Surat rasmi tawaran tender atau yang juga dikenal dengan istilah Request for Proposal (RFP) adalah sebuah dokumen formal yang digunakan untuk meminta penawaran dari pihak ketiga dalam suatu proyek atau pengadaan barang/jasa. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak pengadaan barang atau jasa dan dikirimkan kepada pihak yang memenuhi syarat untuk mengikuti tender. Dalam surat ini, terdapat informasi mengenai detail proyek atau pengadaan barang/jasa, persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak yang mengajukan penawaran, dan batas waktu pengajuan penawaran.

Fungsi Surat Rasmi Tawaran Tender

Adapun beberapa fungsi dari surat rasmi tawaran tender, antara lain:

  • Sebagai sarana untuk memilih pihak ketiga yang akan bekerja sama dalam proyek atau pengadaan barang/jasa.
  • Sebagai acuan bagi pihak ketiga untuk memahami persyaratan yang harus dipenuhi dalam mengajukan penawaran.
  • Sebagai bukti resmi bahwa pihak pengadaan barang atau jasa telah mengajukan tender secara terbuka dan adil.

Tujuan Surat Rasmi Tawaran Tender

Tujuan utama dari surat rasmi tawaran tender adalah untuk memperoleh penawaran terbaik dari pihak ketiga yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak pengadaan barang atau jasa. Selain itu, tujuan lain dari surat ini adalah:

  • Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan barang atau jasa.
  • Menghindari terjadinya kecurangan atau korupsi dalam proses pengadaan barang atau jasa.
  • Menjamin bahwa proyek atau pengadaan barang/jasa dapat dilaksanakan sesuai dengan anggaran dan waktu yang telah ditetapkan.

Format Surat Rasmi Tawaran Tender

Format surat rasmi tawaran tender terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Header, berisi nama dan alamat pihak pengirim dan penerima surat.
  2. Subject, berisi judul atau topik dari surat.
  3. Pembukaan, berisi ucapan terima kasih dan penjelasan mengenai tujuan dari surat.
  4. Isi surat, berisi informasi mengenai detail proyek atau pengadaan barang/jasa, persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak yang mengajukan penawaran, dan batas waktu pengajuan penawaran.
  5. Penutup, berisi ucapan terima kasih dan informasi mengenai tindak lanjut yang akan dilakukan oleh pihak pengirim.
  6. Tanda tangan, berisi tanda tangan dan nama lengkap pihak pengirim surat.

Contoh Surat Rasmi Tawaran Tender

Berikut adalah contoh surat rasmi tawaran tender:

Contoh Surat Rasmi Tawaran Tender 1

Header:

PT. ABC
Jl. Raya Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 1234567

Subject: Permintaan Penawaran Tender

Pembukaan:

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu terhadap PT. ABC. Dalam rangka pengadaan barang, kami mengundang perusahaan Bapak/Ibu untuk mengajukan penawaran tender.

Isi Surat:

Detail proyek:
Nama proyek: Pengadaan peralatan kantor
Lokasi: Jakarta Selatan
Spesifikasi: 10 unit meja kerja, 10 unit kursi kantor, 5 unit lemari arsip, 5 unit mesin fotokopi
Anggaran: Rp. 50.000.000,- Batas waktu pengajuan penawaran: 15 Februari 2022

Persyaratan:
1. Perusahaan harus memiliki pengalaman dalam pengadaan peralatan kantor.
2. Penawaran harus mencakup semua spesifikasi yang telah ditetapkan.
3. Harga penawaran harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Penawaran harus disampaikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

Penutup:

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu untuk tindak lanjut selanjutnya.

Tanda tangan:

PT. ABC

(John Doe)

Contoh Surat Rasmi Tawaran Tender 2

Header:

CV. XYZ
Jl. Diponegoro No. 456
Surabaya
Telp. (031) 7654321

Subject: Permintaan Penawaran Tender

Pembukaan:

Kami dari CV. XYZ mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengajukan penawaran tender dalam rangka pengadaan peralatan sekolah.

Isi Surat:

Detail proyek:
Nama proyek: Pengadaan peralatan sekolah
Lokasi: Surabaya
Spesifikasi: 50 unit meja dan kursi belajar, 10 unit komputer, 5 unit LCD projector, 5 unit sound system
Anggaran: Rp. 100.000.000,- Batas waktu pengajuan penawaran: 10 Maret 2022

Persyaratan:
1. Perusahaan harus memiliki pengalaman dalam pengadaan peralatan sekolah.
2. Penawaran harus mencakup semua spesifikasi yang telah ditetapkan.
3. Harga penawaran harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Penawaran harus disampaikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

Penutup:

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu untuk tindak lanjut selanjutnya.

Tanda tangan:

CV. XYZ

(John Smith)

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat rasmi tawaran tender:

1. Apa bedanya surat rasmi tawaran tender dengan surat permintaan penawaran?

Surat rasmi tawaran tender biasanya digunakan oleh pihak pengadaan barang atau jasa untuk mengundang perusahaan atau pihak ketiga lainnya untuk mengajukan penawaran dalam suatu proyek atau pengadaan barang/jasa. Sedangkan surat permintaan penawaran biasanya digunakan oleh perusahaan untuk meminta penawaran harga dari pihak ketiga dalam suatu proyek atau pengadaan barang/jasa.

2. Bagaimana cara menentukan pihak yang memenangkan tender?

Pihak yang memenangkan tender biasanya ditentukan berdasarkan kriteria tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pihak pengadaan barang atau jasa. Kriteria tersebut dapat berupa harga penawaran, kualitas barang atau jasa yang ditawarkan, pengalaman perusahaan, dan lain sebagainya.

3. Apa saja dokumen yang harus disertakan dalam pengajuan pen