Apakah Anda sedang merencanakan acara besar dan membutuhkan dukungan finansial? Salah satu cara untuk mendapatkan dana adalah dengan mencari sponsor dari perusahaan. Namun, sebelum Anda mengajukan permohonan, pastikan Anda sudah mempersiapkan surat sponsor perusahaan dengan baik dan profesional.
Pengertian Surat Sponsor Perusahaan
Surat sponsor perusahaan adalah surat yang dikirimkan kepada perusahaan untuk meminta dukungan finansial atau materi dalam suatu acara. Surat ini berisi informasi tentang acara, tujuan, dan manfaat bagi perusahaan sponsor.
Fungsi Surat Sponsor Perusahaan
Surat sponsor perusahaan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Mendapatkan dukungan finansial atau materi dari perusahaan sponsor untuk acara yang akan diadakan.
- Menjalin hubungan baik antara pihak penyelenggara acara dan perusahaan sponsor.
- Meningkatkan kepercayaan perusahaan sponsor terhadap acara dan pihak penyelenggara.
- Menambah branding dan promosi bagi perusahaan sponsor.
Tujuan Surat Sponsor Perusahaan
Surat sponsor perusahaan memiliki tujuan untuk:
- Mendapatkan dukungan finansial atau materi dari perusahaan sponsor.
- Menawarkan manfaat bagi perusahaan sponsor dalam bentuk branding dan promosi.
- Menjalin hubungan baik dengan perusahaan sponsor untuk kerjasama di masa depan.
Format Surat Sponsor Perusahaan
Format surat sponsor perusahaan terdiri dari:
- Header: berisi nama dan alamat pengirim, tanggal pengiriman surat, dan nama dan alamat penerima surat.
- Salutasi: pembukaan surat yang berisi salam pembuka.
- Isi surat: berisi informasi mengenai acara, tujuan, manfaat bagi perusahaan sponsor, dan permintaan dukungan finansial atau materi.
- Tutup surat: berisi penutup dan ucapan terima kasih atas perhatian perusahaan sponsor.
- Tanda tangan: berisi tanda tangan pengirim surat.
Contoh Surat Sponsor Perusahaan
Berikut ini adalah contoh surat sponsor perusahaan yang baik dan profesional:
Contoh 1
Dear [Nama Perusahaan Sponsor],
Kami, panitia acara [nama acara], dengan ini ingin memohon dukungan finansial dari perusahaan Bapak/Ibu untuk keberhasilan acara kami. Acara ini akan diadakan pada tanggal [tanggal acara] di [tempat acara] dan akan dihadiri oleh [jumlah peserta].
Acara kami bertujuan untuk [tujuan acara] dan akan memberikan manfaat bagi perusahaan Bapak/Ibu dalam bentuk branding dan promosi. Kami akan mencantumkan nama perusahaan Bapak/Ibu sebagai sponsor pada semua media promosi dan perlengkapan acara.
Kami memohon dukungan finansial sebesar [jumlah yang diminta] untuk [keperluan acara]. Kami berharap perusahaan Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan finansial dan menjadi partner kami dalam acara ini.
Terima kasih atas perhatian dan dukungan perusahaan Bapak/Ibu. Kami tunggu konfirmasi dari Bapak/Ibu secepatnya.
Hormat kami,
Panitia acara [nama acara]
Contoh 2
Halo [Nama Perusahaan Sponsor],
Kami, tim penyelenggara [nama acara], ingin mengajak perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi sponsor dalam acara kami yang akan datang, [nama acara].
Acara kami akan diadakan pada tanggal [tanggal acara] di [tempat acara] dan akan dihadiri oleh [jumlah peserta]. Acara kami bertujuan untuk [tujuan acara] dan akan memberikan manfaat bagi perusahaan Bapak/Ibu dalam bentuk branding dan promosi.
Kami menyediakan beberapa paket sponsor yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu. Paket sponsor kami mencakup [jenis paket] dengan keuntungan [manfaat].
Kami berharap perusahaan Bapak/Ibu dapat menjadi partner kami dalam acara ini dan memberikan dukungan finansial atau materi sesuai dengan paket sponsor yang dipilih. Kami siap bekerja sama dengan Bapak/Ibu untuk menghasilkan acara yang sukses dan memberikan manfaat bagi semua pihak.
Terima kasih atas perhatian perusahaan Bapak/Ibu. Kami tunggu konfirmasi dari Bapak/Ibu secepatnya.
Salam,
Tim penyelenggara [nama acara]
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat sponsor perusahaan:
Apa yang harus disertakan dalam surat sponsor perusahaan?
Surat sponsor perusahaan harus mencakup informasi mengenai acara, tujuan, manfaat bagi perusahaan sponsor, dan permintaan dukungan finansial atau materi.
Apakah perlu mencantumkan paket sponsor dalam surat sponsor perusahaan?
Anda tidak harus mencantumkan paket sponsor dalam surat sponsor perusahaan, namun hal ini dapat memudahkan perusahaan sponsor dalam memilih opsi dukungan yang tersedia.
Bagaimana cara membuat surat sponsor perusahaan yang baik dan profesional?
Untuk membuat surat sponsor perusahaan yang baik dan profesional, pastikan Anda mempersiapkan informasi acara dengan baik, menawarkan manfaat bagi perusahaan sponsor, dan menggunakan bahasa yang sopan dan profesional.
Kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan surat sponsor perusahaan?
Waktu yang tepat untuk mengirimkan surat sponsor perusahaan adalah sekitar 2-3 bulan sebelum acara diadakan. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan sponsor untuk mempertimbangkan permintaan dukungan Anda.
Apakah harus mengirimkan surat sponsor perusahaan ke banyak perusahaan sekaligus?
Anda dapat mengirimkan surat sponsor perusahaan ke beberapa perusahaan sekaligus, namun pastikan Anda mengirimkan surat yang disesuaikan dengan profil perusahaan masing-masing.
Bagaimana jika perusahaan sponsor menolak permintaan dukungan?
Jangan kecewa jika perusahaan sponsor menolak permintaan dukungan Anda. Cobalah untuk mencari alasan penolakan dan memperbaiki surat sponsor perusahaan Anda untuk permohonan sponsor berikutnya. Terus berusaha dan jangan menyerah!
Apakah harus memberikan hadiah atau imbalan bagi perusahaan sponsor?
Tidak harus memberikan hadiah atau imbalan bagi perusahaan sponsor, namun hal ini dapat menjadi bentuk apresiasi dan menjalin hubungan baik dengan perusahaan sponsor.
Bagaimana cara mengetahui apakah perusahaan sponsor sudah menyetujui permintaan dukungan?
Anda dapat mengetahui apakah perusahaan sponsor sudah menyetujui permintaan dukungan dengan cara menghubungi perusahaan sponsor melalui email atau telepon yang tertera pada surat sponsor perusahaan.
Apakah harus mengirimkan surat sponsor perusahaan melalui pos?
Tidak harus mengirimkan surat sponsor perusahaan melalui pos, Anda dapat mengirimkan melalui email atau fax. Namun, pastikan Anda meminta alamat email atau nomor fax perusahaan sponsor terlebih dahulu.
Apakah bisa mengirimkan surat sponsor perusahaan tanpa menyertakan proposal acara?
Anda bisa mengirimkan surat sponsor perusahaan tanpa menyertakan proposal acara, namun pastikan Anda memberikan informasi yang cukup mengenai acara dan manfaat bagi perusahaan sponsor.