Surat rasmi permohonan kelulusan adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk meminta persetujuan atau izin dalam suatu hal, terutama terkait dengan kelulusan. Surat ini sangat penting karena dapat memengaruhi keputusan pihak yang berwenang. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, serta contoh-contoh surat rasmi permohonan kelulusan yang benar.
Pengertian Surat Rasmi Permohonan Kelulusan
Surat rasmi permohonan kelulusan adalah surat yang digunakan untuk meminta persetujuan atau izin dalam suatu hal terkait dengan kelulusan. Surat ini biasanya dibuat oleh mahasiswa atau siswa yang ingin mengajukan permohonan kelulusan pada institusi pendidikan atau lembaga terkait.
Fungsi Surat Rasmi Permohonan Kelulusan
Fungsi dari surat rasmi permohonan kelulusan adalah sebagai alat komunikasi antara pihak yang meminta persetujuan atau izin dengan pihak yang berwenang untuk memberikan persetujuan atau izin tersebut. Selain itu, surat ini juga dapat menjadi bukti resmi bahwa permohonan tersebut telah diajukan dan disetujui.
Tujuan Surat Rasmi Permohonan Kelulusan
Tujuan dari surat rasmi permohonan kelulusan adalah untuk meminta persetujuan atau izin dalam suatu hal terkait dengan kelulusan. Permohonan ini dapat berupa permintaan kelulusan, permohonan penggantian sertifikat atau ijazah, permintaan transkrip nilai, dan sebagainya. Surat ini juga bertujuan untuk memberikan informasi tentang identitas dan tujuan dari pemohon.
Format Surat Rasmi Permohonan Kelulusan
Format surat rasmi permohonan kelulusan sebaiknya mengikuti standar format surat resmi. Beberapa elemen yang harus ada dalam surat ini antara lain:
- Heading (penerima surat dan alamat lengkap)
- Tanggal pembuatan surat
- Salutation (ucapan pembuka)
- Paragraf pembuka (menjelaskan tujuan surat)
- Paragraf isi (menjelaskan alasan mengapa memohon kelulusan)
- Paragraf penutup (menyatakan harapan dan ucapan terima kasih)
- Nama dan tanda tangan pengirim surat
Contoh Surat Rasmi Permohonan Kelulusan
Berikut ini adalah contoh-contoh surat rasmi permohonan kelulusan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Direktur Institusi Pendidikan
Jl. Raya A. Yani No. 10
Surabaya
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Rizki Ananda
NIM: 123456789
Program Studi: Teknik Informatika
Bersama surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan kelulusan pada program studi Teknik Informatika di Institusi Pendidikan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya telah menyelesaikan seluruh mata kuliah yang diperlukan untuk kelulusan dan telah memenuhi persyaratan lain yang ditetapkan oleh institusi.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan untuk kelulusan saya pada periode akademik ini. Saya siap memenuhi seluruh ketentuan yang ditetapkan oleh institusi agar kelulusan dapat segera diproses.
Demikianlah surat permohonan kelulusan yang saya ajukan. Saya sangat mengharapkan perhatian dan persetujuan dari Bapak/Ibu. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat saya,
Rizki Ananda
Contoh 2
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Ketua Program Studi Teknik Informatika
Institusi Pendidikan
Jl. Raya A. Yani No. 10
Surabaya
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Rizki Ananda
NIM: 123456789
Program Studi: Teknik Informatika
Bersama surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan penggantian sertifikat kelulusan yang telah saya terima dari institusi pada periode sebelumnya. Sertifikat tersebut hilang karena suatu kejadian yang tidak terduga.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya telah menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan untuk penggantian sertifikat kelulusan, seperti fotokopi kartu mahasiswa dan surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Saya berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan untuk penggantian sertifikat kelulusan tersebut.
Demikianlah surat permohonan penggantian sertifikat kelulusan yang saya ajukan. Saya sangat mengharapkan perhatian dan persetujuan dari Bapak/Ibu. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat saya,
Rizki Ananda
FAQs
1. Apa yang harus disertakan dalam surat rasmi permohonan kelulusan?
Dalam surat rasmi permohonan kelulusan sebaiknya disertakan identitas lengkap pemohon, tujuan permohonan, alasan permohonan, serta berkas-berkas pendukung yang diperlukan.
2. Apa yang harus diperhatikan dalam penulisan surat rasmi permohonan kelulusan?
Dalam penulisan surat rasmi permohonan kelulusan, perhatikan format surat yang benar dan jangan lupa untuk menyertakan salam pembuka, paragraf pembuka, isi, dan penutup, serta nama dan tanda tangan pengirim surat.
3. Apa yang harus dilakukan jika permohonan kelulusan ditolak?
Jika permohonan kelulusan ditolak, sebaiknya mencari tahu alasan penolakan tersebut dan memperbaiki kekurangan yang ada. Kemudian, cobalah untuk mengajukan permohonan kembali dengan melengkapi seluruh persyaratan yang diperlukan.
4. Apakah surat rasmi permohonan kelulusan harus ditulis tangan atau dapat menggunakan komputer?
Surat rasmi permohonan kelulusan dapat ditulis tangan atau menggunakan komputer. Namun, sebaiknya gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dipahami oleh pihak yang berwenang.
5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses permohonan kelulusan?
Waktu yang dibutuhkan untuk memproses permohonan kelulusan dapat bervariasi tergantung pada kebijakan institusi atau lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu, sebaiknya menanyakan langsung kepada pihak yang berwenang untuk mengetahui perkiraan waktu pemrosesan.