Surat serah terima jabatan atau sering disebut dengan istilah SSTJ merupakan surat resmi yang berfungsi untuk memberitahu bahwa seseorang telah menyerahkan jabatannya kepada orang lain yang baru. SSTJ biasanya diperlukan dalam situasi di mana seorang pejabat atau karyawan akan mengundurkan diri atau pindah ke perusahaan atau divisi lain.

Fungsi Surat Serah Terima Jabatan

SSTJ memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:

  1. Memberikan informasi resmi tentang penyerahan jabatan dari orang yang lama kepada orang yang baru.
  2. Memastikan kelancaran proses pergantian jabatan.
  3. Menjaga kesinambungan pekerjaan dan tanggung jawab.
  4. Menjaga hubungan baik antara orang yang lama dan orang yang baru.

Tujuan Surat Serah Terima Jabatan

Tujuan utama dari SSTJ adalah untuk memberikan informasi resmi dan memastikan kelancaran proses pergantian jabatan. Namun, ada beberapa tujuan spesifik lainnya dari SSTJ, yaitu:

  1. Memberikan penjelasan tentang tanggung jawab dan tugas yang harus dilakukan oleh orang yang baru.
  2. Memberikan penjelasan tentang proses pekerjaan yang sedang berlangsung.
  3. Memberikan kesempatan bagi orang yang lama untuk memberikan saran dan arahan kepada orang yang baru.
  4. Menjaga kontinuitas pekerjaan dan meminimalkan gangguan dalam proses pengambilan keputusan.

Format Surat Serah Terima Jabatan

Format SSTJ harus memenuhi standar tertentu agar surat dapat dianggap sah dan resmi. Berikut ini adalah beberapa elemen yang harus ada dalam SSTJ:

  1. Header: berisi nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan atau institusi.
  2. Tanggal: tanggal penulisan surat.
  3. Bagian penerima: berisi nama lengkap, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat.
  4. Bagian pengirim: berisi nama lengkap dan jabatan orang yang menyerahkan jabatan.
  5. Bagian isi: berisi penjelasan tentang penyerahan jabatan, tanggung jawab dan tugas yang harus dilakukan oleh orang yang baru, serta ucapan terima kasih dan harapan yang baik.
  6. Tanda tangan: tanda tangan dari orang yang menyerahkan jabatan dan orang yang menerima jabatan.

Contoh Surat Serah Terima Jabatan

Berikut adalah contoh SSTJ yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

PT. XYZ Jalan Raya No. 123 Jakarta Selatan 1 Januari 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu Z Direktur Utama PT. XYZ Jalan Raya No. 123 Jakarta Selatan Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini, A, dengan ini menyatakan menyerahkan jabatan saya sebagai General Manager PT. XYZ kepada B, yang telah ditunjuk untuk menggantikan posisi saya. Saya telah menjalankan tugas dan tanggung jawab saya dengan sebaik-baiknya selama bertugas di perusahaan ini. Dalam masa jabatan saya, saya telah berhasil memimpin tim yang sukses dalam mencapai target dan memperkuat citra perusahaan di mata publik. Saya yakin B akan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Saya berharap kerja sama yang baik antara B dan tim yang saya pimpin selama ini dapat terus berlanjut dan menghasilkan kinerja yang baik. Demikianlah surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas dukungan dan kerjasama yang telah diberikan selama ini. Hormat saya, A General Manager PT. XYZ

Contoh 2:

Universitas ABC Jalan Universitas No. 456 Jakarta Timur 1 Januari 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu Z Rektor Universitas ABC Jalan Universitas No. 456 Jakarta Timur Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini, A, dengan ini menyatakan menyerahkan jabatan saya sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika kepada B, yang telah ditunjuk untuk menggantikan posisi saya. Saya telah dengan senang hati menjabat sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika selama 3 tahun terakhir. Dalam masa jabatan saya, saya telah berhasil meningkatkan kualitas program studi dan memperbaiki proses belajar mengajar. Saya yakin B akan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Saya berharap kerja sama yang baik antara B dan staf program studi dapat terus berlanjut dan menghasilkan prestasi yang lebih baik lagi. Demikianlah surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas dukungan dan kerjasama yang telah diberikan selama ini. Hormat saya, A Ketua Program Studi Teknik Informatika

FAQs (Frequently Asked Questions)

1. Apa yang harus saya tulis dalam surat serah terima jabatan?

Dalam surat serah terima jabatan, Anda harus menjelaskan secara jelas tentang penyerahan jabatan, tanggung jawab dan tugas yang harus dilakukan oleh orang yang baru, serta ucapan terima kasih dan harapan yang baik.

2. Apakah surat serah terima jabatan harus disampaikan secara langsung?

Surat serah terima jabatan dapat disampaikan secara langsung atau melalui surat resmi. Namun, pada umumnya disarankan untuk disampaikan secara langsung agar dapat memastikan bahwa proses serah terima berjalan dengan lancar.

3. Apa yang harus saya lakukan setelah menerima surat serah terima jabatan?

Setelah menerima surat serah terima jabatan, Anda harus membaca dan memahami isi surat tersebut. Selanjutnya, Anda harus melakukan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dengan sebaik-baiknya.

4. Apakah surat serah terima jabatan penting?

Ya, surat serah terima jabatan sangat penting karena dapat memastikan kelancaran proses pergantian jabatan dan menjaga kontinuitas pekerjaan.

5. Apakah saya dapat menolak untuk menerima jabatan yang ditawarkan?

Ya, Anda dapat menolak untuk menerima jabatan yang ditawarkan. Namun, sebaiknya Anda memberikan alasan yang jelas dan sopan kepada pihak yang menawarkan jabatan.

6. Apakah saya harus menandatangani surat serah terima jabatan?

Ya, Anda harus menandatangani surat serah terima jabatan untuk menunjukkan bahwa Anda telah menerima jabatan tersebut dan bersedia untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

7. Apakah surat serah terima jabatan dapat digunakan sebagai bukti hukum?

Ya, surat serah terima jabatan dapat digunakan sebagai bukti hukum dalam proses hukum yang berkaitan dengan pergantian jabatan.

8. Apakah saya harus membuat surat serah terima jabatan jika saya pindah ke perusahaan lain?

Tergantung pada kebijakan perusahaan, Anda mungkin harus membuat surat serah terima jabatan jika pindah ke perusahaan lain. Namun, jika perusahaan tidak mengharuskan hal tersebut, maka tidak perlu membuat surat serah terima jabatan.

9. Apakah saya harus memberikan saran atau arahan kepada orang yang baru dalam surat serah terima jabatan?

Tidak harus, tetapi