Apakah Anda pernah mengalami situasi di mana Anda harus membatalkan atau mengubah jadwal pertemuan dengan seseorang? Tentu saja, itu bisa menjadi situasi yang sulit dan membingungkan. Namun, dengan menggunakan surat reschedule meeting, Anda dapat mengubah jadwal pertemuan dengan cara yang mudah dan sopan.
Pengertian Surat Reschedule Meeting
Surat reschedule meeting adalah surat yang digunakan untuk mengubah jadwal pertemuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Surat ini berisi permintaan untuk memindahkan waktu atau tanggal pertemuan dan alasan mengapa perubahan tersebut perlu dilakukan.
Fungsi Surat Reschedule Meeting
Fungsi utama surat reschedule meeting adalah untuk memberitahu penerima surat tentang perubahan jadwal pertemuan. Selain itu, surat ini juga digunakan untuk memberikan alasan mengapa perubahan tersebut perlu dilakukan dan menawarkan alternatif waktu atau tanggal untuk pertemuan yang baru.
Tujuan Surat Reschedule Meeting
Tujuan surat reschedule meeting adalah untuk menghindari ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh pembatalan atau perubahan jadwal pertemuan secara mendadak. Dengan memberi tahu penerima surat tentang perubahan tersebut dan menawarkan waktu alternatif yang cocok untuk keduanya, orang-orang dapat menghemat waktu dan menghindari kebingungan dalam mengatur jadwal.
Format Surat Reschedule Meeting
Format surat reschedule meeting harus mengikuti format surat bisnis umum dengan beberapa perbedaan. Berikut ini adalah format surat reschedule meeting yang benar:
- Header surat: memuat nama, alamat, dan kontak pribadi pengirim surat
- Tanggal: format penulisan tanggal harus mengikuti standar internasional (DD/MM/YYYY)
- Header penerima surat: memuat nama, jabatan, perusahaan, dan alamat penerima surat
- Salutation: salam pembuka, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat: menjelaskan alasan perubahan jadwal, menawarkan alternatif waktu atau tanggal, dan mengekspresikan permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan
- Penutup: salam penutup, seperti “Hormat saya,”
- Tanda tangan: nama pengirim dan tanda tangan
Contoh Surat Reschedule Meeting
Berikut ini adalah contoh surat reschedule meeting yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1: Permohonan Reschedule Meeting
Header Surat:
[Nama dan Alamat Pengirim Surat]
[Tanggal Surat]
Header Penerima Surat:
[Nama dan Alamat Penerima Surat]
Isi Surat:
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat],
Saya menulis surat ini untuk meminta maaf atas ketidaknyamanan yang saya timbulkan karena harus membatalkan jadwal pertemuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Saya ingin mengubah jadwal pertemuan tersebut menjadi [Alternatif Tanggal dan Waktu].
Saya sangat menyesal atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan, dan saya berharap Anda dapat mempertimbangkan permintaan saya ini. Jika Anda membutuhkan informasi tambahan, silakan hubungi saya di [Nomor Telepon atau Email].
Hormat saya,
[Nama Pengirim dan Tanda Tangan]
Contoh 2: Pemberitahuan Reschedule Meeting
Header Surat:
[Nama dan Alamat Pengirim Surat]
[Tanggal Surat]
Header Penerima Surat:
[Nama dan Alamat Penerima Surat]
Isi Surat:
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat],
Saya ingin memberitahu Anda bahwa jadwal pertemuan kita yang seharusnya pada [Tanggal dan Waktu Sebelumnya] harus diubah menjadi [Alternatif Tanggal dan Waktu]. Alasan untuk perubahan ini adalah [Alasan Perubahan].
Saya berharap alternatif waktu atau tanggal ini cocok untuk Anda. Jika Anda membutuhkan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi saya di [Nomor Telepon atau Email].
Hormat saya,
[Nama Pengirim dan Tanda Tangan]
FAQs
1. Apa yang harus saya lakukan jika penerima surat tidak merespons permintaan reschedule meeting?
Jika penerima surat tidak merespons permintaan reschedule meeting dalam waktu yang wajar, Anda dapat menghubungi mereka melalui telepon atau email untuk mengetahui apakah mereka menerima surat tersebut atau tidak. Jika mereka masih tidak merespons, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirimkan surat pengingat atau menetapkan jadwal lain dengan orang lain.
2. Apa yang harus saya lakukan jika saya harus membatalkan pertemuan secara mendadak?
Jika Anda harus membatalkan pertemuan secara mendadak, sebaiknya segera memberitahu penerima surat dan memberikan alasan yang jelas atas pembatalan tersebut. Jangan lupa untuk menawarkan alternatif waktu atau tanggal untuk pertemuan yang baru jika memungkinkan.
3. Apakah saya harus memberikan alasan yang jelas atas perubahan jadwal dalam surat reschedule meeting?
Iya, memberikan alasan yang jelas atas perubahan jadwal sangat penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan penerima surat. Alasan yang jelas akan membantu penerima surat memahami mengapa perubahan tersebut perlu dilakukan dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan usaha mereka.
4. Apakah saya perlu menulis surat reschedule meeting jika saya hanya mengubah jadwal pertemuan secara lisan?
Sebaiknya Anda tetap menulis surat reschedule meeting meskipun Anda telah mengubah jadwal pertemuan secara lisan. Surat ini akan membantu memastikan bahwa semua pihak memiliki informasi yang sama tentang perubahan jadwal dan dapat mencegah kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Apakah saya harus menggunakan bahasa formal dalam surat reschedule meeting?
Anda dapat menggunakan bahasa formal atau informal dalam surat reschedule meeting. Namun, pastikan untuk tetap sopan dan menghormati penerima surat dalam setiap kalimat yang Anda tulis.
6. Apakah saya harus mengirimkan surat reschedule meeting melalui email atau pos?
Anda bisa mengirimkan surat reschedule meeting melalui email atau pos, tergantung pada preferensi penerima surat. Namun, jika waktu sangat penting, email mungkin merupakan pilihan yang lebih cepat dan efisien.
7. Apakah saya perlu mengirimkan surat reschedule meeting jika saya hanya mengubah waktu pertemuan sekitar 15 menit atau kurang?
Jika perubahan waktu yang Anda buat hanya sedikit, sebaiknya mengirimkan pesan singkat atau menghubungi penerima surat untuk memberitahu mereka tentang perubahan tersebut. Namun, jika perubahan tersebut signifikan, sebaiknya tetap mengirimkan surat reschedule meeting untuk memberikan informasi yang jelas dan memastikan bahwa semua pihak memiliki informasi yang sama tentang perubahan jadwal.
8. Apakah saya perlu menyertakan lampiran dalam surat reschedule meeting?
Jika ada informasi tambahan yang ingin Anda sampaikan, seperti agenda pertemuan yang diperbarui atau daftar peserta yang baru, Anda bisa menyertakan lampiran dalam surat reschedule meeting. Namun, pastikan untuk menyebutkan