Selamat datang di artikel ini! Kali ini, kita akan membahas tentang surat undangan resmi. Apa itu surat undangan resmi? Bagaimana cara membuatnya? Dan apa saja yang harus ada di dalamnya? Nah, jangan khawatir, semua pertanyaanmu akan terjawab di sini.
Pengertian Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat yang dibuat untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir pada suatu acara atau kegiatan resmi. Surat ini biasanya dibuat oleh institusi atau organisasi yang bersifat formal seperti pemerintahan, perusahaan, atau lembaga pendidikan.
Fungsi dan Tujuan Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Sebagai bukti sah undangan
Dengan adanya surat undangan resmi, maka dapat dijadikan sebagai bukti yang sah bahwa seseorang atau sekelompok orang diundang untuk hadir pada suatu acara atau kegiatan resmi.
- Menjaga kesopanan dan etika
Dengan membuat surat undangan resmi, maka kita dapat menjaga kesopanan dan etika karena surat ini dibuat dengan bahasa yang sopan dan formal.
- Memberikan informasi yang jelas dan lengkap
Surat undangan resmi harus memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai acara atau kegiatan yang akan diadakan seperti tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara.
- Memudahkan dalam mengatur acara atau kegiatan
Dengan adanya surat undangan resmi, maka pengundang dapat lebih mudah dalam mengatur acara atau kegiatan karena pengundang sudah mengetahui siapa saja yang diundang dan jumlahnya.
Format Surat Undangan Resmi
Format surat undangan resmi harus memenuhi kaidah-kaidah penulisan surat resmi yang baik dan benar. Berikut adalah format surat undangan resmi:
- Kop surat
Kop surat berisi logo atau nama institusi atau organisasi pengundang, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Tanggal surat
Tanggal surat dibuat dengan format hari, tanggal, bulan, dan tahun.
- Alamat surat
Alamat surat berisi nama dan alamat penerima surat.
- Salutation
Salutation berisi ucapan salam atau sapaan yang sopan dan formal kepada penerima surat.
- Isi surat
Isi surat berisi informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan diadakan seperti tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara.
- Tanda tangan
Tanda tangan pengundang dilengkapi dengan nama dan jabatan.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut adalah contoh surat undangan resmi:
Contoh Surat Undangan Resmi dari Sekolah
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua Siswa/Siswi Kelas XII SMA XYZ
Di tempat
Dengan hormat,
Kami dari SMA XYZ mengundang Bapak/Ibu Orang Tua Siswa/Siswi Kelas XII untuk menghadiri acara wisuda siswa/siswi kelas XII pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 1 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB - selesai
Tempat: Aula SMA XYZ, Jl. Sudirman No. 123
Agenda acara:
- Pembukaan acara
- Sambutan dari Kepala Sekolah
- Pemberian piagam penghargaan kepada siswa/siswi kelas XII
- Penampilan seni budaya oleh siswa/siswi kelas XII
- Doa penutup
Demikian surat undangan ini kami buat. Atas kehadiran Bapak/Ibu Orang Tua Siswa/Siswi Kelas XII, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama Kepala Sekolah
Jabatan Kepala Sekolah
Contoh Surat Undangan Resmi dari Perusahaan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur Utama PT ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ mengundang Bapak/Ibu Direktur Utama PT ABC untuk menghadiri acara pembukaan cabang baru PT XYZ pada:
Hari/Tanggal: Senin, 3 Januari 2022
Waktu: 10.00 WIB - selesai
Tempat: Gedung PT XYZ, Jl. Sudirman No. 123
Agenda acara:
- Pembukaan acara
- Sambutan dari Direktur Utama PT XYZ
- Penandatanganan kerjasama antara PT XYZ dan PT ABC
- Peninjauan cabang baru PT XYZ
- Doa penutup
Demikian surat undangan ini kami buat. Atas kehadiran Bapak/Ibu Direktur Utama PT ABC, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama Direktur Utama PT XYZ
Jabatan Direktur Utama PT XYZ
FAQs
Apa bedanya surat undangan resmi dengan surat undangan tidak resmi?
Surat undangan resmi dibuat oleh institusi atau organisasi yang bersifat formal seperti pemerintahan, perusahaan, atau lembaga pendidikan. Sedangkan surat undangan tidak resmi dibuat oleh perseorangan atau kelompok yang tidak memiliki kaitan dengan institusi atau organisasi formal.
Apakah surat undangan resmi harus dibuat dengan bahasa yang formal?
Ya, surat undangan resmi harus dibuat dengan bahasa yang formal dan sopan karena surat ini dibuat untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir pada suatu acara atau kegiatan resmi.
Apakah surat undangan resmi harus dicetak?
Tidak, surat undangan resmi tidak harus dicetak. Saat ini, surat undangan resmi juga dapat dibuat dalam bentuk digital atau elektronik seperti email atau pesan singkat.
Apakah surat undangan resmi harus dikirimkan secara langsung atau dapat melalui pos atau email?
Surat undangan resmi dapat dikirimkan secara langsung, melalui pos, atau email. Namun, jika dikirimkan melalui pos atau email, pastikan bahwa alamat dan email penerima surat sudah benar dan valid.
Apakah surat undangan resmi harus memiliki tanda tangan?
Ya, surat undangan resmi harus memiliki tanda tangan pengundang dilengkapi dengan nama dan jabatan.
Kesimpulan
Surat undangan resmi adalah surat yang dibuat untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir pada suatu acara atau kegiatan resmi. Surat undangan resmi memiliki fungsi dan tujuan sebagai bukti sah undangan, menjaga kesopanan dan etika, memberikan informasi yang jelas dan lengkap, dan memudahkan dalam mengatur acara atau kegiatan. Format surat undangan resmi harus memenuhi kaidah-kaidah penulisan