Momen bulan suci Ramadan memang selalu menjadi waktu yang dinanti-nanti oleh umat Muslim di seluruh dunia. Tak hanya sebagai waktu untuk beribadah, bulan Ramadan juga menjadi waktu untuk meningkatkan kebersamaan dan silaturahmi dengan keluarga, teman, dan kerabat. Salah satu acara yang paling identik dengan bulan Ramadan adalah buka bersama atau yang sering disebut dengan istilah iftar. Nah, jika Anda ingin mengadakan buka bersama bersama rekan bisnis, atasan, atau partner kerja, maka surat resmi undangan buka bersama wajib disiapkan. Simak informasi lengkapnya di bawah ini.
Pengertian Surat Resmi Undangan Buka Bersama
Surat resmi undangan buka bersama adalah surat yang dibuat dengan tujuan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang agar hadir pada acara buka bersama yang akan diselenggarakan. Surat ini biasanya dikirimkan oleh pihak yang menyelenggarakan acara, seperti perusahaan, organisasi, atau komunitas.
Fungsi dan Tujuan Surat Resmi Undangan Buka Bersama
Fungsi dari surat resmi undangan buka bersama adalah sebagai sarana komunikasi formal yang digunakan untuk memberitahukan informasi mengenai acara buka bersama. Surat ini juga berfungsi sebagai tanda penghormatan dan penghargaan terhadap pihak yang diundang.
Tujuan dari surat resmi undangan buka bersama adalah untuk memastikan kehadiran tamu yang diundang pada acara yang akan diselenggarakan. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai sarana untuk memberikan informasi mengenai waktu, tempat, dan agenda acara buka bersama.
Format Surat Resmi Undangan Buka Bersama
Untuk membuat surat resmi undangan buka bersama, Anda perlu memperhatikan beberapa format yang harus diikuti, yaitu:
- Header, yaitu informasi mengenai nama dan alamat perusahaan/organisasi/komunitas yang mengirimkan undangan.
- Nama dan alamat lengkap penerima undangan.
- Subjek atau judul surat, yaitu informasi mengenai tujuan dari surat yang dikirimkan.
- Salutation atau pembukaan surat, yaitu pengantar yang biasanya berisi salam pembuka dan ucapan terima kasih atas perhatian penerima undangan.
- Tubuh surat, yaitu isi surat yang berisi informasi mengenai waktu, tempat, dan agenda acara buka bersama. Isi surat juga harus mencakup informasi mengenai dress code, rsvp, dan tata cara konfirmasi kehadiran pada acara.
- Penutup surat, yaitu pengantar yang biasanya berisi salam penutup dan ucapan terima kasih atas perhatian penerima undangan.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Resmi Undangan Buka Bersama
Berikut ini adalah contoh surat resmi undangan buka bersama yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Perusahaan XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta Selatan
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234567
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Di Tempat
Subjek: Undangan Buka Bersama
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka mempererat silaturahmi dan memperingati bulan suci Ramadan, kami dari perusahaan XYZ mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada acara buka bersama yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 1 Mei 2022
Waktu: Pukul 17.30 WIB - Selesai
Tempat: Restoran Sari Rasa, Jl. Sudirman No. 456, Jakarta Selatan
Kami juga mengharapkan konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu/Saudara dengan menghubungi nomor telepon (021) 1234567 atau email ke [email protected] paling lambat tanggal 28 April 2022.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Best regards,
Marketing Manager
Perusahaan XYZ
Contoh 2
Organisasi Pemuda Muhammadiyah
Jl. Cempaka Putih Tengah No. 123
Jakarta Pusat
Telp: (021) 7654321
Fax: (021) 7654321
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
Di Tempat
Subjek: Undangan Buka Bersama
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka mempererat silaturahmi dan memperingati bulan suci Ramadan, kami dari Organisasi Pemuda Muhammadiyah mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada acara buka bersama yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 8 Mei 2022
Waktu: Pukul 16.30 WIB - Selesai
Tempat: Musholla Al-Furqon, Jl. Cempaka Putih Tengah No. 123, Jakarta Pusat
Kami juga mengharapkan konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu/Saudara dengan menghubungi nomor telepon (021) 7654321 atau email ke [email protected] paling lambat tanggal 5 Mei 2022.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Best regards,
Sekretaris Organisasi Pemuda Muhammadiyah
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait dengan surat resmi undangan buka bersama:
1. Kapan sebaiknya surat undangan buka bersama dikirimkan?
Surat undangan buka bersama sebaiknya dikirimkan minimal dua minggu sebelum hari H acara. Hal ini dilakukan agar penerima undangan memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri dan mengkonfirmasi kehadirannya.
2. Apakah surat undangan buka bersama harus dibuat dengan format formal?
Iya, surat undangan buka bersama harus dibuat dengan format formal agar terlihat lebih profesional dan memberikan kesan yang baik kepada penerima undangan.
3. Apakah dress code harus dicantumkan dalam surat undangan buka bersama?
Iya, dress code harus dicantumkan dalam surat undangan buka bersama agar penerima undangan bisa mempersiapkan diri dengan tepat dan sesuai dengan tema acara yang diselenggarakan.
4. Apa yang harus dilakukan jika ada perubahan waktu atau tempat pada acara buka bersama?
Jika terjadi perubahan waktu atau tempat pada acara buka bersama, maka pihak yang menyelenggarakan acara harus memberitahukan perubahan tersebut kepada penerima undangan secepat mungkin. Hal ini dilakukan agar penerima undangan bisa mengatur jadwal