Surat resmi perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis antara perusahaan dengan pihak luar yang bersifat resmi dan formal. Surat ini biasanya digunakan untuk kepentingan bisnis seperti mengajukan proposal, melakukan pemesanan, meminta informasi, atau mengirimkan notifikasi.
Fungsi Surat Resmi Perusahaan
Fungsi dari surat resmi perusahaan adalah untuk:
- Menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pihak luar
- Menjelaskan maksud dan tujuan dari surat yang dikirimkan
- Menjelaskan informasi yang dibutuhkan dengan jelas dan terperinci
- Menjelaskan tindakan yang akan diambil selanjutnya
- Menjaga citra dan reputasi perusahaan
Tujuan Surat Resmi Perusahaan
Tujuan dari surat resmi perusahaan adalah untuk:
- Menjalin hubungan bisnis yang baik dengan pihak luar
- Menjelaskan maksud dan tujuan dari surat yang dikirimkan
- Memberikan informasi yang dibutuhkan dengan jelas dan terperinci
- Meminta informasi yang dibutuhkan
- Memberikan pemberitahuan atau notifikasi
- Menyampaikan permintaan atau pengajuan
Format Surat Resmi Perusahaan
Format surat resmi perusahaan terdiri dari:
- Header
- Tanggal
- Alamat Surat
- Perihal
- Isi Surat
- Tanda Tangan
- Lampiran (jika ada)
Berikut adalah penjelasan singkat mengenai setiap elemen format surat:
- Header: berisi nama dan alamat perusahaan
- Tanggal: berisi tanggal penulisan surat
- Alamat Surat: berisi alamat lengkap penerima surat
- Perihal: berisi judul atau topik surat yang dikirimkan
- Isi Surat: berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan
- Tanda Tangan: berisi tanda tangan pengirim surat
- Lampiran: berisi dokumen atau informasi tambahan yang relevan (jika ada)
Contoh Surat Resmi Perusahaan
Berikut adalah contoh surat resmi perusahaan yang umum digunakan:
Contoh 1: Surat Permohonan Informasi
Header:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp. 021-1234567
Fax. 021-1234567
www.abc.com
Tanggal: 1 Januari 2022
Alamat Surat:
Kepada
Bapak/Ibu Direktur
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta 67890
Perihal: Permohonan Informasi
Isi Surat:
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin meminta informasi mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ. Kami tertarik untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam bidang distribusi produk-produk tersebut.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan informasi yang dibutuhkan secepatnya.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda Tangan:
[Tanda Tangan]
[Nama Pengirim]
Contoh 2: Surat Pemberitahuan Pergantian Alamat
Header:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp. 021-1234567
Fax. 021-1234567
www.abc.com
Tanggal: 1 Januari 2022
Alamat Surat:
Kepada
Seluruh Pelanggan PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Perihal: Pemberitahuan Pergantian Alamat
Isi Surat:
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin memberitahukan bahwa kami telah pindah ke alamat baru. Berikut adalah alamat lengkap kami yang baru:
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta 67890
Telp. 021-9876543
Fax. 021-9876543
Kami berharap perubahan ini tidak mengganggu hubungan bisnis kami dengan Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda Tangan:
[Tanda Tangan]
[Nama Pengirim]
FAQs
- Apa bedanya surat resmi perusahaan dengan surat biasa?
Surat resmi perusahaan bersifat lebih formal dan digunakan untuk kepentingan bisnis. Surat biasa biasanya bersifat informal dan digunakan untuk kepentingan pribadi atau keluarga. - Apa saja elemen format surat resmi perusahaan?
Elemen format surat resmi perusahaan terdiri dari header, tanggal, alamat surat, perihal, isi surat, tanda tangan, dan lampiran (jika ada). - Bagaimana cara membuat surat resmi perusahaan yang baik?
Untuk membuat surat resmi perusahaan yang baik, pastikan format surat sesuai dengan standar, bahasa yang digunakan jelas dan terperinci, gunakan tata bahasa yang baik dan benar, dan sampaikan pesan dengan singkat dan jelas.
Kesimpulan
Surat resmi perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang bersifat resmi dan formal. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pihak luar. Format surat resmi perusahaan terdiri dari beberapa elemen dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dengan mengetahui contoh-contoh surat resmi perusahaan yang umum digunakan, diharapkan dapat membantu dalam menyusun surat resmi perusahaan yang baik dan efektif.