahagia YB Dato’ Sri Ahmad Bin Abu Bakar,
Saya merujuk kepada perkara di atas.
Perenggan isi:
Saya ingin memohon bantuan dari Kementerian Pembangunan Sosial dan Kebajikan Malaysia bagi menjayakan program sosial yang akan diadakan oleh Persatuan Kebajikan Anak-Anak Malaysia (PKAAM) pada bulan Februari 2022.
Program ini bertujuan untuk membantu kanak-kanak dari keluarga kurang berkemampuan di seluruh Malaysia dalam memperoleh pendidikan dan keperluan asas. Kami berharap agar program ini dapat dijayakan dengan bantuan dari Kementerian Pembangunan Sosial dan Kebajikan Malaysia.
Sekian, terima kasih.
Perenggan penutup:
Saya berharap agar permohonan saya ini dapat dipertimbangkan oleh pihak tuan. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan mengenai program ini, saya sedia memberikan maklumat yang diperlukan. Terima kasih.
Tandatangan:
………………………………………………………..
Nama penuh: Ahmad Bin Ali
Jawatan: Pengerusi PKAAM
Alamat: No. 10, Jalan Kedai Buluh, 68000 Ampang, Selangor
Contoh 2: Makluman Perubahan Waktu Mesyuarat
Tarikh: 15 Disember 2021
Penerima surat: Encik Mohd Ali Bin Ahmad
Alamat: Pejabat Ketua Pengarah, Kementerian Kesihatan Malaysia, Tingkat 15, Blok E7, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya
Tajuk: Makluman Perubahan Waktu Mesyuarat
Perenggan pengenalan:
Tuan,
Saya ingin memaklumkan bahawa waktu mesyuarat yang dijadualkan pada 20 Disember 2021 di Pejabat Ketua Pengarah, Kementerian Kesihatan Malaysia telah berubah.
Perenggan isi:
Mesyuarat tersebut akan diadakan pada 21 Disember 2021, jam 9.00 pagi di tempat yang sama. Sila maklumkan kepada pihak yang terlibat mengenai perubahan ini.
Sebarang pertanyaan mengenai perubahan waktu mesyuarat ini boleh diajukan kepada saya melalui emel atau nombor telefon yang tertera di bawah.
Perenggan penutup:
Sekian, terima kasih.
Tandatangan:
………………………………………………………..
Nama penuh: Nurul Ain Binti Ahmad
Jawatan: Setiausaha Jawatankuasa
Alamat: No. 20, Jalan Seri Perak 2, Taman Seri Perak, 68000 Ampang, Selangor
FAQs Surat Rasmi kepada Pegawai Kerajaan
1. Apakah jenis-jenis surat rasmi kepada pegawai kerajaan?
Terdapat pelbagai jenis surat ras