Surat resmi pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberitahukan suatu hal secara resmi dan terstruktur. Surat ini biasanya digunakan oleh institusi, organisasi, atau perusahaan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait atau yang berkepentingan.

Fungsi Surat Resmi Pemberitahuan

Fungsi utama dari surat resmi pemberitahuan adalah sebagai sarana untuk memberikan informasi secara formal dan terstruktur. Selain itu, surat ini juga memiliki beberapa fungsi lainnya, antara lain:

  • Menjalin komunikasi antara institusi/organisasi/perusahaan dengan pihak terkait
  • Menjaga hubungan baik dengan pihak terkait
  • Memberikan informasi yang jelas dan terstruktur sehingga mudah dipahami oleh pihak yang menerima
  • Menegaskan kewenangan dan tanggung jawab institusi/organisasi/perusahaan dalam memberikan informasi

Tujuan Surat Resmi Pemberitahuan

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan menggunakan surat resmi pemberitahuan, di antaranya:

  • Memberikan informasi secara resmi dan terstruktur
  • Menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak terkait
  • Menegaskan kewenangan dan tanggung jawab institusi/organisasi/perusahaan dalam memberikan informasi
  • Menjaga dokumentasi dan arsip informasi

Format Surat Resmi Pemberitahuan

Format surat resmi pemberitahuan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  • Header: berisi logo, nama institusi/organisasi/perusahaan, dan alamat
  • Tanggal: tanggal dibuatnya surat
  • Alamat penerima: nama dan alamat lengkap pihak yang akan menerima surat
  • Salutation: pembuka surat yang berisi sapaan kepada pihak yang dituju
  • Isi surat: berisi informasi yang ingin disampaikan
  • Penutup: berisi ucapan terima kasih atau harapan
  • Tanda tangan: tanda tangan pihak yang bertanggung jawab atas surat
  • Footer: berisi keterangan tambahan atau informasi tentang institusi/organisasi/perusahaan

Contoh Surat Resmi Pemberitahuan

Berikut adalah contoh surat resmi pemberitahuan:

Contoh Surat Resmi Pemberitahuan 1

PT. XYZ
Jl. Ahmad Yani No. 123
Jakarta Pusat
Telpon: (021) 123456
Fax: (021) 123457
Email: [email protected]
Website: www.xyz.com

Jakarta, 5 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa PT. XYZ akan mengadakan acara launching produk baru pada tanggal 15 Juli 2021 di Hotel ABC Jakarta. Acara ini diadakan sebagai bentuk apresiasi terhadap pelanggan setia kami.

Kami mengundang Bapak/Ibu Pimpinan dan perwakilan PT. ABC untuk hadir dalam acara tersebut. Kami akan sangat senang jika Bapak/Ibu Pimpinan dapat bergabung dengan kami dalam acara tersebut.

Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. XYZ

Contoh Surat Resmi Pemberitahuan 2

Universitas ABC
Jl. Pendidikan No. 789
Jakarta Selatan
Telpon: (021) 789012
Fax: (021) 789013
Email: [email protected]
Website: www.abc.ac.id

Jakarta, 5 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Mahasiswa
Universitas ABC

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa Universitas ABC akan mengadakan wisuda bagi mahasiswa/i yang telah menyelesaikan studinya pada semester genap tahun akademik 2020/2021.

Acara wisuda ini akan dilaksanakan pada tanggal 20 Juli 2021 di Auditorium Universitas ABC. Kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Mahasiswa/i untuk hadir dalam acara tersebut dan memberikan dukungan serta doa terbaik bagi putra/putri tercinta.

Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
Rektor Universitas ABC

FAQs

1. Apa yang dimaksud dengan surat resmi pemberitahuan?

Surat resmi pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberitahukan suatu hal secara resmi dan terstruktur. Surat ini biasanya digunakan oleh institusi, organisasi, atau perusahaan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait atau yang berkepentingan.

2. Apa saja fungsi surat resmi pemberitahuan?

Fungsi utama dari surat resmi pemberitahuan adalah sebagai sarana untuk memberikan informasi secara formal dan terstruktur. Selain itu, surat ini juga memiliki beberapa fungsi lainnya, antara lain menjalin komunikasi antara institusi/organisasi/perusahaan dengan pihak terkait, menjaga hubungan baik dengan pihak terkait, memberikan informasi yang jelas dan terstruktur sehingga mudah dipahami oleh pihak yang menerima, serta menegaskan kewenangan dan tanggung jawab institusi/organisasi/perusahaan dalam memberikan informasi.

3. Apa saja bagian-bagian format surat resmi pemberitahuan?

Format surat resmi pemberitahuan terdiri dari beberapa bagian, yaitu header, tanggal, alamat penerima, salutation, isi surat, penutup, tanda tangan, dan footer.

4. Apa tujuan penggunaan surat resmi pemberitahuan?

Tujuan penggunaan surat resmi pemberitahuan adalah untuk memberikan informasi secara resmi dan terstruktur, menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak terkait, menegaskan kewenangan dan tanggung jawab institusi/organisasi/perusahaan dalam memberikan informasi, serta menjaga dokumentasi dan arsip informasi.

5. Apa saja contoh surat resmi pemberitahuan?

Contoh surat resmi pemberitahuan antara lain surat undangan, surat pemberitahuan perubahan jadwal, surat pemberitahuan pelaksanaan acara, surat pemberitahuan kelulusan siswa, dan sebagainya.

6. Apa yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi pemberitahuan?

Dalam penulisan surat resmi pemberitahuan, perhatikan penggunaan bahasa yang formal dan sopan, gunakan format yang terstruktur dan jelas, serta pastikan informasi yang disampaikan akurat dan terpercaya.

7. Apakah surat resmi pemberitahuan harus menggunakan kop surat?

Iya, surat resmi pemberitahuan biasanya menggunakan kop surat yang berisi logo, nama institusi/organisasi/perusahaan,