Jika kamu bekerja di bidang keuangan atau administrasi, pasti sudah tak asing lagi dengan istilah surat serah terima barang inventaris. Surat ini biasanya digunakan untuk melakukan penerimaan atau penyerahan barang pada suatu instansi atau perusahaan. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih detail mengenai surat serah terima barang inventaris, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contohnya. Yuk, simak ulasannya di bawah ini!

Pengertian Surat Serah Terima Barang Inventaris

Secara sederhana, surat serah terima barang inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi informasi tentang penerimaan atau penyerahan barang inventaris pada suatu instansi atau perusahaan. Surat ini biasanya dibuat oleh bagian keuangan atau administrasi dan ditandatangani oleh pihak yang melakukan penerimaan atau penyerahan barang.

Fungsi Surat Serah Terima Barang Inventaris

Adapun beberapa fungsi dari surat serah terima barang inventaris antara lain:

  • Sebagai bukti penerimaan atau penyerahan barang inventaris
  • Memudahkan pengelolaan inventaris barang pada suatu instansi atau perusahaan
  • Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan barang inventaris

Tujuan Surat Serah Terima Barang Inventaris

Adapun beberapa tujuan dari surat serah terima barang inventaris antara lain:

  • Memastikan bahwa barang inventaris telah diterima atau diserahkan dengan lengkap dan sesuai dengan jumlah yang tercatat
  • Memastikan bahwa barang inventaris yang diterima atau diserahkan dalam kondisi baik dan layak pakai
  • Memastikan bahwa pengelolaan barang inventaris dilakukan secara efektif dan efisien

Format Surat Serah Terima Barang Inventaris

Adapun format dari surat serah terima barang inventaris antara lain:

  1. Header surat, berisi nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan hal surat
  2. Bagian pengantar, berisi salam pembuka, kata pengantar, dan tujuan surat
  3. Bagian isi, berisi informasi tentang barang inventaris yang diterima atau diserahkan, jumlah barang, kondisi barang, dan catatan lain yang relevan
  4. Bagian penutup, berisi ucapan terima kasih, salam penutup, dan tanda tangan pihak yang melakukan penerimaan atau penyerahan barang

Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris

Berikut ini adalah contoh surat serah terima barang inventaris yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

PT. ABCD
Jl. Raya XYZ No. 123
Tangerang Selatan

Kepada Yth,
Bagian Keuangan PT. ABCD

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan ini, kami sampaikan bahwa kami telah menerima barang inventaris dari PT. ABCD pada tanggal 1 Januari 2022 dengan rincian sebagai berikut:

  • 10 unit meja kantor
  • 10 unit kursi kantor
  • 5 unit komputer

Kami telah melakukan pengecekan terhadap barang inventaris tersebut dan menyatakan bahwa semua barang yang diterima dalam kondisi baik dan layak pakai. Kami berterima kasih atas kerja sama yang baik antara PT. ABCD dan perusahaan kami.

Demikian surat serah terima barang inventaris ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Tangerang Selatan, 1 Januari 2022

Penerima,

[Nama dan tanda tangan]

Contoh 2

PT. EFGH
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Selatan

Kepada Yth,
Bagian Administrasi PT. EFGH

Dear Sir/Madam,

With this letter, we would like to confirm that we have received the inventory items from PT. EFGH on January 1st, 2022, with the following details:

  • 10 office desks
  • 10 office chairs
  • 5 computers

We have checked the inventory items and confirmed that all items are in good and usable condition. We appreciate the good cooperation between PT. EFGH and our company.

Thank you for your attention.

Sincerely,

Jakarta Selatan, January 1st, 2022

Receiver,

[Name and signature]

FAQs

  • Apakah surat serah terima barang inventaris harus dicetak?
    Tidak harus dicetak, namun disarankan untuk dicetak dan ditandatangani oleh pihak yang melakukan penerimaan atau penyerahan barang.
  • Apakah surat serah terima barang inventaris harus menggunakan bahasa Indonesia?
    Tidak harus, namun disarankan untuk menggunakan bahasa Indonesia jika ditujukan untuk instansi atau perusahaan yang berada di Indonesia.
  • Apakah surat serah terima barang inventaris harus menggunakan format tertentu?
    Ya, disarankan untuk menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami, seperti format yang telah dijelaskan di atas.

Kesimpulan

Demikianlah ulasan mengenai surat serah terima barang inventaris, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contohnya. Surat ini sangat penting dalam pengelolaan inventaris barang pada suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya surat serah terima barang inventaris, diharapkan dapat menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan barang inventaris. Semoga ulasan ini bermanfaat!