Surat resmi singkat atau dalam bahasa Inggris disebut dengan short official letter merupakan salah satu bentuk surat yang sering digunakan untuk berbagai keperluan. Biasanya, surat resmi singkat digunakan untuk menyampaikan informasi atau pesan secara singkat dan jelas, tanpa harus menggunakan bahasa formal yang terlalu bertele-tele.
Pengertian Surat Resmi Singkat
Surat resmi singkat adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi secara singkat dan jelas. Surat resmi singkat biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, instansi pemerintah, organisasi, ataupun keperluan lainnya yang membutuhkan surat resmi.
Fungsi Surat Resmi Singkat
Surat resmi singkat memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai sarana untuk menyampaikan pesan atau informasi secara singkat dan jelas.
- Sebagai alat untuk mempercepat proses komunikasi antara pihak yang terlibat.
- Sebagai bentuk komunikasi resmi dalam berbagai keperluan bisnis, instansi pemerintah, organisasi, ataupun keperluan lainnya.
Tujuan Surat Resmi Singkat
Tujuan utama dari surat resmi singkat adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi secara singkat dan jelas, sehingga dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang terlibat. Selain itu, tujuan lain dari surat resmi singkat adalah untuk mempercepat proses komunikasi antara pihak yang terlibat.
Format Surat Resmi Singkat
Format surat resmi singkat umumnya sama dengan format surat resmi pada umumnya, namun dengan beberapa perbedaan, yaitu:
- Header surat: berisi nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan nomor fax.
- Tanggal surat: berisi tanggal penulisan surat.
- Alamat tujuan: berisi alamat perusahaan atau instansi yang dituju.
- Isi surat: berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan secara singkat dan jelas.
- Tanda tangan: berisi tanda tangan pengirim surat.
- Nama pengirim: berisi nama pengirim surat.
Contoh Surat Resmi Singkat
Berikut adalah contoh surat resmi singkat:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Pahlawan No. 10
Surabaya
Telp. (031) 1234567
Fax. (031) 1234568
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Raya No. 20
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin menyampaikan bahwa kami tertarik untuk melakukan kerjasama dengan PT. XYZ dalam bidang pemasaran produk. Kami berharap dapat melakukan pertemuan dengan Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ untuk membahas lebih lanjut mengenai kerjasama tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Ttd.
John Doe
Contoh 2
Universitas XYZ
Jl. Kampus No. 1
Bandung
Telp. (022) 1234567
Fax. (022) 1234568
Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dosen
Fakultas Teknik
Universitas ABC
Jl. Kampus No. 2
Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari Universitas XYZ ingin mengundang Bapak/Ibu Dosen dari Fakultas Teknik Universitas ABC untuk hadir sebagai pembicara dalam seminar yang akan diadakan pada tanggal 10 Januari 2022 di kampus kami. Tema seminar yang akan dibahas adalah “Mengoptimalkan Penggunaan Teknologi dalam Industri”.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Universitas XYZ
Ttd.
Jane Doe
FAQs
Apa saja keuntungan menggunakan surat resmi singkat?
Jawaban: Keuntungan menggunakan surat resmi singkat antara lain adalah mempercepat proses komunikasi, menyampaikan pesan atau informasi secara singkat dan jelas, serta dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang terlibat.
Apakah surat resmi singkat sama dengan surat pribadi?
Jawaban: Tidak, surat resmi singkat berbeda dengan surat pribadi. Surat resmi singkat digunakan untuk keperluan bisnis, instansi pemerintah, organisasi, ataupun keperluan lainnya yang membutuhkan surat resmi, sedangkan surat pribadi digunakan untuk keperluan pribadi.
Bagaimana cara membuat surat resmi singkat?
Jawaban: Cara membuat surat resmi singkat sama dengan cara membuat surat resmi pada umumnya, namun dengan memperhatikan penggunaan bahasa yang singkat dan jelas.
Kesimpulan
Surat resmi singkat merupakan salah satu bentuk surat resmi yang sering digunakan untuk berbagai keperluan. Surat resmi singkat memiliki fungsi untuk menyampaikan pesan atau informasi secara singkat dan jelas, mempercepat proses komunikasi antara pihak yang terlibat, serta sebagai bentuk komunikasi resmi dalam berbagai keperluan bisnis, instansi pemerintah, organisasi, ataupun keperluan lainnya. Format surat resmi singkat umumnya sama dengan format surat resmi pada umumnya, namun dengan beberapa perbedaan. Contoh surat resmi singkat dapat dilihat pada artikel di atas.