Surat rasmi tunjuk sebab adalah salah satu jenis surat rasmi yang sering digunakan dalam kehidupan profesional. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi. Meskipun terdengar formal, surat rasmi tunjuk sebab sebenarnya cukup mudah untuk ditulis.
Pengertian Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Surat rasmi tunjuk sebab merupakan jenis surat rasmi yang digunakan untuk menyampaikan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berkepentingan, seperti atasan, kolega, atau klien.
Fungsi Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Surat rasmi tunjuk sebab memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Menjelaskan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi.
- Menjaga hubungan baik antara pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut.
- Menunjukkan transparansi dan akuntabilitas dalam menjalankan tugas atau pekerjaan.
Tujuan Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Tujuan utama dari surat rasmi tunjuk sebab adalah untuk menyampaikan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi dengan cara yang formal dan jelas. Surat ini juga dapat digunakan untuk memperjelas situasi atau kondisi yang terjadi agar pihak yang berkepentingan dapat memahaminya dengan baik.
Format Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Format surat rasmi tunjuk sebab sebenarnya cukup sederhana dan mudah diikuti. Berikut ini adalah format umum dari surat rasmi tunjuk sebab:
- Header surat, berisi alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, dan nomor surat.
- Pembukaan surat, berisi salam pembuka dan perkenalan.
- Isi surat, berisi alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi.
- Penutup surat, berisi salam penutup dan tanda tangan pengirim.
- Lampiran, jika diperlukan.
Contoh Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Berikut ini adalah contoh surat rasmi tunjuk sebab yang dapat menjadi referensi:
Contoh 1: Surat Rasmi Tunjuk Sebab Keterlambatan Pengiriman Barang
Alamat Pengirim:
Jl. Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tanggal: 15 Juni 2021
Alamat Penerima:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 20
Jakarta Pusat
Nomor Surat: 001/SP/VI/2021
Kepada Yth. Manajer PT. ABC,
Dengan hormat,
Saya bermaksud untuk menyampaikan alasan terkait keterlambatan pengiriman barang yang seharusnya kami kirimkan pada tanggal 10 Juni 2021. Sebagai informasi, kami telah melakukan pengiriman barang menggunakan jasa pengiriman terpercaya di Jakarta, namun ada kendala teknis yang membuat pengiriman tertunda.
Kami telah melakukan koordinasi dengan pihak jasa pengiriman untuk mempercepat pengiriman barang tersebut. Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan berharap dapat segera menyelesaikan masalah ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT. XYZ
Contoh 2: Surat Rasmi Tunjuk Sebab Tidak Dapat Hadir Rapat
Alamat Pengirim:
Jl. Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tanggal: 15 Juni 2021
Alamat Penerima:
Manajer Proyek PT. ABC
Jl. Sudirman No. 20
Jakarta Pusat
Nomor Surat: 001/SP/VI/2021
Kepada Yth. Manajer Proyek PT. ABC,
Dengan hormat,
Saya bermaksud untuk menyampaikan alasan terkait ketidakhadiran saya pada rapat proyek pada tanggal 10 Juni 2021. Sebagai informasi, saya mengalami sakit dan tidak dapat hadir dalam rapat tersebut.
Saya telah menginformasikan hal ini kepada rekan-rekan saya yang hadir dalam rapat dan juga telah memberikan catatan terkait proyek tersebut. Saya akan memastikan untuk mengikuti perkembangan proyek dan akan melakukan koordinasi dengan rekan-rekan saya untuk memastikan proyek dapat berjalan dengan lancar.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Nama Pengirim
FAQs
Apa bedanya antara surat rasmi tunjuk sebab dan surat rasmi lainnya?
Jenis surat rasmi yang berbeda memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Surat rasmi tunjuk sebab digunakan untuk menyampaikan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi, sementara jenis surat rasmi lainnya seperti surat permohonan atau surat undangan memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda.
Bagaimana cara menulis surat rasmi tunjuk sebab yang baik?
Untuk menulis surat rasmi tunjuk sebab yang baik, pastikan untuk menjelaskan alasan atau justifikasi dengan jelas dan terperinci. Gunakan bahasa yang sopan dan jangan lupa untuk mencantumkan informasi yang diperlukan seperti nomor surat dan tanggal surat.
Apakah surat rasmi tunjuk sebab selalu harus ditulis dalam bahasa Inggris?
Tidak selalu. Meskipun banyak surat rasmi yang ditulis dalam bahasa Inggris, surat rasmi tunjuk sebab dapat ditulis dalam bahasa yang digunakan di lingkungan kerja atau organisasi Anda. Yang terpenting adalah menjaga kesopanan dan keformalan dalam penulisan surat tersebut.
Kesimpulan
Surat rasmi tunjuk sebab adalah salah satu jenis surat rasmi yang digunakan untuk menyampaikan alasan atau justifikasi terkait suatu keputusan, tindakan, atau peristiwa yang terjadi. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting dalam menjaga hubungan baik antara pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut. Untuk menulis surat rasmi tunjuk sebab yang baik, pastikan untuk mengikuti format yang tepat dan menjelaskan alasan atau justifikasi dengan jelas dan terperinci.