Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan. Surat ini dibuat dengan format yang formal dan digunakan untuk keperluan resmi seperti mengajukan permohonan, memberikan informasi, berkomunikasi dengan instansi pemerintah, dan lain-lain.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi memiliki berbagai macam fungsi, antara lain:
- Sebagai alat komunikasi resmi antara perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya
- Sebagai bukti tertulis yang sah dalam melakukan transaksi atau kegiatan bisnis
- Sebagai sarana untuk memberikan informasi atau pemberitahuan secara resmi
Tujuan Surat Resmi
Tujuan utama dari surat resmi adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi secara resmi dan terstruktur. Selain itu, surat resmi juga memiliki tujuan lain, yaitu:
- Menjaga hubungan bisnis yang baik antara perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya
- Menjaga kepercayaan dan kredibilitas perusahaan atau instansi
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang disampaikan
- Menyelesaikan permasalahan atau meminta bantuan secara resmi
Format Surat Resmi
Format surat resmi harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Berikut adalah format umum dari surat resmi:
- Header
Header berisi informasi tentang perusahaan atau instansi yang mengirim surat resmi, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal surat
Tanggal surat berisi tanggal dibuatnya surat resmi.
- Alamat penerima
Alamat penerima berisi nama dan alamat lengkap penerima surat resmi.
- Salutasi
Salutasi berisi ucapan salam pembuka seperti “Kepada Yth.” atau “Dear Sir/Madam”.
- Isi surat
Isi surat berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan secara resmi.
- Tutup surat
Tutup surat berisi ucapan terima kasih, harapan, atau permintaan maaf.
- Tanda tangan
Tanda tangan berisi tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat resmi.
Contoh Surat Resmi
Berikut adalah contoh surat resmi yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Permohonan Izin Kerja
PT. ABC
Jl. Merdeka No. 123
Jakarta
17 Agustus 2021
Kepada
Kepala Dinas Tenaga Kerja
Kota Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC bermaksud untuk mengajukan permohonan izin kerja bagi karyawan kami yang akan melaksanakan pekerjaan di area Jakarta. Adapun jumlah karyawan yang akan ditempatkan adalah 50 orang dengan lama waktu kerja selama 6 bulan.
Bersama ini, kami melampirkan berkas-berkas yang dibutuhkan untuk pengajuan izin kerja tersebut. Kami berharap permohonan ini dapat disetujui dan kami siap melaksanakan semua ketentuan yang berlaku.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang baik.
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Alamat
PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 456
Surabaya
1 September 2021
Kepada
Seluruh Pelanggan PT. XYZ
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa PT. XYZ telah melakukan perubahan alamat kantor. Adapun alamat baru kami adalah:
Jl. Raya Gubeng No. 789
Surabaya
Perubahan alamat ini akan berlaku mulai tanggal 1 September 2021. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi dan kami siap memberikan pelayanan terbaik bagi seluruh pelanggan kami.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang baik.
Hormat kami,
PT. XYZ
FAQs
Berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat resmi:
1. Apa bedanya surat resmi dengan surat tidak resmi?
Surat resmi dibuat dengan format yang formal dan digunakan untuk keperluan resmi, sedangkan surat tidak resmi dibuat dengan format yang tidak terlalu formal dan digunakan untuk keperluan yang lebih santai seperti mengirim pesan kepada teman atau keluarga.
2. Apakah surat resmi harus ditandatangani?
Ya, surat resmi harus ditandatangani oleh pengirim surat resmi.
3. Bagaimana cara menyampaikan surat resmi?
Surat resmi dapat disampaikan melalui pos atau email. Jika disampaikan melalui pos, pastikan alamat penerima surat resmi sudah benar dan lengkap. Jika disampaikan melalui email, pastikan format surat resmi tetap formal dan lengkap.
4. Apakah surat resmi sama dengan surat bisnis?
Tidak selalu. Surat bisnis adalah jenis surat yang digunakan dalam kegiatan bisnis seperti surat penawaran atau surat perjanjian kerjasama. Sedangkan surat resmi dapat digunakan dalam berbagai keperluan resmi seperti mengajukan permohonan atau memberikan pemberitahuan.
5. Apakah surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku?
Ya, surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan baik dan benar.
Kesimpulan
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan resmi seperti mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau berkomunikasi dengan instansi pemerintah. Surat resmi harus dibuat dengan format yang formal dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dalam pembuatan surat resmi, pastikan bahasa yang digunakan baku dan baik dan benar serta ditandatangani oleh pengirim surat resmi.