Apakah kamu sering melakukan transaksi jual beli dalam bisnis? Jika ya, pasti kamu tidak asing dengan istilah surat serah terima barang. Dokumen ini sangat penting dalam proses transaksi bisnis, baik untuk pihak penjual maupun pembeli. Pada artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQ seputar surat serah terima barang. Yuk, simak artikelnya!
Pengertian Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang adalah dokumen tertulis yang dibuat sebagai bukti penyerahan barang dari pihak penjual kepada pembeli. Dokumen ini berisi informasi mengenai jenis barang, jumlah barang, kondisi barang, dan tanggal penyerahan barang. Surat serah terima barang juga bisa disebut sebagai bukti pengiriman barang atau delivery order.
Fungsi dan Tujuan Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Sebagai bukti hukum
Dokumen ini digunakan sebagai bukti hukum yang dapat dijadikan alat bukti dalam perselisihan antara penjual dan pembeli.
- Meminimalisir risiko
Dengan adanya surat serah terima barang, risiko kerugian atau kehilangan barang dapat diminimalisir karena ada bukti tertulis mengenai penyerahan barang.
- Memudahkan pencatatan
Dokumen ini dapat digunakan sebagai bukti pencatatan dalam buku besar akuntansi dan memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan.
Format Surat Serah Terima Barang
Format surat serah terima barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, umumnya format surat serah terima barang terdiri dari beberapa elemen, di antaranya:
- Header
Header berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan nomor surat serah terima barang.
- Tanggal
Tanggal pembuatan surat serah terima barang.
- Kepada
Nama dan alamat pembeli.
- Isi surat
Isi surat berisi informasi mengenai jenis barang, jumlah barang, kondisi barang, dan tanggal penyerahan barang.
- Tanda tangan
Tanda tangan pihak penjual dan pembeli sebagai tanda persetujuan.
Contoh Surat Serah Terima Barang
Berikut adalah contoh surat serah terima barang:
Contoh 1:
Header
Toko Baju Murah
Jalan Raya No. 10, Jakarta
Telp. 08123456789
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada
Bapak/Ibu Tono
Jalan Merdeka No. 20, Jakarta
Dengan ini kami sampaikan bahwa barang pesanan Bapak/Ibu Tono sudah kami kirim pada tanggal 1 Januari 2022. Berikut adalah rincian barang yang kami kirim:
- Nama barang: Kemeja Pria
- Jumlah barang: 10 buah
- Kondisi barang: Baru
Kami mohon untuk melakukan konfirmasi penerimaan barang. Terima kasih atas kerjasamanya.
Tanda tangan:
Toko Baju Murah
Contoh 2:
Header
Toko Elektronik Jaya
Jalan Sudirman No. 15, Surabaya
Telp. 08234567890
Tanggal: 2 Februari 2022
Kepada
Bapak/Ibu Siti
Jalan Diponegoro No. 25, Surabaya
Dengan ini kami sampaikan bahwa barang pesanan Bapak/Ibu Siti sudah kami kirim pada tanggal 2 Februari 2022. Berikut adalah rincian barang yang kami kirim:
- Nama barang: Kulkas 2 Pintu
- Jumlah barang: 1 unit
- Kondisi barang: Baru
Kami mohon untuk melakukan konfirmasi penerimaan barang. Terima kasih atas kerjasamanya.
Tanda tangan:
Toko Elektronik Jaya
FAQs
1. Apakah surat serah terima barang hanya digunakan untuk transaksi jual beli?
Tidak, surat serah terima barang juga dapat digunakan untuk keperluan internal perusahaan, misalnya untuk penyerahan barang antar divisi atau antar gudang.
2. Apa yang harus dilakukan jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan?
Sebaiknya segera menghubungi pihak penjual dan menyampaikan keluhan mengenai ketidaksesuaian barang yang diterima. Jangan lupa untuk mencantumkan nomor surat serah terima barang sebagai referensi.
3. Apakah surat serah terima barang harus dicetak?
Tidak, surat serah terima barang juga dapat dibuat dalam bentuk soft copy atau file elektronik.
Kesimpulan
Surat serah terima barang adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti hukum, meminimalisir risiko, dan memudahkan pencatatan. Format surat serah terima barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Dengan adanya surat serah terima barang, proses transaksi bisnis dapat berjalan dengan lebih lancar dan teratur.