Jika kamu sering menghadiri acara-acara seperti seminar, konser, atau festival, pasti kamu pernah melihat logo atau nama sebuah brand yang terpampang di berbagai media promosi atau bahkan di atas panggung. Itulah yang disebut dengan sponsor atau penyandang dana. Namun, bagaimana cara sebuah brand bisa menjadi sponsor? Salah satu syaratnya adalah dengan mengirimkan surat sponsorship. Berikut ini adalah panduan lengkap untuk pemula tentang surat sponsorship.

Pengertian Surat Sponsorship

Surat sponsorship adalah surat permohonan kerjasama yang dikirimkan oleh sebuah lembaga atau acara kepada perusahaan atau individu untuk meminta dukungan finansial atau material dalam bentuk sponsor. Dalam surat sponsorship, biasanya terdapat penjelasan mengenai profil lembaga atau acara, program yang akan diselenggarakan, serta manfaat yang akan didapatkan oleh sponsor sebagai bentuk balasan atas dukungan yang diberikan.

Fungsi Surat Sponsorship

Surat sponsorship memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai media promosi: Dengan menjadi sponsor, sebuah perusahaan bisa memperluas jangkauan promosinya melalui media promosi yang digunakan oleh lembaga atau acara yang disponsori, misalnya spanduk, brosur, atau kartu nama.
  • Sebagai brand awareness: Dalam sebuah acara, brand yang menjadi sponsor akan lebih dikenal oleh masyarakat luas, sehingga meningkatkan brand awareness atau kesadaran merek.
  • Sebagai bentuk corporate social responsibility: Menjadi sponsor juga bisa menjadi bagian dari program corporate social responsibility (CSR) sebuah perusahaan untuk turut serta dalam kegiatan sosial atau budaya yang bermanfaat bagi masyarakat.

Tujuan Surat Sponsorship

Tujuan dari surat sponsorship adalah untuk memperoleh dukungan finansial atau material dari sponsor dalam rangka mensukseskan sebuah acara atau program. Selain itu, tujuan lain dari surat sponsorship adalah untuk:

  • Meningkatkan citra lembaga atau acara yang disponsori melalui dukungan dari sponsor.
  • Memperluas jangkauan promosi lembaga atau acara yang disponsori melalui media promosi yang digunakan oleh sponsor.
  • Meningkatkan kepercayaan dari masyarakat terhadap lembaga atau acara yang disponsori.

Format Surat Sponsorship

Agar surat sponsorshipmu terlihat profesional, perhatikan format berikut:

  • Header: Tuliskan nama dan alamat lengkap lembaga atau acara pada bagian header surat.
  • Penjelasan singkat: Tuliskan penjelasan singkat mengenai acara atau program yang akan diselenggarakan.
  • Profil lembaga atau acara: Jelaskan profil lembaga atau acara secara singkat dan jelas.
  • Tawaran sponsorship: Jelaskan jenis dukungan apa yang dibutuhkan dari sponsor dan apa yang akan didapatkan oleh sponsor sebagai bentuk balasan atas dukungan tersebut.
  • Detail program: Berikan detail mengenai program yang akan diselenggarakan, misalnya tema, waktu, tempat, dan juga target audiens.
  • Penutup: Sampaikan ucapan terima kasih dan harapan untuk kerjasama yang sukses.
  • Tanda tangan dan stempel: Jangan lupa untuk menandatangani surat sponsorship dan juga mencantumkan stempel lembaga atau acara.

Contoh Surat Sponsorship

Berikut ini adalah contoh surat sponsorship untuk acara seminar:

Header

Yayasan Pendidikan XYZ

Jl. Raya ABC No. 123

Tangerang Selatan

Penjelasan Singkat

Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia, Yayasan Pendidikan XYZ akan menyelenggarakan seminar nasional dengan tema “Peningkatan Kualitas Pendidikan di Era Digital”.

Profil Yayasan Pendidikan XYZ

Yayasan Pendidikan XYZ adalah sebuah lembaga nirlaba yang bergerak di bidang pendidikan. Sejak berdiri pada tahun 2000, Yayasan Pendidikan XYZ telah berhasil menyelenggarakan berbagai program pendidikan yang bermanfaat bagi masyarakat luas.

Tawaran Sponsorship

Kami mengundang perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi sponsor dalam acara seminar nasional ini. Sebagai bentuk balasan, kami akan menampilkan logo perusahaan Bapak/Ibu di berbagai media promosi, seperti spanduk, brosur, dan kartu nama. Selain itu, perusahaan Bapak/Ibu juga akan mendapatkan kesempatan untuk memperkenalkan produk atau jasa di acara seminar.

Detail Program

Tema: Peningkatan Kualitas Pendidikan di Era Digital

Tanggal: 10 Agustus 2021

Waktu: 09.00 - 16.00 WIB

Tempat: Hotel ABC, Tangerang Selatan

Target Audiens: Guru, dosen, mahasiswa, dan masyarakat umum yang peduli terhadap pendidikan di Indonesia.

Penutup

Kami berharap Bapak/Ibu dapat membantu kami dalam mensukseskan acara seminar nasional ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Tanda Tangan dan Stempel

Tanda tangan dan stempel yayasan dituliskan di sini

FAQs

1. Apa saja jenis dukungan yang bisa diminta dalam surat sponsorship?

Jenis dukungan yang bisa diminta dalam surat sponsorship antara lain dukungan finansial, dukungan material, atau dukungan promosi.

2. Bagaimana cara mencari sponsor untuk acara atau program?

Untuk mencari sponsor, kamu bisa membuat daftar perusahaan atau individu yang berpotensi menjadi sponsor, kemudian mengirimkan surat sponsorship ke alamat mereka. Kamu juga bisa memanfaatkan media sosial atau jaringan bisnis untuk mencari sponsor.

3. Apakah surat sponsorship harus ditulis dalam bahasa Inggris?

Tidak selalu. Jika acara atau program yang diselenggarakan ditujukan untuk masyarakat lokal, maka surat sponsorship bisa ditulis dalam bahasa Indonesia.

Kesimpulan

Surat sponsorship adalah surat permohonan kerjasama yang dikirimkan oleh sebuah lembaga atau acara kepada perusahaan atau individu untuk meminta dukungan finansial atau material dalam bentuk sponsor. Surat sponsorship memiliki fungsi sebagai media promosi, brand awareness, dan bentuk corporate social responsibility. Tujuan dari surat sponsorship adalah untuk memperoleh dukungan finansial atau material dari sponsor dalam rangka mensukseskan sebuah acara atau program. Untuk membuat surat sponsorship yang terlihat profesional, perhatikan format yang telah dijelaskan di atas. Selamat mencoba meminta dukungan sponsor untuk acara atau programmu!