Jika kamu merupakan seorang pegawai negeri atau pekerja di lingkungan pemerintahan, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah surat resmi dinas pemerintahan. Surat ini merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi antara instansi pemerintah dengan pihak luar, seperti masyarakat, perusahaan, atau instansi lainnya.

Pengertian Surat Resmi Dinas Pemerintahan

Surat resmi dinas pemerintahan adalah surat yang digunakan untuk kepentingan dinas instansi pemerintah dalam melakukan komunikasi resmi dengan pihak luar. Surat ini memiliki format dan tata cara penulisan yang diatur oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

Fungsi dan Tujuan Surat Resmi Dinas Pemerintahan

Surat resmi dinas pemerintahan memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  1. Sebagai bukti tertulis atas sebuah keputusan, perintah, atau permintaan yang dilakukan oleh instansi pemerintah.
  2. Sebagai sarana komunikasi resmi antara instansi pemerintah dengan pihak luar, seperti masyarakat, perusahaan, atau instansi lainnya.
  3. Sebagai sarana pengamanan dan pengendalian administrasi dalam penyampaian informasi atau tindakan yang dilakukan oleh instansi pemerintah.

Sementara itu, tujuan dari surat resmi dinas pemerintahan adalah untuk memberikan informasi secara jelas dan lengkap kepada pihak yang dituju, serta menegaskan keputusan atau tindakan yang diambil oleh instansi pemerintah.

Format Surat Resmi Dinas Pemerintahan

Format surat resmi dinas pemerintahan terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Bagian kepala surat, berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, dan e-mail.
  2. Bagian tanggal surat, berisi tanggal penulisan surat.
  3. Bagian nomor surat, berisi nomor urut surat yang ditulis oleh instansi pemerintah.
  4. Bagian perihal surat, berisi judul atau topik yang akan dibahas dalam surat.
  5. Bagian isi surat, berisi penjelasan atau informasi yang ingin disampaikan oleh instansi pemerintah.
  6. Bagian penutup surat, berisi ucapan terima kasih atau pengharapan dari instansi pemerintah.
  7. Bagian tanda tangan, berisi tanda tangan pejabat yang berwenang dari instansi pemerintah.

Contoh Surat Resmi Dinas Pemerintahan

Berikut adalah contoh surat resmi dinas pemerintahan yang umum digunakan:

Contoh 1: Surat Permohonan Informasi

Bagian Kepala Surat
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Jl. Jenderal Sudirman No. 1
Jakarta 10002
Telp. (021) 1234567
E-mail: [email protected]

Bagian Tanggal Surat
Jakarta, 1 Januari 2021

Bagian Nomor Surat
001/KP/2021

Bagian Perihal Surat
Permohonan Informasi

Bagian Isi Surat
Kepada Yth.
Kepala Badan Kepegawaian Negara
Di tempat

Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia, kami dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memerlukan data mengenai jumlah guru yang dimiliki oleh masing-masing sekolah di seluruh Indonesia.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan informasi mengenai jumlah guru di seluruh sekolah di Indonesia.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Bagian Penutup Surat
Demikian surat permohonan informasi ini kami sampaikan. Kami berharap kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan informasi secepatnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Bagian Tanda Tangan
Hormat kami,
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Ttd.
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Tes

Bagian Kepala Surat
Badan Kepegawaian Negara
Jl. Letjen Sutoyo No. 12
Jakarta 12345
Telp. (021) 1234567
E-mail: [email protected]

Bagian Tanggal Surat
Jakarta, 1 Januari 2021

Bagian Nomor Surat
001/KP/2021

Bagian Perihal Surat
Pemberitahuan Pelaksanaan Tes

Bagian Isi Surat
Kepada Yth.
Seluruh Pelamar CPNS
Di tempat

Dalam rangka seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2021, kami dari Badan Kepegawaian Negara akan melaksanakan tes tertulis pada:
Hari/Tanggal : Senin, 1 Februari 2021
Waktu : 08.00 - 12.00 WIB
Tempat : Gedung Dhanapala, Jl. Thamrin No. 1, Jakarta

Adapun persyaratan yang harus dipenuhi oleh peserta tes adalah:
1. Membawa kartu peserta tes yang telah diterima
2. Membawa identitas diri yang masih berlaku (KTP, SIM, atau paspor)
3. Tidak diperkenankan membawa alat elektronik, makanan, atau minuman ke dalam ruangan tes

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Bagian Penutup Surat
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami berharap kiranya semua pelamar dapat memenuhi persyaratan dan hadir tepat waktu pada saat pelaksanaan tes. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Bagian Tanda Tangan
Hormat kami,
Badan Kepegawaian Negara

Ttd.
Kepala Badan Kepegawaian Negara

FAQs

  1. Apa saja jenis-jenis surat resmi dinas pemerintahan?
    Jenis-jenis surat resmi dinas pemerintahan antara lain surat pemberitahuan, surat permohonan, surat undangan, surat pengantar, dan surat keputusan.
  2. Bagaimana cara mengetah