Surat rasmi tak hadir sekolah adalah surat yang ditulis oleh pelajar atau ibu bapa untuk memberitahu pihak sekolah tentang ketidakhadiran yang tidak dirancang. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai sebab-sebab tertentu yang menyebabkan pelajar tidak hadir ke sekolah.
Fungsi Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah
Ada beberapa fungsi utama surat rasmi tak hadir sekolah:
- Memberikan penjelasan kepada pihak sekolah tentang ketidakhadiran pelajar.
- Memberi tahu pihak sekolah tentang sebab-sebab ketidakhadiran yang tidak dirancang.
- Menjaga hubungan baik antara pelajar, ibu bapa, dan pihak sekolah.
- Menunjukkan kesopanan dan kepatuhan terhadap peraturan sekolah.
Tujuan Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah
Ada beberapa tujuan utama surat rasmi tak hadir sekolah:
- Memberi tahu pihak sekolah tentang ketidakhadiran pelajar yang tidak dirancang.
- Memberikan penjelasan yang jelas dan memuaskan kepada pihak sekolah mengenai sebab-sebab ketidakhadiran.
- Meminta maaf kepada pihak sekolah atas ketidakhadiran pelajar.
- Menjamin kehadiran pelajar di masa yang akan datang.
Format Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah
Surat rasmi tak hadir sekolah harus mengikuti format yang teratur dan profesional. Berikut adalah format yang perlu diikuti:
- Header: Menyertakan alamat, tarikh, dan nama penerima surat.
- Salutation: Menggunakan panggilan sopan seperti “Kepada Yth.”
- Introduction: Memperkenalkan diri dan memberitahu tujuan surat.
- Body: Menjelaskan sebab-sebab ketidakhadiran.
- Closing: Mengucapkan terima kasih dan memberikan informasi tambahan (jika perlu).
- Signature: Menyertakan nama dan tanda tangan.
Contoh Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah
Berikut adalah dua contoh surat rasmi tak hadir sekolah:
Contoh Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah 1
Tarikh: 20 Januari 2022
Kepada Yth.
Guru Besar Sekolah Menengah Kebangsaan ABC
Alamat Sekolah
12345 Kota
Selangor
Tuan,
Saya, Nurul binti Ahmad, ibu kepada Ahmad bin Ali, pelajar Tingkatan 4 di sekolah tuan, ingin memberitahu bahawa anak saya tidak hadir ke sekolah pada 18 Januari 2022. Saya memohon maaf atas ketidakhadiran anak saya pada hari tersebut. Sebagai makluman, Ahmad mengalami demam dan sakit tekak pada hari tersebut.
Saya telah membawa Ahmad ke klinik pada pagi harinya dan doktor menasihatkan agar Ahmad berehat di rumah selama 2-3 hari. Saya berharap tuan dapat memahami keadaan ini dan memberikan kebenaran kepada Ahmad untuk kembali ke sekolah pada 21 Januari 2022.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(tandatangan)
Nurul binti Ahmad
Contoh Surat Rasmi Tak Hadir Sekolah 2
Tarikh: 20 Januari 2022
Kepada Yth.
Guru Besar Sekolah Menengah Kebangsaan XYZ
Alamat Sekolah
67890 Kota
Kuala Lumpur
Tuan,
Saya, Tan Ah Kow, pelajar Tingkatan 5 di sekolah tuan, ingin memberitahu bahawa saya tidak hadir ke sekolah pada 18 Januari 2022 kerana mengikuti pertandingan badminton di peringkat kebangsaan. Saya memohon maaf atas ketidakhadiran saya pada hari tersebut. Saya telah mendapat kebenaran daripada pihak sekolah untuk mengambil cuti pada hari tersebut.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak sekolah kerana memberikan sokongan dan kebenaran kepada saya untuk mengambil bahagian dalam pertandingan tersebut. Saya berjanji untuk menyelesaikan tugasan yang tertunggak dan memastikan kehadiran saya di sekolah pada hari berikutnya.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(tandatangan)
Tan Ah Kow
FAQs
1. Adakah perlu mengemukakan surat rasmi tak hadir sekolah jika pelajar mengalami ketidakhadiran yang dirancang?
Tidak perlu mengemukakan surat rasmi tak hadir sekolah jika ketidakhadiran pelajar adalah dirancang, seperti untuk menghadiri majlis perkahwinan atau aktiviti keluarga. Namun, pelajar perlu memastikan bahawa mereka mendapat kebenaran daripada pihak sekolah sebelum mengambil cuti pada hari tersebut.
2. Berapa lamakah surat rasmi tak hadir sekolah perlu disimpan?
Surat rasmi tak hadir sekolah perlu disimpan selama beberapa tahun sebagai rekod. Pelajar atau ibu bapa perlu memastikan bahawa surat tersebut disimpan dengan selamat dan mudah diakses jika diperlukan pada masa akan datang.
3. Adakah surat rasmi tak hadir sekolah perlu ditulis dengan tangan atau boleh menggunakan komputer?
Surat rasmi tak hadir sekolah boleh ditulis dengan tangan atau menggunakan komputer. Namun, pastikan bahawa surat tersebut mudah dibaca dan format yang digunakan adalah teratur dan profesional.
4. Adakah perlu memberikan bukti sokongan seperti surat doktor jika pelajar tidak hadir ke sekolah kerana sakit?
Ya, pelajar perlu memberikan bukti sokongan seperti surat doktor jika tidak hadir ke sekolah kerana sakit. Surat doktor perlu disertakan bersama dengan surat rasmi tak hadir sekolah untuk memberikan bukti yang kukuh tentang sebab ketidakhadiran.
5. Adakah surat rasmi tak hadir sekolah perlu ditandatangani oleh ibu bapa?
Surat rasmi tak hadir sekolah perlu ditandatangani oleh ibu bapa jika pelajar masih di bawah umur. Namun, jika pelajar sudah mencapai umur majoriti, surat tersebut boleh ditandatangani sendiri oleh pelajar.
6. Adakah perlu memberikan penjelasan yang terperinci tentang sebab ketidakhadiran?
Ya, pelajar atau ibu bapa perlu memberikan penjelasan yang terperinci tentang sebab ketidakhadiran. Ini membolehkan pihak sekolah memahami dengan lebih baik tentang sebab ketidakhadiran dan memberikan kebenaran dengan lebih mudah.
7. Adakah perlu mengemukakan surat rasmi tak hadir sekolah jika pelajar tidak hadir ke sekolah pada hari yang sama setiap minggu?
Tidak perlu mengemukakan surat rasmi tak hadir sekolah jika pelajar tidak hadir ke sekolah pada hari yang sama setiap minggu, seperti untuk menghadiri latihan sukan. Namun, pelajar perlu memastikan bahawa mereka mendapat kebenaran daripada pihak sekolah dan memberikan maklumat yang jelas tentang sebab ketid