Surat resign atau surat pengunduran diri merupakan dokumen yang dibuat saat seseorang ingin berhenti dari pekerjaannya. Meskipun terdengar sederhana, namun menulis surat resign tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat resign yang dibuat dapat diterima oleh pihak perusahaan.
Pengertian Surat Resign
Surat resign adalah surat formal yang berisi pemberitahuan dari karyawan kepada perusahaan bahwa dirinya akan mengundurkan diri dari pekerjaan yang dijalani. Surat resign digunakan sebagai satu-satunya bukti bahwa seseorang telah mengajukan pengunduran diri secara sah dan resmi.
Fungsi Surat Resign
Surat resign memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Memberitahukan pihak perusahaan tentang niat karyawan untuk mengundurkan diri secara sah dan resmi.
- Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri.
- Menyampaikan alasan dan penjelasan yang jelas tentang mengapa karyawan ingin mengundurkan diri.
- Sebagai bukti sah bahwa karyawan telah mengajukan pengunduran diri.
Tujuan Surat Resign
Tujuan dari surat resign adalah agar karyawan dapat mengajukan pengunduran diri secara sah dan resmi. Dengan memiliki surat resign, maka pengunduran diri karyawan akan dianggap sah dan perusahaan dapat mencari pengganti karyawan tersebut.
Format Surat Resign
Format surat resign terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header atau kepala surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
- Tanggal pembuatan surat resign.
- Alamat perusahaan yang ditujukan.
- Salutation atau kalimat pembuka, biasanya berupa “Kepada Yth.”
- Isi surat resign, berisi alasan mengundurkan diri, ucapan terima kasih, dan tanggal pengunduran diri.
- Penutup atau kalimat penutup, biasanya berupa “Hormat saya,” atau “Salam hormat,”.
- Tanda tangan dan nama lengkap karyawan.
Contoh Surat Resign
Berikut adalah contoh surat resign yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1:
PT. ABC
Jl. Ahmad Dahlan No. 12A
Bandung
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth.
HRD PT. ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: John Doe
Alamat: Jl. Pahlawan No. 10
No. KTP: 123456789
No. Telp: 081234567890
Dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari pekerjaan saya di PT. ABC. Saya ingin memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di PT. ABC.
Saya memohon maaf atas segala ketidaknyamanan yang telah saya sebabkan selama bekerja di PT. ABC.
Saya berharap agar pengunduran diri saya ini dapat diterima dengan baik dan saya siap membantu dalam proses pergantian pekerjaan.
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
John Doe
Contoh 2:
PT. XYZ
Jl. Purnawarman No. 5
Bandung
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth.
HRD PT. XYZ
Di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Jane Doe
Alamat: Jl. Veteran No. 15
No. KTP: 987654321
No. Telp: 087654321098
Dengan ini saya ingin mengajukan permohonan pengunduran diri dari pekerjaan saya di PT. XYZ. Saya ingin memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di PT. XYZ.
Saya memohon maaf atas segala ketidaknyamanan yang telah saya sebabkan selama bekerja di PT. XYZ.
Saya berharap agar pengunduran diri saya ini dapat diterima dengan baik dan saya siap membantu dalam proses pergantian pekerjaan.
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Jane Doe
FAQs
1. Kapan sebaiknya saya menyerahkan surat resign?
Surat resign sebaiknya diserahkan minimal 1 bulan sebelum tanggal pengunduran diri yang diinginkan, agar perusahaan memiliki waktu yang cukup untuk mencari pengganti Anda. Namun, jika Anda memiliki kesempitan waktu, sebaiknya serahkan surat resign sesegera mungkin.
2. Apakah saya harus memberikan alasan dalam surat resign?
Tidak ada aturan yang mengharuskan Anda memberikan alasan dalam surat resign. Namun, memberikan alasan dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki kekurangan yang ada.
3. Apakah saya harus memberikan salinan surat resign kepada atasan?
Ya, Anda sebaiknya memberikan salinan surat resign kepada atasan sebagai tanda bahwa Anda telah mengajukan pengunduran diri secara resmi.
Kesimpulan
Menulis surat resign bukanlah hal yang mudah, namun perlu dilakukan dengan baik dan benar agar dapat diterima oleh pihak perusahaan. Pastikan untuk mengikuti format yang benar dan memberikan penjelasan yang jelas dan sopan mengenai alasan pengunduran diri. Dengan begitu, Anda dapat meninggalkan perusahaan dengan baik dan dapat mempertahankan hubungan yang baik di masa depan.