Surat revisi adalah surat yang berisi permintaan perubahan atau revisi pada dokumen atau laporan yang telah diserahkan sebelumnya. Biasanya, surat revisi digunakan oleh perusahaan atau instansi dalam proses pengajuan proposal atau laporan kepada pihak tertentu, seperti investor atau klien. Surat revisi juga bisa digunakan untuk mengajukan perubahan pada kontrak atau kesepakatan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Fungsi Surat Revisi

Surat revisi memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Memudahkan proses perubahan pada dokumen atau laporan yang telah diserahkan sebelumnya
  • Menjelaskan secara jelas dan terperinci mengenai perubahan yang diminta
  • Menjaga hubungan baik dengan pihak yang menerima dokumen atau laporan
  • Menjaga integritas dan kredibilitas perusahaan atau instansi

Tujuan Surat Revisi

Tujuan utama dari surat revisi adalah untuk meminta perubahan atau revisi pada dokumen atau laporan yang telah diserahkan sebelumnya. Namun, ada beberapa tujuan lain dari surat revisi, antara lain:

  • Menjelaskan alasan mengapa perubahan atau revisi diperlukan
  • Menjelaskan dampak dari perubahan atau revisi yang diminta
  • Menjelaskan bagaimana perubahan atau revisi akan dilakukan
  • Mengajukan permintaan maaf atas kesalahan atau ketidakakuratan pada dokumen atau laporan sebelumnya

Format Surat Revisi

Surat revisi harus dibuat dengan format yang jelas dan terstruktur. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam format surat revisi:

  • Header surat, yang berisi nama dan alamat perusahaan atau instansi, nomor surat, dan tanggal surat
  • Salutation, yang berisi kata sapaan kepada pihak yang dituju (misalnya: Kepada Yth., atau Dear)
  • Paragraf pembuka, yang berisi perkenalan dan tujuan surat
  • Paragraf isi, yang berisi penjelasan mengenai perubahan atau revisi yang diminta
  • Paragraf penutup, yang berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk segera mendapat tanggapan dari pihak yang dituju
  • Sign-off, yang berisi tanda tangan pengirim surat dan nama lengkap, jabatan, dan perusahaan atau instansi pengirim

Contoh Surat Revisi

Berikut adalah contoh surat revisi untuk mengajukan perubahan pada proposal penelitian:

Header Surat:

PT. ABC

Jalan Merdeka No. 123

Surabaya

No. Surat: ABC/PROPOSAL/REV/2022

Tanggal: 1 Januari 2022

Salutation:

Kepada Yth.,

Direktur Utama PT. XYZ

Jalan Raya No. 456

Jakarta

Paragraf Pembuka:

Dengan hormat,

Saya sebagai perwakilan dari PT. ABC ingin mengajukan revisi pada proposal penelitian yang telah kami kirimkan kepada PT. XYZ pada tanggal 1 Desember 2021. Kami mengajukan revisi ini karena adanya perubahan dalam rencana penelitian yang kami ajukan sebelumnya.

Paragraf Isi:

Perubahan yang kami ajukan adalah:

  1. Menambahkan metode penelitian kualitatif untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan akurat
  2. Mengubah jadwal pelaksanaan penelitian menjadi 6 bulan, mulai dari Februari 2022 hingga Juli 2022
  3. Menambahkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000 untuk membiayai kegiatan penelitian yang baru ditambahkan

Paragraf Penutup:

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh permintaan revisi ini. Kami berharap PT. XYZ dapat mempertimbangkan revisi yang kami ajukan dan memberikan tanggapan secepatnya.

Sign-off:

Hormat kami,

PT. ABC

Tanda tangan

Nama Lengkap

Jabatan

Berikut adalah contoh surat revisi untuk mengajukan perubahan pada kontrak kerja:

Header Surat:

CV. XYZ

Jalan Pahlawan No. 789

Bandung

No. Surat: XYZ/KONTRAK/REV/2022

Tanggal: 1 Januari 2022

Salutation:

Kepada Yth.,

Manajer SDM PT. ABC

Jalan Merdeka No. 123

Surabaya

Paragraf Pembuka:

Dengan hormat,

Kami dari CV. XYZ ingin mengajukan revisi pada kontrak kerja yang telah kami sepakati dengan PT. ABC pada tanggal 1 Desember 2021. Kami mengajukan revisi ini karena adanya perubahan dalam kebutuhan dan situasi di lapangan.

Paragraf Isi:

Perubahan yang kami ajukan adalah:

  1. Mengubah jadwal kerja menjadi 5 hari kerja dalam seminggu, mulai dari Senin hingga Jumat
  2. Mengurangi gaji karyawan sebesar 5% untuk menyesuaikan dengan kondisi pasar saat ini
  3. Menambahkan fasilitas kesehatan berupa asuransi kesehatan untuk karyawan

Paragraf Penutup:

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh permintaan revisi ini. Kami berharap PT. ABC dapat mempertimbangkan revisi yang kami ajukan dan memberikan tanggapan secepatnya.

Sign-off:

Hormat kami,

CV. XYZ

Tanda tangan

Nama Lengkap

Jabatan

FAQs

1. Apakah surat revisi hanya digunakan untuk pengajuan proposal atau kontrak kerja saja?

Tidak. Surat revisi dapat digunakan untuk permintaan perubahan atau revisi pada dokumen atau laporan apa pun, baik yang bersifat bisnis maupun nonbisnis.

2. Apakah surat revisi harus menggunakan bahasa formal?

Iya, karena surat revisi biasanya digunakan dalam konteks bisnis, maka disarankan untuk menggunakan bahasa formal. Namun, tergantung pada situasi dan hubungan antara pengirim dan penerima surat, bisa juga menggunakan bahasa yang lebih santai.

3. Apakah surat revisi harus dilampirkan dengan dokumen atau laporan yang direvisi?

Ya, sebaiknya lampirkan dokumen atau laporan yang direvisi agar pihak yang dituju bisa langsung mengetahui perubahan yang diminta. Namun, jika dokumen atau laporan terlalu besar, bisa disediakan tautan atau link yang mengarah ke dokumen atau laporan tersebut.

Kesimpulan

Surat revisi merupakan surat yang ber