Jika Anda seorang pegawai atau pemilik bisnis, pasti Anda pernah mengirimkan surat rasmi pemberitahuan program kepada karyawan atau pelanggan. Surat ini biasanya digunakan untuk memberitahu tujuan program, waktu pelaksanaan, serta manfaat yang akan didapatkan oleh penerima.

Pengertian Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Surat rasmi pemberitahuan program adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi seputar program yang akan dilaksanakan. Surat ini disampaikan kepada penerima yang berpotensi terlibat dalam program atau yang membutuhkan informasi tersebut.

Fungsi Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Surat rasmi pemberitahuan program memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Memberikan informasi tentang program yang akan dilaksanakan
  • Menjelaskan tujuan program secara terperinci
  • Menjelaskan manfaat yang akan didapatkan oleh penerima
  • Menyampaikan jadwal dan waktu pelaksanaan program
  • Memberikan arahan atau petunjuk bagi penerima yang berpotensi terlibat dalam program

Tujuan Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Tujuan utama dari surat rasmi pemberitahuan program adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai program yang akan dilaksanakan. Dengan menyampaikan informasi ini, diharapkan penerima dapat mempersiapkan diri dengan baik dan memanfaatkan program tersebut secara optimal.

Format Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Berikut adalah format surat rasmi pemberitahuan program yang dapat diikuti:

  • Header surat: di bagian atas surat, tuliskan nama perusahaan atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan email
  • Tanggal: tuliskan tanggal pengiriman surat
  • Alamat penerima: tuliskan alamat penerima surat
  • Salutation: tuliskan salam pembuka seperti “Kepada Yth.”
  • Paragraf pembuka: jelaskan maksud dan tujuan surat
  • Paragraf inti: berikan informasi terkait program yang akan dilaksanakan seperti tujuan, manfaat, jadwal, dan petunjuk
  • Paragraf penutup: sampaikan ucapan terima kasih dan harapan untuk keikutsertaan penerima dalam program
  • Salam penutup: tuliskan salam penutup seperti “Hormat saya”
  • Tanda tangan: tanda tangani surat dengan nama dan jabatan pengirim

Contoh Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Berikut adalah dua contoh surat rasmi pemberitahuan program:

Contoh 1

PT. ABC

Jl. Raya ABC No. 123

Surabaya

Telp: (031) 123456

Email: [email protected]

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT. ABC

Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, kami akan mengadakan pelatihan yang akan diikuti oleh seluruh karyawan PT. ABC. Pelatihan ini akan dilaksanakan pada:

  • Hari/tanggal: Senin, 10 Januari 2022
  • Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
  • Tempat: Hotel XYZ Jl. Sudirman No. 456 Surabaya

Tujuan dari pelatihan ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam mengelola proyek. Manfaat yang akan didapatkan oleh karyawan antara lain:

  • Mengetahui teknik manajemen proyek yang efektif
  • Meningkatkan kualitas hasil kerja
  • Meningkatkan efisiensi waktu dan biaya

Untuk itu, kami memohon kepada seluruh karyawan untuk dapat mengikuti pelatihan ini dengan serius dan mempersiapkan diri dengan baik. Adapun dress code yang diperbolehkan adalah smart casual.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,

(Tanda tangan)

John Doe

Manager HRD

Contoh 2

PT. XYZ

Jl. Ahmad Yani No. 789

Jakarta

Telp: (021) 789012

Email: [email protected]

Jakarta, 1 Februari 2022

Kepada Yth. Seluruh Pelanggan PT. XYZ

Dalam rangka memperkenalkan produk baru kami, PT. XYZ akan mengadakan acara peluncuran produk yang akan dilaksanakan pada:

  • Hari/tanggal: Sabtu, 12 Februari 2022
  • Waktu: 10.00 - 14.00 WIB
  • Tempat: Plaza Senayan Level 3

Produk baru kami adalah sepatu olahraga yang didesain khusus untuk para pelari. Beberapa keunggulan dari produk kami antara lain:

  • Desain yang trendy dan sporty
  • Material yang berkualitas dan tahan lama
  • Memiliki teknologi terbaru untuk kenyamanan dan performa lebih baik

Kami mengundang seluruh pelanggan PT. XYZ untuk dapat hadir dalam acara peluncuran produk ini. Selain itu, akan ada diskon khusus untuk pembelian produk selama acara berlangsung.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

(Tanda tangan)

Jane Doe

Marketing Manager

FAQ Surat Rasmi Pemberitahuan Program

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat rasmi pemberitahuan program:

  • Apa bedanya surat pemberitahuan program dengan undangan?

    Surat pemberitahuan program digunakan untuk memberikan informasi tentang program yang akan dilaksanakan, sedangkan undangan digunakan untuk mengundang seseorang untuk hadir dalam suatu acara.

  • Apakah surat pemberitahuan program harus menggunakan bahasa formal?

    Tidak harus. Surat pemberitahuan program dapat ditulis dengan bahasa yang santai dan ramah asalkan tetap menjaga sopan santun.

  • Siapa yang dapat menerima surat pemberitahuan program?

    Surat pemberitahuan program dapat diterima oleh siapa saja yang berpotensi terlibat dalam program atau yang membutuhkan informasi tersebut.

  • Apakah harus mencantumkan informasi tentang biaya dalam surat pemberitahuan program?

    Tidak harus. Namun, jika program tersebut memerlukan biaya atau ada kewajiban bagi penerima untuk membayar, sebaiknya informasi tersebut dituliskan dalam surat.

  • Apakah surat pemberitahuan program dapat dikirimkan melalui email?

    Ya, surat pemberitahuan program dapat dikirimkan mel