Surat rayuan pertukaran adalah salah satu cara untuk meminta pertukaran kantor. Surat ini biasanya dibuat oleh karyawan yang ingin pindah kantor karena berbagai alasan seperti kesulitan dalam perjalanan, ingin lebih dekat dengan keluarga, atau alasan lainnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, serta memberikan contoh surat rayuan pertukaran yang dapat membantu Anda dalam membuat surat ini.
Pengertian Surat Rayuan Pertukaran
Surat rayuan pertukaran adalah surat resmi yang dibuat oleh karyawan yang ingin meminta pertukaran kantor dari satu kota ke kota lainnya. Surat ini biasanya ditujukan kepada atasan langsung atau departemen sumber daya manusia (SDM) perusahaan. Surat ini berisi permohonan untuk dipertimbangkan dan diproses oleh pihak perusahaan.
Fungsi dan Tujuan Surat Rayuan Pertukaran
Surat rayuan pertukaran memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memudahkan karyawan yang ingin pindah kantor untuk mengajukan permohonan secara resmi kepada perusahaan.
- Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mempertimbangkan permintaan tersebut dan menetapkan keputusan yang terbaik bagi kedua belah pihak.
- Menjaga hubungan baik antara karyawan dan perusahaan.
Format Surat Rayuan Pertukaran
Surat rayuan pertukaran harus disusun dengan format yang benar dan jelas. Berikut adalah format yang dapat diikuti:
- Header: Pada bagian header, tuliskan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
- Tanggal: Tuliskan tanggal pengiriman surat di sebelah kanan atas.
- Alamat: Tuliskan alamat penerima surat di bawah tanggal.
- Salutation: Tuliskan salam pembuka pada bagian awal surat.
- Isi Surat: Jelaskan alasan mengapa Anda ingin meminta pertukaran kantor dan sertakan bukti-bukti pendukung. Jangan lupa untuk meminta pertimbangan dan pengambilan keputusan dari pihak perusahaan.
- Penutup: Sebelum menutup surat, sampaikan kembali ucapan terima kasih dan harapan baik Anda terhadap pihak perusahaan.
- Tanda Tangan: Setelah menutup surat, jangan lupa untuk menandatangani surat dan mencantumkan nama lengkap serta jabatan di bawah tanda tangan.
Contoh Surat Rayuan Pertukaran
Berikut adalah contoh surat rayuan pertukaran yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam membuat surat Anda sendiri:
Contoh 1:
Perusahaan XYZ
Jl. Raya Kebon Jeruk No. 12
Jakarta Barat
Tanggal: 20 Januari 2022
Kepada Yth.
Departemen SDM
Perusahaan XYZ
Jl. Raya Kebon Jeruk No. 12
Jakarta Barat
Dengan hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama: Widya Puspita
Jabatan: Karyawan
Divisi: Keuangan
No. Karyawan: 12345
Bersama surat ini, saya ingin mengajukan permohonan untuk dipertimbangkan dan diproses oleh pihak perusahaan. Saya ingin meminta pertukaran kantor dari kantor cabang perusahaan di Surabaya ke kantor cabang di Jakarta. Alasan saya ingin pindah kantor adalah karena saya ingin lebih dekat dengan keluarga dan kesulitan dalam perjalanan dari Surabaya ke Jakarta.
Saya telah menyiapkan bukti-bukti pendukung seperti surat keterangan domisili dan surat keterangan keluarga sebagai lampiran surat ini. Saya berharap pihak perusahaan dapat mempertimbangkan permintaan saya dan memberikan keputusan yang terbaik bagi kedua belah pihak.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Widya Puspita
Karyawan Divisi Keuangan
Contoh 2:
Perusahaan ABC
Jl. Raya Diponegoro No. 10
Semarang
Tanggal: 15 Februari 2022
Kepada Yth.
Atasan Langsung
Perusahaan ABC
Dengan hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Karyawan
Divisi: Produksi
No. Karyawan: 54321
Bersama surat ini, saya ingin mengajukan permohonan untuk dipertimbangkan dan diproses oleh pihak perusahaan. Saya ingin meminta pertukaran kantor dari kantor cabang perusahaan di Semarang ke kantor cabang di Yogyakarta. Alasan saya ingin pindah kantor adalah karena saya ingin mengembangkan karir saya dan menambah pengalaman di divisi produksi di kantor cabang Yogyakarta.
Saya telah menyiapkan bukti-bukti pendukung seperti surat rekomendasi dari atasan saya dan surat keterangan sehat sebagai lampiran surat ini. Saya berharap pihak perusahaan dapat mempertimbangkan permintaan saya dan memberikan keputusan yang terbaik bagi kedua belah pihak.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Budi Santoso
Karyawan Divisi Produksi
Kesimpulan
Surat rayuan pertukaran adalah salah satu cara untuk meminta pertukaran kantor. Surat ini sangat penting bagi karyawan yang ingin pindah kantor karena dapat membantu mempermudah proses permohonan secara resmi. Dalam membuat surat rayuan pertukaran, pastikan untuk mengikuti format yang benar dan jelas serta menyertakan alasan yang tepat dan bukti-bukti pendukung. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam membuat surat rayuan pertukaran yang baik dan benar.